Doel van de business case

Een mechanisme instellen waarmee beoordeeld kan worden of het project wenselijk, levensvatbaar en uitvoerbaar is om beslissingen over (voortgaande) investeringen te ondersteunen.

  • Bij de start: Is dit een voorstel dat tot een levensvatbaar project zal leiden?
  • Bij de uitvoering: Is het project, gezien alle informatie die we nú over verwachte kosten en baten hebben, nog steeds levensvatbaar?
  • Na afsluiting: In welke mate zijn de benefits die we met het project hadden willen bereiken daadwerkelijk gerealiseerd?

Organisaties voeren projecten uit omdat ze meetbare verbeteringen tot stand willen brengen in één of meer van hun onderdelen. Deze meetbare verbeteringen worden benefits genoemd.

De Business case:
  • is een managementproduct;
  • wordt aan het begin van een project opgesteld;
  • wordt gedurende het project bijgewerkt bij belangrijke beslispunten;
  • wordt door het project zelf opgesteld, tenzij er al een Business case aanwezig is (bijvoorbeeld in een programma). In dat geval wordt de Business case in het proces Initiëren van een project verder uitgewerkt;
  • wordt gebruikt om te beslissen over de voortgaande levensvatbaarheid van het project.
De inhoud van de Business case

De Business case geeft inzicht in de manier waarop een project zal leiden tot beoogde benefits. Om de inhoud van de Business case goed te begrijpen is het nodig om een onderscheid te maken tussen:

  • Output De tastbare en niet tastbare producten (deliverables) van het project.
  • Eindresultaat Het resultaat van de verandering die ontstaat door het gebruiken van de producten.
  • Benefit Een meetbare verbetering die voortvloeit uit een outcome en die door één of meer van de stakeholders als voordelig wordt ervaren.

De samenhang tussen output, eindresultaat en benefits kan je als volgt weergeven:

Ontwikkeling van de business case
In PRINCE2 is de Business case niet statisch, maar wordt deze bijgewerkt wanneer dit nodig is met de meest recente gegevens. Dit is het verstandig toepassen van voortschrijdend inzicht: wanneer het duidelijk wordt dat een project geen baten meer zal opleveren kan het soms beter zijn het project niet voort te zetten! Hieronder wordt aangegeven op welke punten in het project de Business case wordt opgesteld en bijgewerkt:
Ontwikkelen van de Business case
De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de Business case (maar hoeft deze natuurlijk niet zelf te schrijven). Een Business case op hoofdlijnen (outline Business case) kan voorafgaand aan het project opgesteld worden tijdens het proces Opstarten van een project uitgaande van het projectmandaat. Deze Business case op hoofdlijnen is input voor de eerste beslissing van de Stuurgroep in het proces Sturen van een project .
Onderhouden en beoordelen van de Business case

De Stuurgroep beoordeelt de Business case op de volgende momenten in het proces Sturen van een project:

Moment Activiteit van de Stuurgroep in Sturen van een project
Na afloop van het proces Opstarten van een project Projectinitiatie autoriseren
Na afloop van het proces Initiëren van een project Project autoriseren
Bij het beoordelen van Fase- of een Afwijkingsplan Fase -of Afwijkingsplan autoriseren
Bij het afsluiten van het project na het proces Afsluiten van een project Projectafsluiting autoriseren

De Projectmanager wordt geacht de business case te onderzoeken en bij te werken:

  • Als onderdeel van risico beoordeling bij het beoordelen van risico's en issues;
  • Aan het eind van elke fase om te zien of onderdelen van de business case (bijvoorbeeld tijd/kosten/benefits) bijgesteld moeten worden;
  • Tijdens de laatste fase om te onderzoeken hoe het project heeft gepresteerd tegenover de verwachtingen en om te bezien hoe waarschijnlijk het is dat de outcomes zullen leiden tot de beoogde benefits.
De benefits bevestigen

De reden om het project te ondernemen is dat de organisatie benefits verwacht. Daarom dringt PRINCE2 erop aan zo snel mogelijk vast te stellen welke benefits gerealiseerd zijn. Aan het eind van elke uitvoeringsfase dient de Projectmanager aan te geven welke benefits al gerealiseerd zijn.

Het realiseren van de benefits is de verantwoordelijkheid van de Seniorgebruiker, het toezien op de realisatie is de verantwoordelijkheid van de Opdrachtgever. Omdat na beëindiging van het project de projectorganisatie opgeheven zal worden dringt PRINCE2 erop aan dat in een Benefitsmanagementaanpak vastgelegd wordt welke reviews er na afloop van het project gehouden zullen worden om de benefits meten. De Benefitsmanagementaanpak wordt opgesteld in het proces Initiëren van een project.

Managementproducten

Met het thema Business case hangen twee managementproducten samen:

  1. Business case
    Hierin wordt de business case beschreven
  2. Benefitsmanagementaanpak
    Hierin wordt aangegeven hoe en door wie de benefits (meestal na afloop van het project) gemeten zullen worden en wat hiervoor nodig is.
De managementproducten bekijken

Minimum eisen

Om in het thema Business case volgens PRINCE2 te werken is minimaal nodig:

  • Zakelijke rechtvaardiging vastleggen (in business case of andere relevante documentatie);
  • De zakelijke rechtvaardiging reviewen en onderhouden tijdens het project;
  • Management acties vaststellen waarmee zeker gesteld wordt dat de outcomes (eindresultaten) van het project bereikt worden en waarmee bevestigd wordt dat de benefits van het project gerealiseerd worden;
  • De rollen en verantwoordelijkheden voor de business case en het benefits management moeten vastgesteld en vastgelegd worden;
  • De volgende managementproducten opstellen en onderhouden:
    • Business case;
    • Benefitsmanagementaanpak.