Het doel van het thema Organisatie is het definiëren en inrichten van de structuur van rollen en verantwoordelijkheden (de vraag naar het wie?) in het project.
In het organiseren van het project gaat PRINCE2 van het volgende uit:
Elk project heeft meerdere stakeholders, partijen die door het project beïnvloed worden, of die invloed uit kunnen oefenen op het project. In het project moeten tenminste drie belangen vertegenwoordigd zijn:
Naast deze drie belangen zijn er voor de meeste projecten nog meer stakeholders.
Zij kunnen:Om effectief met hen om te gaan adviseert PRINCE2 om een aanpak voor de communicatie met hen op te stellen, met een beschrijving van de middelen en de frequentie waarmee communicatie plaatsvindt met zowel de interne als de externe partijen van het project. Deze informatie wordt vastgelegd in de Communicatiemanagementaanpak.
Drie belangen in het project
Organiseren in lagen
PRINCE2 verdeelt de project organisatie in een aantal hiërarchische niveaus en kent in de organisatie rollen die sturen en leiding geven, en andere rollen die ondersteunen of een gedelegeerde besturingsrol hebben.
Deze niveaus hebben elk hun eigen rol en verantwoordelijkheid.
Het niveau waarop beslissingen over het starten van projecten genomen wordt en waar budgetten worden toegewezen. Binnen het project speelt dit niveau geen rol, tenzij de Stuurgroep de tolerantie van het project dreigt te overschrijden: dan is dit voor de Stuurgroep het escalatieniveau.
De verantwoordelijkheden van de Stuurgroep zijn:
PRINCE2 onderkent drie belangen, en kent dus drie rollen in de Stuurgroep:
Elk project heeft toezicht nodig. Het is de verantwoordelijkheid van de Stuurgroep om dit toezicht uit te oefenen. Wanneer de Stuurgroep geen tijd heeft, of de benodigde expertise mist kan zij toezichthoudende taken delegeren aan anderen. Elk lid van de Stuurgroep heeft een eigen borgings-verantwoordelijkheid overeenkomend met zijn specifieke aandachtsgebied. Zo is het goed mogelijk dat de Seniorgebruiker, die ervoor verantwoordelijk is dat de producten voldoen aan de behoeften van de organisatie, toezicht op de kwaliteit instelt. De Opdrachtgever kan bijvoorbeeld toezicht op financiële aspecten van het project instellen.
Hoewel de leden van de Stuurgroep het feitelijk toezicht kunnen uitbesteden blijft de verantwoordelijkheid bij hen liggen!
Elk project krijgt te maken met wijzigingsverzoeken en er moet dus in het project besloten worden wie over voorgestelde wijzigingen mag beslissen. In omgevingen met kortlopende projecten of weinig dynamiek, waar weinig wijzigingen verwacht worden, kan de Stuurgroep zelf over wijzigingsverzoeken beslissen. Wanneer echter het aantal wijzigingen toeneemt of wijzigingen complex zijn, kan de Stuurgroep besluiten beslissingen over wijzigingen te delegeren aan een Wijzigingsauthoriteit. Het is zaak om op voorhand duidelijkheid te scheppen over welke wijzigingen door wie geaccordeerd of verworpen mogen worden.
Het is goed gebruik om in de Wijzigingsbeheeraanpak verschillende soorten wijzigingen en hun impacts te onderkennen en voor elk niveau van impact te bepalen wie de wijziging mag afhandelen.
Bij elk project horen een aantal administratieve en logistieke taken en werkzaamheden op het gebied van configuratiemanagement. Deze taken vallen onder verantwoordelijkheid van de Projectmanager. De Projectmanager kan al deze taken, of een deel ervan, uitbesteden aan gespecialiseerde medewerkers, Projectsupport, die direct door hem worden aangestuurd.
Het managen van dag-tot-dag van het project is het werk van de Projectmanager. De eerste verantwoordelijkheid van de Projectmanager is de afgesproken producten op te leveren binnen het afgesproken plan. De rol van Projectmanager in PRINCE2 is ondergeschikt aan de Stuurgroep, maar dat wil niet zeggen dat de Projectmanager niet belangrijk is. In deze rol komen veel facetten van het project samen.
De Projectmanager stuurt rechtstreeks de Teammanagers en Projectsupport aan. Wanneer er geen Teammanagers gebruikt worden dan stuurt de Projectmanager de projectmedewerkers rechtstreeks aan. Er kan maar één projectmanager zijn en die zal meestal uit de klantorganisatie komen. Vanuit de (externe) Leverancier worden dan voor deelgebieden eigen managers aangesteld (Teammanagers in PRINCE2) die in hun eigen organisatie wellicht de titel Projectmanager dragen, maar dat in de optiek van PRINCE2 niet zijn!
Het feitelijk vervaardigen en opleveren van de producten van het project kan door de Projectmanager gedelegeerd worden naar één of meer Teammanager(s). Bij grote projecten, projecten met geografische spreiding en met name wanneer projecten gebruik maken van externe leveranciers, is het aan te bevelen om het direct aansturen van de deelnemers in het project die daadwerkelijk de producten ontwikkelen te delegeren. Bij kleinere projecten is dit uiteraard niet nodig en kan de Projectmanager zelf de resources aansturen.
De Teammanager werkt in opdracht van de Projectmanager en rapporteert daaraan. Bij Teammanagers die vanuit een externe leverancier aan het project deelnemen bestaat er uiteraard ook een verantwoordingsplicht naar de eigen organisatie.
Met het thema Organisatie hangt één managementproduct samen:
Om in het thema Business case volgens PRINCE2 te werken is minimaal nodig: