Een mechanisme instellen waarmee beoordeeld kan worden of het project wenselijk, levensvatbaar en uitvoerbaar is om beslissingen over (voortgaande) investeringen te ondersteunen.
Organisaties voeren projecten uit omdat ze meetbare verbeteringen tot stand willen brengen in één of meer van hun onderdelen. Deze meetbare verbeteringen worden benefits genoemd.
De Business case:De Business case geeft inzicht in de manier waarop een project zal leiden tot beoogde benefits. Om de inhoud van de Business case goed te begrijpen is het nodig om een onderscheid te maken tussen:
De samenhang tussen output, eindresultaat en benefits kan je als volgt weergeven:
De Stuurgroep beoordeelt de Business case op de volgende momenten in het proces Sturen van een project:
Moment | Activiteit van de Stuurgroep in Sturen van een project |
Na afloop van het proces Opstarten van een project | Projectinitiatie autoriseren |
Na afloop van het proces Initiëren van een project | Project autoriseren |
Bij het beoordelen van Fase- of een Afwijkingsplan | Fase -of Afwijkingsplan autoriseren |
Bij het afsluiten van het project na het proces Afsluiten van een project | Projectafsluiting autoriseren |
De Projectmanager wordt geacht de business case te onderzoeken en bij te werken:
De reden om het project te ondernemen is dat de organisatie benefits verwacht. Daarom dringt PRINCE2 erop aan zo snel mogelijk vast te stellen welke benefits gerealiseerd zijn. Aan het eind van elke uitvoeringsfase dient de Projectmanager aan te geven welke benefits al gerealiseerd zijn.
Het realiseren van de benefits is de verantwoordelijkheid van de Seniorgebruiker, het toezien op de realisatie is de verantwoordelijkheid van de Opdrachtgever. Omdat na beëindiging van het project de projectorganisatie opgeheven zal worden dringt PRINCE2 erop aan dat in een Benefitsmanagementaanpak vastgelegd wordt welke reviews er na afloop van het project gehouden zullen worden om de benefits meten. De Benefitsmanagementaanpak wordt opgesteld in het proces Initiëren van een project.
Met het thema Business case hangen twee managementproducten samen:
Om in het thema Business case volgens PRINCE2 te werken is minimaal nodig: