Doel van het thema Plannen

Het doel van het thema Plannen is het bevorderen van de communicatie en beheersing door het definiëren van de manieren waarop de producten worden opgeleverd (het waar en hoe, door wie, en het schatten van het wanneer en hoeveel).

Plan:

Een managementproduct dat beschrijft hoe, wanneer en door wie een bepaald aantal doelen bereikt zal worden. Bij de doelen horen producten, tijdschaal, kosten, kwaliteit en benefits.

Een plan:
  • Is de ruggegraat van het management informatie systeem van een project;
  • Wordt goedgekeurd door het eerst hogere management niveau.
Niveaus van plannen:

Er zijn drie niveaus van plannen in een project:

  • Projectplan;
  • Faseplan/Afwijkingsplan;
  • Teamplan (optioneel).
Plannen

Plannen zijn de basis voor alle beheersing (control) in een project. Daarnaast worden ze gebruikt om bij stakeholders de nodige toezeggingen los te krijgen: een goed Plan toont aan een stakeholder (bijvoorbeeld de Opdrachtgever) aan dat het verantwoord is om middelen en mensen aan het project toe te vertrouwen.

Niveaus van plannen

Plannen geven inzicht in:

  • welke producten opgeleverd zullen worden;
  • de risico's (bedreigingen en kansen);
  • problemen met de vaststelling van de scope;
  • wanneer activiteiten uitgevoerd zullen worden;
  • hoe het wordt gerealiseerd en door wie, met behulp van welk specialistische apparatuur en welke specialistische resources;
  • of doelstellingen (voor tijd, kosten, kwalitei, scope, risico en benefits) haalbaar zijn.
Projectplan en Teamplan
Projectplan

Het Projectplan wordt opgesteld om:

  • de Business case te onderbouwen met schattingen van Kosten en Tijd;
  • de belangrijkste tijdstippen voor formele beheersing vast te leggen: fases en milestones;
  • de Stuurgroep een basis te geven waartegen de voortgang van het project per fase wordt gemonitored.

Projectplannen moeten afgestemd zijn op plannen op hogere niveaus in de organisatie, o.a. Programmaplan. Projectplannen zijn globaal en beschrijven de manier waarop de doelen van het project gehaald zullen worden aan de hand van de voornaamste producten, activiteiten en resources.

Teamplan

Teamplannen zijn de enige plannen die niet door de Projectmanager worden opgesteld, maar door de Teammanager.

Een Teamplan:

  • beschrijft hoe één of meer Werkpakketten uitgevoerd zullen worden;
  • is optioneel;
  • is in vorm en inhoud afhankelijk van de aard van het technische werk en de organisatie waarin dit wordt uitgevoerd.

PRINCE2 stelt daarom hiervoor geen format voor

Fase- en Afwijkingsplannen
Faseplan
  • Gaat over een kleiner deel van het project (een fase);
  • Is gedetailleerder dan het Projectplan;
  • Wordt door de projectmanager opgesteld aan het eind van een voorgaande fase;
  • Wordt opgesteld met gebruikmaking van de kennis en inzichten die zijn opgedaan in voorgaande fasen.
PRINCE2 maakt gebruik van management fases i.t.t. technische fases .
Afwijkingsplan

De uitvoering van een plan gaat niet altijd zoals gedacht. Wanneer duidelijk wordt dat de doelen van een plan niet gehaald zullen worden is er sprake van een afwijking . Eén van de mogelijkheden om het project in zo'n situatie voort te zetten is het vervangen van het plan dat blijkbaar niet werkt, door een nieuw plan, het Afwijkingsplan .

  • Het Afwijkingsplan begint op het moment waarop het huidige Plan in afwijking is geraakt en gaat vanaf daar door tot het eind van het plan dat vervangen wordt: voor een Faseplan tot het eind van de huidige fase, voor een Projectplan tot het eind van het project.
  • Een Afwijkingsplan wordt beoordeeld door het management: een Afwijkingsplan voor een fase wordt goedgekeurd door de Stuurgroep, een Afwijkingsplan voor het Projectplan moet goedgekeurd worden door het managementniveau waaraan de Stuurgroep rapporteert.
Planningshorizon

In het algemeen is het niet mogelijk of zinvol om over een te lange periode gedetailleerd te plannen. Proberen vast te leggen wat iedereen in een project over een jaar zal doen is niet realistisch, na een paar weken zal dat al bijgesteld moeten worden. De tijd waarvoor met een redelijke mate van zekerheid een plan kan worden opgesteld heet de planning horizon.

PRINCE2 houdt hier rekening mee door op twee niveaus te plannen: het Projectplan beschrijft het project globaal met een indicatie van tijdschalen, milestones, fasering, kosten en benodigde resources.

Gedetailleerde Faseplannen worden opgesteld voor iedere managementfase. On dit te kunnen doen moet een managementfase uiteraard niet langer zijn dan de planning horizon.

Productgerichte planning

Eén van de principes van PRINCE2 is focus op producten. In het opstellen van een plan wordt dit principe actief toegepast.

Elk plan in PRINCE2 gaat uit van de producten die met dat plan opgeleverd moeten worden: eerst het wat, dan het hoe! Productgerichte planning is één activiteit in het opstellen van een plan, en bestaat uit de volgende vier stappen:

  1. Stel de Projectproductbeschrijving op (alleen bij het maken van het Projectplan);
  2. Maak de Productdecompositiestructuur; Stel de Productbeschrijvingen op;
  3. Maak het Productstroomschema.
Voordelen van Productgerichte planning

Voordelen van Productgerichte planning zijn:

  • duidelijk en consistent identificeren en documenteren van de producten van het plan en de onderlinge afhankelijkheden.
    Dit reduceert het risico op het veronachtzamen of over het hoofd zien van belangrijke scope aspecten;
  • alle verwarring over verwachtingen wegnemen; gebruikers betrekken bij het specificeren van producteisen, en hen zo winnen voor het project en het aantal mogelijke geschillen bij goedkeuringen reduceren;
  • de communicatie verbeteren: de productdecompositiestructuur en het productstroomschema vormen eenvoudige en krachtige middelen voor het communiceren over en bespreken van opties voor de scope en de aanpak van het project;
  • de scopegrenzen verduidelijken: het definiëren van de producten die binnen of buiten de scope van het plan vallen en zorgen voor een basis voor wijzigingsbeheer, en daarmee onbeheerste wijzigingen of 'scope creep' vermijden;
  • het identificeren van producten die buiten de scope van het plan vallen, maar noodzakelijk zijn om het uit te voeren, en deze toewijzen aan andere projecten of organisaties;
  • het vervaardigen van Werkpakketten door leveranciers voorbereiden;
  • duidelijke overeenstemming bereiken over de verantwoordelijkheden voor productie, review en goedkeuring.
Vier stappen

Projectproductbeschrijving

De Projectproductbeschrijving geeft duidelijk aan welke producten het project zal opleveren, wat het gewenste kwaliteitsniveau is en hoe acceptatie zal plaatsvinden. Hoewel het de verantwoordelijkheid is van de Seniorgebruiker om dit managementproduct op te stellen zal het in de praktijk vaak door de Projectmanager gedaan worden.

Productdecompositiestructuur

Om planning op het detailniveau dat met een plan samenhangt mogelijk te maken wordt het eindproduct van het project onderverdeeld in deelproducten. Deze worden in hun onderlinge samenhang en hiërarchische verhouding schematisch weergegeven.

Productbeschrijving

Vóór aan de vervaardiging van een product begonnen kan worden, is het noodzakelijk dat er bij alle partijen duidelijkheid bestaat over het te maken product. Dat wil zeggen dat de toekomstige gebruikers (vertegenwoordigd door de Seniorgebruiker) duidelijk moeten aangeven wat een product moet kunnen en welke kwaliteitseisen ze er aan stellen. Vervolgens kan de leverancier bepalen of hij dit product kan maken, en hoe hij aan de kwaliteitseisen voor het product kan voldoen.

Productstroomschema

Het Productstroomschema is een diagram waarin de volgorde van oplevering van de producten wordt weergegeven, en waarin ook de externe producten zijn opgenomen. Hieruit kan eenvoudig de stap naar activiteiten gezet worden. Het PFD geeft ook een eerste idee van de manier waarop het project in fases kan worden verdeeld.

7 Stappen

Het opstellen van een plan doorloopt altijd dezelfde stappen. Uiteraard is de hoeveelheid werk die in elke stap gaat zitten afhankelijk van de omvang van het project, maar ook "kleine" projecten hebben een plan nodig, omdat ze anders niet te beheersen zijn.

  1. Ontwerp het Plan Vooraf moet bepaald worden hoe het plan eruit moet gaan zien en hoe het gedocumenteerd gaat worden. Ook moet bepaald worden welke schattingsmethodes gebruikt zullen worden en of er een planningstool ingezet zal worden.
  2. Definieer en analyseer de producten In deze stap wordt de analyse voor Productgerichte planning uitgevoerd: Projectproductbeschrijving, Productdecompositiestructuur, Productbeschrijvignen en Productstroomschema. Koppel Activiteiten en afhankelijkheden aan producten Bepaal voor elk product welke activiteiten nodig zijn om het product te maken.
  3. Bepaal hoe producten met elkaar samenhangen: een interne afhankelijkheid bestaat bijvoorbeeld als werk aan het ene product pas kan beginnen als een ander eerder product is afgerond. Een externe afhankelijkheid bestaat bijvoorbeeld als een product door een ander project opgeleverd moet worden.
  1. Schat de benodigde hoeveelheden mensen en middelen (resources) voor elke activiteit Er zijn tal van schattingsmethodieken en PRINCE2 heeft geen voorkeur voor de ene methode boven de andere. Een uitgangspunt is echter altijd dat schattingen opgesteld moeten worden in samenwerking met degenen die het werk gaan uitvoeren.
  2. Stel het doorloopschema op: Bepaal de volgorde van de activiteiten en zet ze uit in de tijd. Ook hiervoor geldt dat PRINCE2 geen voorkeur voor een bepaalde methode heeft. Wel is het zaak ervoor te zorgen dat een realistisch schedule wordt ontworpen, waarin voldoende float (slack) is opgenomen. In deze stap moet ook gekeken worden naar beschikbaarheid van resources en moeten resources aan activiteiten worden toegewezen. Tevens moeten de punten waarop voortgang moet worden vastgesteld met de Stuurgroep (fasering, mijlpalen) worden opgenomen, en moet er tijd worden gereserveerd om de activiteiten uit te voeren die hiermee samenhangen! In de planning moet het project een goede balans vinden tussen te veel milestones (te duur…) en te weinig milestones (te weinig beheersing voor de Stuurgroep) !
  3. Analyseer de risico's: Elke stap in het opstellen van de planning brengt onzekerheden met zich mee. Zijn resources echt beschikbaar? Hoe compleet is de Productdecompositiestructuur? Hoe goed zijn de schattingen? Alle risico's die hier geïnventariseerd worden moeten in het Risicoregister opgenomen worden.
  4. Documenteer het Plan: Een plan is meer dan een Gantt-chart en een tabel met kosten. Het is een managementproduct waarin de beoordelaars de rechtvaardiging en de achterliggende logica kunnen vinden!

7 stappen in het opstellen van een plan

Hoewel het gebruik van fasen binnen PRINCE2 verplicht is, staat het ieder project vrij het optimale aantal fasen en hun lengte te kiezen, zolang er maar tenminste twee fasen worden gebruikt: één initiatiefase en één uitvoeringsfase. Bij het kiezen van de te gebruiken fasen moeten een aantal factoren met elkaar in evenwicht gebracht worden:

  • hoever kan er zinvol vooruit gepland worden; waar moeten de belangrijke beslissingen worden genomen;
  • hoeveel risico is er in het project;
  • te weinig korte managementfasen, waardoor de overhead aan projectmanagement toeneemt, tegenover te weinig en te lange fasen, waardoor de beheersing door de Stuurgroep afneemt;
  • de mate van vertrouwen die de Stuurgroep en de Projectmanager hebben om door te gaan.

PRINCE2 schrijft niet voor hoelang fasen moeten duren. In het algemeen geldt dat bij hoger risico (grotere onzekerheid) fasen korter moeten worden. Zo kan in het begin van het project met kortere fasen gewerkt worden en kunnen gaandeweg het project langere fasen toegepast worden. Factoren die hierbij een rol spelen zijn:

  • De planningshorizon, die o.a. samenhangt met de mate waarin het uit te voeren werk begrepen wordt;
  • De stappen waarin de uitvoering plaatsvindt.

Het einde van een managementfase hoeft niet noodzakelijkerwijs met het einde van een uitvoeringsstap samen te vallen, hoewel dat wel voordelen biedt. Afgeronde werkzaamheden met een tastbaar product kan de Stuurgroep meer inzicht verschaffen voor het goedkeuren van vervolgstappen; Aansluiting bij programma's waarin een aantal projecten samen een capability opleveren die in een tranche van het programma gedefinieerd is; managementfasen kunnen zo ingericht worden dat de Stuurgroep de risico's van het project kan beoordelen voordat er belangrijke resources worden toegekend.

Activiteiten overlappen fasengrenzen

Activiteiten overlappen fasengrenzen niet

Managementproducten

Met het thema Plannen hangen de volgende managementproducten samen:

  1. Plan
    Toegepast op verschillenden niveaus (Projectplan,Faseplan/Afwijkingsplan )
  2. Projectproductbeschrijving
    In dit managementproduct worden de basisgegevens over het eindproduct van het project neergelegd.
  3. Productbeschrijving
    Productbeschrijvingen bevatten kwaliteitscriteria, kwaliteitstoleranties, kwaliteitsmethoden (de manier waarop de criteria getest moeten worden) en de verantwoordelijkheden die met kwaliteitswerk samenhangen.

De Productdecompositiestructuur en het Productstroomschema zijn geen managementproducten in de zin dat PRINCE2 er een inhoud en kwaliteitscriteria voor aanbeveelt.

De managementproducten bekijken

Minimum eisen

Om in het thema Plannen volgens PRINCE2 te werken is minimaal nodig:

  • Zeker stellen dat plannen de business case ondersteunen;
  • Tenminste twee managementfasen, waarbij geldt dat bij grotere projecten en projecten met meer risico er meer fasen nodig zijn;
  • Projectplan voor het hele project, fase plannen voor afzonderlijke fasen;
  • Productgerichte planning voor het project plan, de fase- en exception plans.
  • Voor Teamplannen is het gebruik van productgerichte planning optioneel;
  • Specifieke plannen voor afwijkingen;
  • De rollen en verantwoordelijkheden voor plannen vastleggen;
  • Gebruikmaken van leerpunten als input voor planning.
Minimaal te gebruiken managementproducten

Daarnaast moeten vier managementproducten opgesteld en bijgehouden worden:

  1. Projectproductbeschrijving: een beschrijving van het eindproduct van het project met daarin de customer's quality expectation en de acceptatiecriteria;
  2. Product breakdown structure: een hiërarchische onderverdeling van alle producten die met het plan opgeleverd worden;
  3. Productbeschrijvingen voor alle producten met daarin doel, samenstelling, herkomst en kwaliteitscriteria;
  4. Plannen: een verklaring over hoe en wanneer doelstellingen moeten worden bereikt, door het weergeven van de belangrijkste producten, activiteiten en resources die nodig zijn voor de scope van het plan.