PRINCE2 biedt een methode die breed toepasbaar is, in allerlei branches en landen. Daarvoor hanteert PRINCE2 zeven onderliggende uitgangspunten (principes) die hun waarde in de praktijk in allerlei omgevingen hebben bewezen. In deze zin is PRINCE2 een best practice methode. Hieronder bespreken we deze principes.
PRINCE2 is gebaseerd op principes waarvoor geldt:
Obey the principles without being bound by them.(Bruce Lee)
He who merely knows right principles is not equal to him who loves them.(Confucius)
Voor elk project moet er een zakelijke rechtvaardiging zijn. Daarvoor geldt:
Het managementproduct waarin de zakelijke rechtvaardiging van een project is beschreven heet in PRINCE2 de Business case.
Veel projecten zijn investeringen die binnen de strategie van de organisatie moeten passen en waarvoor aangetoond moet kunnen worden dat er rendement mee behaald kan worden. Het ontbreken van business cases kan ertoe leiden dat een organisatie een onsamenhangend portfolio van projecten heeft, en dat per project niet of moeilijk beoordeeld kan worden of het voortgezet moet worden.
Ook projecten die "verplicht" zijn (jaar-2000, wetswijzigingen etc.) moeten met een business case onderbouwd worden om te onderzoeken of het voorgestelde project wel de juiste optie is om aan de verplichting te voldoen.
Het thema Business case geeft de manier aan waarop dit principe in de praktijk gebracht kan worden.
Projecten zijn uit hun aard uniek, als het routinewerk zou zijn, zou het beter als reguliere lijnactiviteit uitgevoerd kunnen worden! Juist hierdoor worden projecten vaak voor uitdagingen gesteld in organisatie en (technische) uitvoering.
Het advies van PRINCE2 is daarom te onderzoeken of er wellicht al eerdere ervaringen zijn opgedaan op de gebieden waarop het project zich beweegt. Zoek daarom ervaringen bij:
PRINCE2 dringt erop aan dat alle deelnemers aan het project actief meewerken aan het zoeken naar nieuwe inzichten.
De toepassing van dit principe vinden we in een aantal processen en het gebruik van de managementproducten Leerpuntenlogboek en Leerpuntenrapport.
Projecten zijn mensenwerk. Goede planning en beheersing gaan niet werken als mensen niet weten wat van ze verwacht wordt of waarvoor ze verantwoordelijk zijn. Projecten spelen zich vaak af in complexe omgevingen, waarbij meerdere afdelingen of meer dan één organisatie betrokken zijn. Het ligt voor de hand dat hier belangentegenstellingen aan de orde zijn.
De gewone lijn (of lijn-staf) organisatie is niet ingericht voor projecten, en om een project in een organisatie te laten slagen moet daarom zorgvuldig een projectorganisatie ingericht worden die rekening houdt met de plaats van het project in de organisatie.
De benadering van PRINCE2 is om te organiseren op grond van belangen: in het project moeten alle stakeholders op de juiste manier betrokken zijn, en in het projectmanagementeam vertegenwoordigd zijn.
Een projectmanagementeam dat op de juiste manier is ingericht geeft voor alle betrokkenen antwoord op de vraag Wat wordt van mij verwacht?
Het thema Organisatie geeft de manier aan waarop dit principe in de praktijk gebracht kan worden.
Alle stakeholders moeten daadwerkelijk in het projectmanagementeam vertegenwoordigd zijn.
Het is uitzonderlijk dat mensen grote zaken kunnen overzien: grote hoeveelheden geld, veel verschillende activiteiten, veel risico's. Wat we beter kunnen is: grote hoeveelheden onderverdelen in kleinere die we wél kunnen overzien. Ook ver in de toekomst kijken gaat ons meestal niet goed af, we kunnen meestal wél de nabije toekomst redelijk overzien. In projecten is het net zo.
PRINCE2 raadt aan het project in kleinere onderdelen te verdelen die elkaar opvolgen in de tijd. Zo verdelen we het project in fases). Het eind van elke fase is een natuurlijk moment voor de Stuurgroep om de status van het project te beoordelen: voortgang tegenover planning, status van de risico's en de levensvatbaarheid van het project staan dan ter discussie. Hierbij gaat het erom een goede balans te vinden: veel korte fases geven de Stuurgroep veel beheersing, maar brengen hogere kosten met zich mee, weinig, lange fasen bieden minder beheersing.
Het advies van PRINCE2 is:
Dit principe vinden we overal in PRINCE2 terug. Met name in de thema's Plannen en Voortgang en de processen Sturen van een project, Beheersen van een fase en Beheersen van een faseovergang.
In een project, hoe klein ook, zijn altijd minstens twee fasen nodig: één om te plannen, één om uit te voeren.
Het managen van een project per fase zorgt ervoor dat het project voldoende is voorbereid (initiatie) voordat er werk wordt gestart voor het produceren van de producten. Daarnaast
Geen enkel project gaat precies volgens de planning. Wanneer er niets over afwijkingen van de planning geregeld wordt, ontstaat er een onwerkbare situatie. In PRINCE2 wordt op drie niveaus (Stuurgroep, Projectmanager, Uitvoerders) duidelijk vastgelegd welke bevoegdheden bestaan. Bevoegdheid wordt vastgelegd door:
Met deze vorm van management wordt het beslag dat op de tijd van senior management wordt gelegd aanzienlijk verminderd, terwijl zij wel in de positie blijven om sturing op het project uit te voeren.
Het principe Manage by exception vinden we overal in PRINCE2 terug. Met name in de thema's Plannen en Voortgang en de processen Sturen van een project, Beheersen van een fase en Beheersen van een faseovergang.
Tolerantie kan ingesteld worden voor alle beheersaspecten van het project:
Een product is een input of output, al dan niet tastbaar, dat vooraf beschreven, vervaardigd en getest kan worden. PRINCE2 kent twee soorten producten:
De algemene term voor de deliverables van een project is in PRINCE2 product. In projecten gaat het uiteindelijk om resultaten (deliverables) en niet om activiteiten! Daarom adviseert PRINCE2 om in de planning uit te gaan van de op te leveren producten. De producten samen bepalen de scope van het project (alles wat gerealiseerd moet worden), en zijn de basis voor planning en control.
Door te denken in producten is het eenvoudiger om overeenstemming met de gebruikers te krijgen over het project: eenduidige omschrijvingen van producten die door gebruikers worden goedgekeurd dragen ertoe bij dat het project uiteindelijk bruikbare resulaten, waarmee de Business case gerealiseerd kan worden, tot stand brengt. Voor het definiëren van producten heeft PRINCE2 een handzaam formaat ter beschikking, de Productbeschrijving waarmee ieder product eenduidig gedefinieerd wordt.
Dit principe vinden we overal in PRINCE2 terug. Met name in de thema's 'Plannen', 'Kwaliteit' en de processen Beheersen van een fase en Managing product delivery.
Voordelen van een productgerichte benadering zijn:
Bij het toepassen van PRINCE2 kunnen twee fouten gemaakt worden: te star, wat leidt tot bureaucratisch en mechanisch werken, en te los, wat leidt tot PINO: Prince In Name Only… Het grote voordeel van PRINCE2 is dat de methode generiek en flexibel is en ontworpen met aanpassing in het achterhoofd.
Op maat maken dient twee doelen:
De manier waarop PRINCE2 specifiek in de context van de organisatie wordt toegepast in een project wordt opgenomen in de Project initiation documentation. Het project op maat maken voor de omgeving vereist van de Stuurgroep en de Projectmanager dat zij vooraf keuzes maken over de manier waarop PRINCE2 wordt toegepast. Een uitgangspunt bij op maat maken van PRINCE2 is dat het project informatie nodig heeft (maar niet per se documenten) en dat er beslissingen genomen moeten worden (maar niet per se vergaderd).
Wat er op maat gemaakt kan worden:
Wat nooit aangepast wordt zijn de PRINCE2 principes!
Wanneer een organisatie PRINCE2 wil gebruiken is het op maat maken van PRINCE2 noodzakelijk. Wanneer een organisatie dat nalaat wordt PRINCE2 niet echt gebruikt!
De Projectmanager is verantwoordelijk voor de aanpassingen aan PRINCE2 voor een proiect. Deze moeten vastgelegd worden in de PID. Voorstellen voor aanpassing worden beoordeeld en goedgekeurd door de Stuurgroep. Project assurance en een expertisecentrum (als dat aanwezig is) kunnen hierin adviseren. Teammanagers kunnen aan de Projectmanager voorstellen doen voor aanpassingen waardoor zij de hen toegewezen werkpakketten makkelijker kunnen managen.