PRINCE2 online

Doel van het thema Kwaliteit
Het doel van het thema Kwaliteit is het definiëren en implementeren van de wijze waarop, en de middelen waarmee, het project producten gaat maken en controleren die geschikt zijn voor hun doel.

Het project moet ervoor zorgen dat het producten oplevert die:

voldoen aan de verwachtingen van de organisatie;
het mogelijk maken om de verwachte benefits te realiseren.

PRINCE2 benadert kwaliteit via de producten, het is product-kwaliteit waar het om gaat. Om producten te krijgen die voldoen aan de kwaliteitsomschrijving die hierboven staat is het daarom nodig een goed begrip en een goede omschrijving van producten te hebben. De manier waarop deze tot stand komen wordt nader omschreven in het thema Plannen.

Zonder voldoende inzicht in de producten kunnen er allerlei problemen ontstaan, elk met mogelijke nadelige gevolgen voor de Business case:

problemen bij acceptatie;
herstelwerkzaamheden;
gebrek aan beheersing van de wijzigingen;
ontevreden gebruikers.

In het thema Kwaliteit van PRINCE2 worden de methoden en verantwoordelijkheden aangegeven die samenhangen met het specificeren, vervaardigen en accepteren van producten. Daarnaast is in PRINCE2 ook het voortdurend streven naar hogere effectiviteit en efficiency onderdeel van Kwaliteit. H ierbij speelt het vastleggen van leerpunten (leerpunten) in een aantal managementproducten een belangrijke rol.

De PRINCE2 benadering van kwaliteit

De benadering van Kwaliteit in PRINCE2 is productgericht en vereist de volgende activiteiten:

Kwaliteitsverwachtingen van de klant vastleggen;
Identificeren van de producten van het project;
Vastleggen van alle producten in Productbeschrijvingen waarin de kwaliteitscriteria zijn opgenomen waarmee wordt vastgesteld of een product bruikbaar is, en de kwaliteitsmethodes bepalen die gebruikt moeten worden in ontwikkeling en testen van het product;
Implementeren en toetsen van de kwaliteitsmethodes in het project.

Activiteiten 1, 2 en 3 worden behandeld onder Plannen van Kwaliteit en 4 valt onder Borgen van Kwaliteit.

Kwaliteitsverwachtingen van de klant

Welke kwaliteit moeten de gewenste producten hebben? Welke standaarden en processen moeten toegepast worden om de gewenste kwaliteit te bereiken?

Kwaliteit in projecten komt niet toevallig tot stand, het is eerder de uitkomst van een aantal zorgvuldig uitgevoerde stappen. Om tot kwaliteit te komen moet het project een aantal stappen nemen die hieronder beschreven worden.

Kwaliteitsverwachtingen van de klant vastleggen

De kwaliteitsverwachtingen van de klant zijn leidend. Hieronder vallen:

de belangrijkste kwaliteitseisen die aan het eindproduct van het project worden gesteld;
alle standaarden en processen die moeten worden toegepast om de vereiste kwaliteit te bereiken, i nclusief de mate waarin kwaliteitssystemen van de klant of de leverancier(s) moeten worden toegepast;
alle metingen die nuttig kunnen zijn om aan te tonen dat een product aan de gestelde eisen voldoet.

De Kwaliteitsverwachtingen worden vroeg in het project (eigenlijk vóór het project) in het proces Opstarten van een project geïdentificeerd en later vastgelegd in de Projectproductbeschrijving.

Acceptatiecriteria

Een lijst van (meetbare) criteria waaraan de producten moeten voldoen om geaccepteerd te kunnen worden.

Vaststellen van acceptance criteria (acceptatiecriteria)

Het project kan niet succesvol afgesloten worden wanneer de klant de producten niet accepteert. Om acceptatie in goede banen te leiden is het nodig om een aantal criteria op te stellen waaraan producten moeten voldoen voordat tot acceptatie kan worden overgegaan. Deze acceptatiecriteria worden vroeg in het project in het proces Opstarten van een project geïdentificeerd en later vastgelegd in de Projectproductbeschrijving.

Uiteraard kan het voorkomen dat er in het begin van het project nog weinig duidelijkheid is over de op te leveren producten. PRINCE2 adviseert dus om na het uitvoeren van het proces Opstarten van een project de acceptatiecriteria verder aan te scherpen gedurende het proces Initiëren van een project. Wanneer de acceptatiecriteria zijn vastgelegd worden ze onderworpen aan wijzigingsbeheer: wanneer de acceptatie-eisen die aan een product worden gesteld veranderd worden geldt dat als een wijzigingsverzoek.

Kwaliteitsmanagementaanpak

In de Kwaliteitsmanagementaanpak kan ook worden aangegeven hoe formeel, en op welke schaal kwaliteitsprocedures toegepast moeten worden. In programmaomgevingen sluit de Kwaliteitsmanagementaanpak aan bij de strategie die voor het programma geldt, en hoeven alleen de maatregelen die specifiek zijn voor het project beschreven te worden.

Kwaliteitsmanagementaanpak

In dit managementproduct legt het project vast op welke wijze het zal gaan voldoen aan de kwaliteitsverwachtingen van de klant. Samen met de project approach (onderdeel van het Projectvoorstel) geeft dit managementproduct de benadering van kwaliteit in het project weer. In de Kwaliteitsmanagementaanpak kan ook worden aangegeven hoe formeel, en op welke schaal kwaliteitsprocedures toegepast moeten worden.

In programmaomgevingen sluit de Kwaliteitsmanagementaanpak aan bij de strategie die voor het programma geldt, en hoeven alleen de maatregelen die specifiek zijn voor het project beschreven te worden

Productbeschrijving

Voor elk product van het project moet een beschrijving gemaakt worden die antwoord geeft op onder andere de vragen:

Voor wie is dit product?
Wat is het doel?
Waar moet het product uit bestaan?
Wat is de gewenste kwaliteit?
Hoe gaan we vaststellen of het product aan de gestelde eisen voldoet?

Zie het thema Plannen voor een uitgebreidere beschrijving van Productbeschrijvingen. Productbeschrijvingen zijn geen gedetailleerde specificaties maar een hulpmiddel in planning, ontwikkeling, testen en accepteren van een product.

Wanneer een Productbeschrijving is vastgesteld kan die niet zomaar worden gewijzigd. Wijzigingen worden als formeel wijzigingsverzoek afgehandeld. Productbeschrijvingen bevatten kwaliteitscriteria, kwaliteitstoleranties, kwaliteitsmethoden (de manier waarop de criteria getest moeten worden) en de verantwoordelijkheden die met kwaliteitswerk samenhangen.

Borgen van Kwaliteit

Na planning van de kwaliteit komt het erop aan de voorgenomen werkwijze ook daadwerkelijk toe te passen. Bij kwaliteitsborging gaat het om:

de voorgestelde kwaliteitsmethodes (testen, reviews) uit te voeren;
deze acties te documenteren; formele acceptatie te krijgen.

Het verschil tussen kwaliteitsborging en projectborging

Soms is er verwarring over kwaliteitsborging en projectborging. Dit zijn echter verschillende zaken. Hieronder vindt je de relevante kenmerken van allebei:

kwaliteitsborging	projectborging
Is onafhankelijk van het project en is typisch een functie die organisatiebreed is ingericht; Ziet erop toe dat de besturing en het management van het project toereikend zijn voor de aard van het project; Ziet erop toe dat het project de standaards van het bedrijf, het programma of de klant volgt.	Is een verantwoordelijkheid van de Stuurgroep; Is onafhankelijk van de Projectmanager, maar niet onafhankelijk van het project; Ziet erop toe dat het project op de juiste manier wordt uitgevoerd; Alle rollen in de Stuurgroep hebben hun eigen specifieke borgings-verantwoordelijkheid.

Kwaliteit in de loop van het project

Managementproducten voor Kwaliteit

Met het thema Kwaliteit hangen de volgende managementproducten samen:

Kwaliteitsmanagementaanpak
Hierin wordt beschreven hoe het project het thema Kwaliteit gaat aanpakken.
Projectproductbeschrijving
In dit managementproduct worden de basisgegevens over het eindproduct van het project neergelegd.
Productbeschrijving
Productbeschrijvingen bevatten kwaliteitscriteria, kwaliteitstoleranties, kwaliteitsmethoden (de manier waarop de criteria getest moeten worden) en de verantwoordelijkheden die met kwaliteitswerk samenhangen.
Kwaliteitsregister
Hierin worden alle geplande en uitgevoerde kwaliteitswerkzaamheden bijgehouden.

De managementproducten bekijken

pargraaf	inhoud
Inleiding	Vermeldt het doel, de doelstellingen en de scope, en identificeert wie verantwoordelijk is voor de strategie.
Kwaliteitsmanagementprocedure	Een beschrijving van (of verwijzing naar) de te gebruiken kwaliteitsmanagementprocedure. Iedere verschil ten opzichte van de standaarden van het bedrijfs- of programmamanagement moet duidelijk worden aangegeven, met een rechtvaardiging voor die verschil. De procedure moet betrekking hebben op: Kwaliteitsplanning. Kwaliteitsbeheersing: de aanpak met betrekking tot het beheersen van de kwaliteit. Hierbij kan het gaan om: kwaliteitsstandaarden; sjablonen en formulieren die moeten worden gebruikt (bijv. Productbeschrijving(en), Kwaliteitsregister); definities van soorten kwaliteitsmethoden (bijv. inspectie, pilot); meeteenheden die moeten worden gebruikt ter ondersteuning van de kwaliteitsbeheersing. Kwaliteitsborging: de aanpak met betrekking tot kwaliteitsborgingsactiviteiten. Hierbij kan het gaan om: verantwoordelijkheden van de Stuurgroep; compliance audits; bedrijfs- of programmamanagement-reviews.
Tools en technieken	Verwijst voor elke stap in de kwaliteitsmanagementprocedure naar alle kwaliteitssystemen of -tools die moeten worden gebruikt, en naar eventuele voorkeuren voor technieken die kunnen worden gebruikt.
Records	Definitie van de kwaliteitsrecords die vereist zijn en waar deze worden opgeslagen, inclusief de samenstelling en het format van het Kwaliteitsregister.
Rapportage	Beschrijft eventuele kwaliteitsmanagementrapporten die moeten worden gemaakt, en het doel, de timing en de ontvangers daarvan.
Timing van kwaliteitsmanagement activiteiten	Legt vast wanneer formele kwaliteits-managementactiviteiten ondernomen moeten worden, bijvoorbeeld audits (dit kan een verwijzing zijn naar het Kwaliteitsregister).
Rollen en verantwoordelijkheden	Definieert de rollen en verantwoordelijkheden voor kwaliteitsmanagementactiviteiten, inclusief degenen uit het bedrijfs- of programmamanagement met kwaliteitsverantwoordelijkheden.

pargraaf	inhoud
Naam	Naam waaronder het product bekend staat.
Doel	Dit definieert het doel dat het product van het project gaat vervullen en wie het gaat gebruiken. Het helpt bij het zicht krijgen op onder meer de functies, de omvang, de kwaliteit, de complexiteit en de robuustheid van het product.
Samenstelling	Een beschrijving van de belangrijkste producten die moeten worden opgeleverd door het project.
Herkomst	Wat zijn de bronproducten waaruit dit product voortkomt? Voorbeelden zijn: bestaande producten die moeten worden aangepast; ontwerpspecificaties; een haalbaarheidsrapport; projectmandaat.
Vereiste ontwikkelvaardigheden	Een beschrijving van de vaardigheden die vereist zijn om het product te ontwikkelen of een suggestie waar de ontwikkelresources vandaan zouden kunnen komen.
Kwaliteitsverwachtingen van de klant	Een beschrijving van de kwaliteit die van het product van het project wordt verwacht, en van de standaarden en processen die moeten worden toegepast om die kwaliteit te realiseren. Deze verwachtingen hebben een impact op elk onderdeel van de productontwikkeling, en dus op tijd en kosten. De kwaliteitsverwachtingen worden verzameld tijdens besprekingen met de klant. Waar dat mogelijk is moeten de prioriteiten van de verwachtingen worden bepaald.
Acceptatiecriteria	Een prioriteitenlijst van criteria waaraan het projectproduct moet voldoen voordat de klant het zal accepteren, dat wil zeggen: meetbare definities van de eigenschappen die moeten gelden voor de reeks producten om aanvaardbaar te zijn voor de belangrijkste stakeholders (en met name voor de gebruikers en de beheer- en onderhoudsorganisaties). Voorbeelden zijn: gebruikersvriendelijkheid, makkelijk te ondersteunen, makkelijk te onderhouden, uiterlijke verschijning, belangrijkste functies, ontwikkelkosten, exploitatiekosten, capaciteit, beschikbaarheid, betrouwbaarheid, veiligheid, nauwkeurigheid of prestaties.
Kwaliteitstoleranties op projectniveau	Specificeren van eventuele toleranties die gelden voor de acceptatiecriteria.
Acceptatiemethode	Noemt de middelen waarmee de acceptatie wordt bevestigd. Dit kan gewoon een kwestie zijn van het bevestigen dat alle producten van het project zijn goedgekeurd, of het kan gaan om de beschrijving van complexe overdrachtsafspraken voor de producten van het project, waaronder een eventuele gefaseerde overdracht van de product van het project.
Acceptatieverantwoordelijkheden	Bepalen wie verantwoordelijk is voor het bevestigen van de acceptatie.

pargraaf	inhoud
ID	Unieke sleutel, waarschijnlijk toegewezen door de configuratiemanagementmethode, met daarin meestal de projectnaam, de itemnaam en het versienummer.
Naam	Naam waaronder het product bekend staat.
Doel	Dit definieert het doel dat het product gaat vervullen en wie het gaat gebruiken. Is het een middel tot een doel of een doel in zichzelf? Het definiëren van het doel helpt bij het zicht krijgen op onder meer de functies, de omvang, de kwaliteit, de complexiteit en de robuustheid van het product.
Samenstelling	Dit is een lijst met de onderdelen van het product. Als het product bijvoorbeeld een rapport is, dan zou dit een lijst kunnen zijn met de verwachte hoofdstukken of paragrafen.
Herkomst	Wat zijn de producten waaruit dit product voortkomt? Voorbeelden zijn: een ontwerp is ontleend aan een specificatie; een product is gekocht van een leverancier; de verwachte benefits zijn geformuleerd door de gebruiker; een product is verkregen van een andere afdeling of team.
Formaat en presentatie	De (fysieke) kenmerken van het product. Als het product bijvoorbeeld een rapport is, dan specificeert dit onderdeel of het rapport de vorm moet hebben van een document, een presentatie of e-mail.
Vereiste ontwikkelvaardigheden	Een beschrijving van de vaardigheden die vereist zijn om het product te ontwikkelen of een suggestie waar de ontwikkelresources vandaan zouden kunnen komen. Het op individueel niveau bepalen wie deze vaardigheden zou bezitten, kan worden uitgesteld tot de planning van de fase waarin het product moet worden gemaakt.
Kwaliteitscriteria	Volgens welke kwaliteitsspecificatie moet het product worden vervaardigd, en welke kwaliteitsmetingen zullen worden verricht door degenen die het voltooide product gaan inspecteren? Dit kan een eenvoudige verwijzing zijn naar een of meer algemene standaarden die elders zijn vastgelegd, of het kan een volledige uitleg zijn van een of andere maatstaf die toegepast gaat worden. Als het product in verschillende stadia wordt ontwikkeld en goedgekeurd (bijv. 'ontmanteld apparaat, 'verplaatst apparaat', 'opnieuw samengesteld apparaat'), moeten de kwaliteitscriteria gegroepeerd worden aan de hand van het stadium waarvoor deze van toepassing zijn.
Kwaliteitstolerantie	Informatie over eventuele grenzen van de kwaliteitscriteria waarbinnen het product acceptabel blijft.
Kwaliteitsmethode	De soorten kwaliteitsmethoden – bijvoorbeeld ontwerpverificatie, pilot, test, inspectie of review – die worden gebruikt om de kwaliteit of de functionaliteit van het product te controleren
Vereiste kwaliteitsvaardigheden	Een beschrijving van de vaardigheden die vereist zijn voor het toepassen van de kwaliteitsmethode of een suggestie waar de controleresources vandaan zouden kunnen komen. Het op individueel niveau bepalen wie deze vaardigheden zou bezitten, kan worden uitgesteld tot de planning van de fase waarin de kwaliteitsinspectie moet worden uitgevoerd.
Kwaliteitsverantwoordelijkheden	Het bepalen van de producent, de reviewer(s) en goedkeurder(s) voor het product.

pargraaf	inhoud
Kwaliteitsregister Kwaliteitsregister
Kwaliteits-ID	Een unieke verwijzing voor iedere kwaliteitsactiviteit die wordt ingevoerd in het Kwaliteitsregister. Het is meestal een numerieke of alfanumerieke waarde.
Product-ID, Productnaam	Uniek(e) nummer(s) voor het (de) product(en) waar de kwaliteitsactiviteit bij hoort.
Productnaam (-namen)	De naam (namen) waaronder het (de) product(en) bekend staat staan.
Methode	De methode die wordt aangewend voor de kwaliteitsactiviteit (bijv. pilot, kwaliteitsreview, audit, etc.).
Rollen en verantwoordelijkheden	De persoon die, of het team dat verantwoordelijk is voor de kwaliteitsmanagementactiviteiten (bijv. auditor, of voor kwaliteitsreviews: productvertegenwoordiger, reviewer(s), voorzitter, secretaris).
Datums	Geplande, verwachte en werkelijke datums voor: de kwaliteitsactiviteit; het aftekenen dat de kwaliteitsactiviteit is voltooid.
Resultaat	Het resultaat van de kwaliteitsactiviteit. Als een product onvoldoende wordt geacht bij een kwaliteitsreview, dan moet een eventuele herbeoordeling worden opgenomen als een afzonderlijke invoer omdat de oorspronkelijke kwaliteitsactiviteit is afgerond (met als resultaat 'voldoet niet').
Kwaliteitsrecords	Verwijzingen naar de kwaliteitsinspectiedocumentatie, zoals een testplan of informatie over alle acties die vereist zijn om fouten en omissies van de geïnspecteerde producten te corrigeren.

Minimum eisen

Om in het thema Kwaliteit volgens PRINCE2 te werken is minimaal nodig:

Een vastgestelde Kwaliteitsmanagementaanpak met daarin:
- de aanpak van quality control;
- de aanpak van Projectborging;
- de manier waarop in het project over kwaliteitsmanagement gecommuniceerd wordt;
- de rollen en verantwoordelijkheden in kwaliteitsmanagement.
Expliciete kwaliteitscriteria voor producten vastgelegd in de Productbeschrijvingen;
Bijhouden records waaruit blijkt dat geplande kwaliteitsactiviteiten zijn uitgevoerd en een vorm van Kwaliteitsregister waarin geplande en uitgevoerde kwaliteitsactiviteiten worden vastgelegd.