Doel van het thema Kwaliteit

Het doel van het thema Kwaliteit is het definiëren en implementeren van de wijze waarop, en de middelen waarmee, het project producten gaat maken en controleren die geschikt zijn voor hun doel.

Het project moet ervoor zorgen dat het producten oplevert die:

  • voldoen aan de verwachtingen van de organisatie;
  • het mogelijk maken om de verwachte benefits te realiseren.

PRINCE2 benadert kwaliteit via de producten, het is product-kwaliteit waar het om gaat. Om producten te krijgen die voldoen aan de kwaliteitsomschrijving die hierboven staat is het daarom nodig een goed begrip en een goede omschrijving van producten te hebben. De manier waarop deze tot stand komen wordt nader omschreven in het thema Plannen.

Zonder voldoende inzicht in de producten kunnen er allerlei problemen ontstaan, elk met mogelijke nadelige gevolgen voor de Business case:

  • problemen bij acceptatie;
  • herstelwerkzaamheden;
  • gebrek aan beheersing van de wijzigingen;
  • ontevreden gebruikers.
In het thema Kwaliteit van PRINCE2 worden de methoden en verantwoordelijkheden aangegeven die samenhangen met het specificeren, vervaardigen en accepteren van producten. Daarnaast is in PRINCE2 ook het voortdurend streven naar hogere effectiviteit en efficiency onderdeel van Kwaliteit. H ierbij speelt het vastleggen van leerpunten (leerpunten) in een aantal managementproducten een belangrijke rol.
De PRINCE2 benadering van kwaliteit

De benadering van Kwaliteit in PRINCE2 is productgericht en vereist de volgende activiteiten:

  • Kwaliteitsverwachtingen van de klant vastleggen;
  • Identificeren van de producten van het project;
  • Vastleggen van alle producten in Productbeschrijvingen waarin de kwaliteitscriteria zijn opgenomen waarmee wordt vastgesteld of een product bruikbaar is, en de kwaliteitsmethodes bepalen die gebruikt moeten worden in ontwikkeling en testen van het product;
  • Implementeren en toetsen van de kwaliteitsmethodes in het project.

Activiteiten 1, 2 en 3 worden behandeld onder Plannen van Kwaliteit en 4 valt onder Borgen van Kwaliteit.

Kwaliteitsverwachtingen van de klant

Welke kwaliteit moeten de gewenste producten hebben? Welke standaarden en processen moeten toegepast worden om de gewenste kwaliteit te bereiken?

Kwaliteit in projecten komt niet toevallig tot stand, het is eerder de uitkomst van een aantal zorgvuldig uitgevoerde stappen. Om tot kwaliteit te komen moet het project een aantal stappen nemen die hieronder beschreven worden.

Kwaliteitsverwachtingen van de klant vastleggen

De kwaliteitsverwachtingen van de klant zijn leidend. Hieronder vallen:

  • de belangrijkste kwaliteitseisen die aan het eindproduct van het project worden gesteld;
  • alle standaarden en processen die moeten worden toegepast om de vereiste kwaliteit te bereiken, i nclusief de mate waarin kwaliteitssystemen van de klant of de leverancier(s) moeten worden toegepast;
  • alle metingen die nuttig kunnen zijn om aan te tonen dat een product aan de gestelde eisen voldoet.

De Kwaliteitsverwachtingen worden vroeg in het project (eigenlijk vóór het project) in het proces Opstarten van een project geïdentificeerd en later vastgelegd in de Projectproductbeschrijving.

Acceptatiecriteria

Een lijst van (meetbare) criteria waaraan de producten moeten voldoen om geaccepteerd te kunnen worden.

Vaststellen van acceptance criteria (acceptatiecriteria)

Het project kan niet succesvol afgesloten worden wanneer de klant de producten niet accepteert. Om acceptatie in goede banen te leiden is het nodig om een aantal criteria op te stellen waaraan producten moeten voldoen voordat tot acceptatie kan worden overgegaan. Deze acceptatiecriteria worden vroeg in het project in het proces Opstarten van een project geïdentificeerd en later vastgelegd in de Projectproductbeschrijving.

Uiteraard kan het voorkomen dat er in het begin van het project nog weinig duidelijkheid is over de op te leveren producten. PRINCE2 adviseert dus om na het uitvoeren van het proces Opstarten van een project de acceptatiecriteria verder aan te scherpen gedurende het proces Initiëren van een project. Wanneer de acceptatiecriteria zijn vastgelegd worden ze onderworpen aan wijzigingsbeheer: wanneer de acceptatie-eisen die aan een product worden gesteld veranderd worden geldt dat als een wijzigingsverzoek.

Kwaliteitsmanagementaanpak

In dit managementproduct legt het project vast op welke wijze het zal gaan voldoen aan de kwaliteitsverwachtingen van de klant. Samen met de project approach (onderdeel van het Projectvoorstel) geeft dit managementproduct de benadering van kwaliteit in het project weer.

In de Kwaliteitsmanagementaanpak kan ook worden aangegeven hoe formeel, en op welke schaal kwaliteitsprocedures toegepast moeten worden. In programmaomgevingen sluit de Kwaliteitsmanagementaanpak aan bij de strategie die voor het programma geldt, en hoeven alleen de maatregelen die specifiek zijn voor het project beschreven te worden.

Kwaliteitsmanagementaanpak

In dit managementproduct legt het project vast op welke wijze het zal gaan voldoen aan de kwaliteitsverwachtingen van de klant. Samen met de project approach (onderdeel van het Projectvoorstel) geeft dit managementproduct de benadering van kwaliteit in het project weer. In de Kwaliteitsmanagementaanpak kan ook worden aangegeven hoe formeel, en op welke schaal kwaliteitsprocedures toegepast moeten worden.

In programmaomgevingen sluit de Kwaliteitsmanagementaanpak aan bij de strategie die voor het programma geldt, en hoeven alleen de maatregelen die specifiek zijn voor het project beschreven te worden

Productbeschrijving

Voor elk product van het project moet een beschrijving gemaakt worden die antwoord geeft op onder andere de vragen:

  • Voor wie is dit product?
  • Wat is het doel?
  • Waar moet het product uit bestaan?
  • Wat is de gewenste kwaliteit?
  • Hoe gaan we vaststellen of het product aan de gestelde eisen voldoet?

Zie het thema Plannen voor een uitgebreidere beschrijving van Productbeschrijvingen. Productbeschrijvingen zijn geen gedetailleerde specificaties maar een hulpmiddel in planning, ontwikkeling, testen en accepteren van een product.

Wanneer een Productbeschrijving is vastgesteld kan die niet zomaar worden gewijzigd. Wijzigingen worden als formeel wijzigingsverzoek afgehandeld. Productbeschrijvingen bevatten kwaliteitscriteria, kwaliteitstoleranties, kwaliteitsmethoden (de manier waarop de criteria getest moeten worden) en de verantwoordelijkheden die met kwaliteitswerk samenhangen.

Borgen van Kwaliteit

Na planning van de kwaliteit komt het erop aan de voorgenomen werkwijze ook daadwerkelijk toe te passen. Bij kwaliteitsborging gaat het om:

  • de voorgestelde kwaliteitsmethodes (testen, reviews) uit te voeren;
  • deze acties te documenteren; formele acceptatie te krijgen.
Het verschil tussen kwaliteitsborging en projectborging

Soms is er verwarring over kwaliteitsborging en projectborging. Dit zijn echter verschillende zaken. Hieronder vindt je de relevante kenmerken van allebei:

kwaliteitsborging projectborging
  • Is onafhankelijk van het project en is typisch een functie die organisatiebreed is ingericht;
  • Ziet erop toe dat de besturing en het management van het project toereikend zijn voor de aard van het project;
  • Ziet erop toe dat het project de standaards van het bedrijf, het programma of de klant volgt.
  • Is een verantwoordelijkheid van de Stuurgroep;
  • Is onafhankelijk van de Projectmanager, maar niet onafhankelijk van het project;
  • Ziet erop toe dat het project op de juiste manier wordt uitgevoerd;
  • Alle rollen in de Stuurgroep hebben hun eigen specifieke borgings-verantwoordelijkheid.
Kwaliteit in de loop van het project
Managementproducten voor Kwaliteit

Met het thema Kwaliteit hangen de volgende managementproducten samen:

  1. Kwaliteitsmanagementaanpak
    Hierin wordt beschreven hoe het project het thema Kwaliteit gaat aanpakken.
  2. Projectproductbeschrijving
    In dit managementproduct worden de basisgegevens over het eindproduct van het project neergelegd.
  3. Productbeschrijving
    Productbeschrijvingen bevatten kwaliteitscriteria, kwaliteitstoleranties, kwaliteitsmethoden (de manier waarop de criteria getest moeten worden) en de verantwoordelijkheden die met kwaliteitswerk samenhangen.
  4. Kwaliteitsregister
    Hierin worden alle geplande en uitgevoerde kwaliteitswerkzaamheden bijgehouden.
De managementproducten bekijken

Minimum eisen

Om in het thema Kwaliteit volgens PRINCE2 te werken is minimaal nodig:

  • Een vastgestelde Kwaliteitsmanagementaanpak met daarin:
    • de aanpak van quality control;
    • de aanpak van Projectborging;
    • de manier waarop in het project over kwaliteitsmanagement gecommuniceerd wordt;
    • de rollen en verantwoordelijkheden in kwaliteitsmanagement.
  • Expliciete kwaliteitscriteria voor producten vastgelegd in de Productbeschrijvingen;
  • Bijhouden records waaruit blijkt dat geplande kwaliteitsactiviteiten zijn uitgevoerd en een vorm van Kwaliteitsregister waarin geplande en uitgevoerde kwaliteitsactiviteiten worden vastgelegd.