PRINCE2 online

Doel van de business case

Een mechanisme instellen waarmee beoordeeld kan worden of het project wenselijk, levensvatbaar en uitvoerbaar is om beslissingen over (voortgaande) investeringen te ondersteunen.

Bij de start: Is dit een voorstel dat tot een levensvatbaar project zal leiden?
Bij de uitvoering: Is het project, gezien alle informatie die we nú over verwachte kosten en baten hebben, nog steeds levensvatbaar?
Na afsluiting: In welke mate zijn de benefits die we met het project hadden willen bereiken daadwerkelijk gerealiseerd?

Organisaties voeren projecten uit omdat ze meetbare verbeteringen tot stand willen brengen in één of meer van hun onderdelen. Deze meetbare verbeteringen worden benefits genoemd.

De Business case:

is een managementproduct;
wordt aan het begin van een project opgesteld;
wordt gedurende het project bijgewerkt bij belangrijke beslispunten;
wordt door het project zelf opgesteld, tenzij er al een Business case aanwezig is (bijvoorbeeld in een programma). In dat geval wordt de Business case in het proces Initiëren van een project verder uitgewerkt;
wordt gebruikt om te beslissen over de voortgaande levensvatbaarheid van het project.

De inhoud van de Business case

De Business case geeft inzicht in de manier waarop een project zal leiden tot beoogde benefits. Om de inhoud van de Business case goed te begrijpen is het nodig om een onderscheid te maken tussen:

Output De tastbare en niet tastbare producten (deliverables) van het project.
Eindresultaat Het resultaat van de verandering die ontstaat door het gebruiken van de producten.
Benefit Een meetbare verbetering die voortvloeit uit een outcome en die door één of meer van de stakeholders als voordelig wordt ervaren.

De samenhang tussen output, eindresultaat en benefits kan je als volgt weergeven:

Ontwikkeling van de business case

In PRINCE2 is de Business case niet statisch, maar wordt deze bijgewerkt wanneer dit nodig is met de meest recente gegevens. Dit is het verstandig toepassen van voortschrijdend inzicht: wanneer het duidelijk wordt dat een project geen baten meer zal opleveren kan het soms beter zijn het project niet voort te zetten! Hieronder wordt aangegeven op welke punten in het project de Business case wordt opgesteld en bijgewerkt:

Ontwikkelen van de Business case

De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de Business case (maar hoeft deze natuurlijk niet zelf te schrijven). Een Business case op hoofdlijnen (outline Business case) kan voorafgaand aan het project opgesteld worden tijdens het proces Opstarten van een project uitgaande van het projectmandaat. Deze Business case op hoofdlijnen is input voor de eerste beslissing van de Stuurgroep in het proces Sturen van een project .

Onderhouden en beoordelen van de Business case

De Stuurgroep beoordeelt de Business case op de volgende momenten in het proces Sturen van een project:

Moment	Activiteit van de Stuurgroep in Sturen van een project
Na afloop van het proces Opstarten van een project	Projectinitiatie autoriseren
Na afloop van het proces Initiëren van een project	Project autoriseren
Bij het beoordelen van Fase- of een Afwijkingsplan	Fase -of Afwijkingsplan autoriseren
Bij het afsluiten van het project na het proces Afsluiten van een project	Projectafsluiting autoriseren

De Projectmanager wordt geacht de business case te onderzoeken en bij te werken:

Als onderdeel van risico beoordeling bij het beoordelen van risico's en issues;
Aan het eind van elke fase om te zien of onderdelen van de business case (bijvoorbeeld tijd/kosten/benefits) bijgesteld moeten worden;
Tijdens de laatste fase om te onderzoeken hoe het project heeft gepresteerd tegenover de verwachtingen en om te bezien hoe waarschijnlijk het is dat de outcomes zullen leiden tot de beoogde benefits.

De benefits bevestigen

De reden om het project te ondernemen is dat de organisatie benefits verwacht. Daarom dringt PRINCE2 erop aan zo snel mogelijk vast te stellen welke benefits gerealiseerd zijn. Aan het eind van elke uitvoeringsfase dient de Projectmanager aan te geven welke benefits al gerealiseerd zijn.

Het realiseren van de benefits is de verantwoordelijkheid van de Seniorgebruiker, het toezien op de realisatie is de verantwoordelijkheid van de Opdrachtgever. Omdat na beëindiging van het project de projectorganisatie opgeheven zal worden dringt PRINCE2 erop aan dat in een Benefitsmanagementaanpak vastgelegd wordt welke reviews er na afloop van het project gehouden zullen worden om de benefits meten. De Benefitsmanagementaanpak wordt opgesteld in het proces Initiëren van een project.

Managementproducten

Met het thema Business case hangen twee managementproducten samen:

Business case
Hierin wordt de business case beschreven
Benefitsmanagementaanpak
Hierin wordt aangegeven hoe en door wie de benefits (meestal na afloop van het project) gemeten zullen worden en wat hiervoor nodig is.

De managementproducten bekijken

pargraaf	inhoud
Samenvatting voor de opdrachtgever	Geeft de belangrijkste punten in de Business case weer, met in ieder geval de belangrijke benefits en de return on investment (ROI).
Redenen	Stelt de redenen vast voor het uitvoeren van het project en legt uit hoe het project zal bijdragen aan het realiseren van bedrijfsstrategieën en -doelstellingen.
Overwogen alternatieven	Analyse van, en onderbouwde aanbeveling voor, de fundamentele opties: doe niets, doe het minimale, of doe iets.
Verwachte benefits	De benefits die het project zal opleveren, uitgedrukt in meetbare eenheden ten opzichte van de situatie voorafgaand aan het project. Benefits moeten zowel kwalitatief als kwantitatief zijn. Zij moeten passen bij de bedrijfs- of programmabenefits. Er moeten toleranties worden ingesteld voor iedere benefit en voor het totaal van de benefits. Alle eisen aan benefitsrealisatie moeten worden vermeld.
Verwachte dis-Benefits	Effecten die door een of meer stakeholders als negatief worden beschouwd. Dis-benefits zijn werkelijke gevolgen van een activiteit, terwijl een risico, per definitie, een mate van onzekerheid heeft of het zal optreden. Bijvoorbeeld: het besluit om twee onderdelen van een organisatie samen te voegen op een nieuwe locatie kan benefits hebben (bijv. betere samenwerking), kosten (bijv. het uitbreiden van een van de twee locaties) en dis-benefits (bijv. productiviteitsverlies tijdens de fusie). De waarde van dis-benefits moet worden geschat en meegenomen in de investeringsbeoordeling.
Doorlooptijd	Volgens welke het project zal verlopen (samenvatting van het Project Plan) en de periode waarin de benefits gerealiseerd zullen worden. Deze informatie wordt vervolgens bij de planning (Project Plan, Stage Plan en Benefitsmanagementaanpak) gebruikt bij het nemen van besluiten over timing.
Kosten	Een overzicht van de projectkosten (overgenomen uit het Project Plan), de doorlopende kosten van gebruik, beheer en onderhoud en de financieringsafspraken.
Investeringsbeoordeling	Vergelijkt het totaal van de benefits en dis-benefits met de projectkosten (gehaald uit het Project Plan) en veranderingen in de kosten van beheer en onderhoud. Bij de analyse kunnen technieken als kasstroomoverzicht, ROI, netto contante waarde, interne rentevoet en terugverdientijd worden toegepast. De doelstelling is om de waarde van een project als investering te kunnen bepalen. De investeringsbeoordeling moet ook aandacht besteden aan de financiering van het project.
Belangrijkste risico’s	Geeft een samenvatting van de grootste risico's die verbonden zijn met het project, alsmede van de waarschijnlijke impact ervan, en van de plannen voor als ze optreden.

pargraaf	inhoud
Scope van Benefitsmanagementaanpak	geeft aan welke benefits gemeten moeten worden.
Wie eindverantwoordelijk is voor de verwachte benefits
Hoe en wanneer de te verwachten benefits te meten	meestal na het project, soms ook al tijdens het project
Welke resources nodig zijn voor de uitvoering van het reviewwerk.	Elk plan bevat de resources voor de uitvoering van het plan
Nulmeting	waartegen de verbeteringen worden gemeten.
Hoe de prestaties van het product van het project worden gereviewd

Minimum eisen

Om in het thema Business case volgens PRINCE2 te werken is minimaal nodig:

Zakelijke rechtvaardiging vastleggen (in business case of andere relevante documentatie);
De zakelijke rechtvaardiging reviewen en onderhouden tijdens het project;
Management acties vaststellen waarmee zeker gesteld wordt dat de outcomes (eindresultaten) van het project bereikt worden en waarmee bevestigd wordt dat de benefits van het project gerealiseerd worden;
De rollen en verantwoordelijkheden voor de business case en het benefits management moeten vastgesteld en vastgelegd worden;
De volgende managementproducten opstellen en onderhouden:
- Business case;
- Benefitsmanagementaanpak.