Het doel van het thema Wijziging is het identificeren, beoordelen en beheersen van alle potentiële en goedgekeurde wijzigingen in de baselines.
Wijzigingsverzoek

Voorstel om iets te wijzigen dat al vastgelegd is in een baseline.

Baseline

Een bevroren versie van een product van het project. Ook managementproducts worden gebaselined.

Configuratie-item

Onderdeel van het project dat onderworpen is aan configuratiemanagement, bijvoorbeeld een product of een managementproduct zoals de PID.

Release

Een volledige en samenhangende verzameling producten die als geheel beheerd, getest en opgeleverd worden.

Issue

Een gebeurtenis die niet gepland is en die management aandacht binnen het project nodig heeft.

Afwijking van de specificatie (off-specification)

Iets dat het project had moeten opleveren, maar dat nu niet geleverd wordt, of waarvan voorzien wordt dat het niet volgens specificatie opgeleverd zal worden.

Concessie

De Stuurgroep accepteert een afwijking van de specificatie zonder meteen herstelmaatregelen te verlangen.

De Wijzigingsbeheeraanpak en Issues
Tijdens de initiatiefase van het project moet vastgesteld worden hoe het project met de verschillende soorten issues om zal gaan. Dit wordt vastgelegd in een managementproduct (Wijzigingsbeheeraanpak) dat onderdeel van de PID wordt.

In PRINCE2 is issue een neutrale term die aangeeft dat er een gebeurtenis heeft plaatsgevonden die ongepland is en management aandacht nodig heeft.

In PRINCE2 kennen we drie soorten issues:

  1. Wijzigingsverzoek
    Voorstel om iets te wijzigen dat al bevroren is in een baseline;
  2. Afwijking van de specificatie
    Iets dat het project had moeten opleveren, maar dat nu niet geleverd wordt, of waarvan voorzien wordt dat het niet volgens specificatie opgeleverd zal worden;
  3. Probleem/Punt-van-zorg
    Alle andere issues die door de Projectmanager opgelost of geëscaleerd moeten worden. PRINCE2 stelt een generiek mechanisme voor om met alle soorten Issues om te gaan: de wijzigingsprocedure.
Wijzigingsmanagementprocedure
Verzamelen

Alle issues moeten door de Projectmanager eerst onderzocht worden met de volgende vragen:

  • Wat voor soort issue is dit?
  • Moet dit issue formeel afgehandeld worden, of kan het informeel.
  • Kan de Projectmanager dit issue zelf oplossen of moet het issue geëscaleerd worden?

Niet alle issues zijn belangrijk genoeg om formeel af te handelen, en ook kan het soms verstandiger zijn problemen informeel op te lossen, wanneer er bijvoorbeeld persoonlijke problemen mee samenhangen. PRINCE2 adviseert de Projectmanager significante gebeurtenissen in het project die wel aandacht nodig hebben, maar niet formeel gemanaged hoeven te worden schriftelijk vast te leggen in een Dagelijks logboek (Dagelijks logboek), en het volgende aan te tekenen: datum, gebeurtenis, verantwoordelijke voor actie, streefdatum voor oplossing en resultaat van actie. Issues die de bevoegdheid van de Projectmanager te boven gaan moeten worden vastgelegd in het Issueregister .

Wanneer besloten wordt tot formele afhandeling wordt het issue beschreven in een Issuerapport. Alle issues worden centraal geregistreerd en bijgehouden in het Issueregister. Dit is een taak van Projectsupport.

Onderzoeken

Van elk issue moet de Projectmanager vaststellen of, en zo ja, welke impact dit heeft op:

  • de doelen van het project in termen van tijd,
  • kosten, kwaliteit en scope;
  • de business case; het risicoprofiel.

Met deze analyse worden het Issuerapport en het Issueregister bijgewerkt.

Wijzingsmanagementprocedure

Voorstellen

Na analyse stelt de Projectmanager één of meer acties voor om het issue af te handelen. Het Issuerapport wordt nu ingediend bij de Stuurgroep en kan beschouwd worden als een Verzoek om Stuurgroep-advies. Wanneer uitvoeren van zo'n actie ertoe zou leiden dat er een exception zou ontstaan kan het Issuerapport vergezeld gaan van een Afwijkingsrapport. Een RFC kan ter beoordeling aan de Wijzigignsautoriteit worden voorgelegd als die aangewezen is.

Beslissen

De Stuurgroep beslist over geëscaleerde issues .De Board heeft voor elk van de soorten issues een aantal mogelijkheden:

Wijzigingsverzoek

  • Goedkeuren;
  • Afkeuren;
  • Uitstellen;
  • Meer informatie vragen;
  • Een Afwijkingsplan laten opstellen als de change niet binnen de vastgestelde grenzen uitgevoerd kan worden.

Afwijking van de specificatie

  • Een concessie geven: er moeten niet meteen herstel maatregelen genomen worden door het project;
  • Herstel laten uitvoeren;
  • Meer informatie vragen;
  • Een Afwijkingsplan laten opstellen als de afwijking van de specificatie niet kan worden hersteld binnen de vastgestelde grenzen.

Probleem/Punt van zorg

  • Advies geven;
  • Een Afwijkingsplan laten opstellen.
Baselines
Baseline

Referentie waartegen een entiteit wordt bewaakt en beheerd.

Baselines

In elk project treden wijzigingen op. In een project heeft een wijziging altijd met scope en/of kwaliteit te maken. Wanneer geen effectief wijzigingsbeheer plaatsvindt zal het project zeer moeilijk zijn doelen (bijvoorbeeld tijd, geld, scope, kwaliteit) kunnen halen. De ontwikkeling van producten moet beheerst worden om op elk moment zeker te weten wat de status van producten is.

Wijziging is altijd ten opzichte van een vastgelegde 'huidige situatie'. In PRINCE2 wordt voor alles wat actief beheerd wordt gewerkt met baselines.

Voor complexere situaties worden vaak document management systemen of configuratie management systemen toegepast.

Configuratie-items

Om tot effectief beheer van entiteiten te komen is het nodig van elke entiteit informatie vast te leggen. Daarvoor wordt voor elke entiteit die beheerd moet worden een Configuratie-itemrecord aangemaakt.

Met behulp van de informatie die op deze manier wordt vastgelegd kan de Projectmanager op ieder gewenst moment een overzicht krijgen van de status van de producten die in ontwikkeling zijn.

Zo'n momentopname wordt vastgelegd in een Productstatusoverzicht.

Managementproducten

Met het thema Wijzing hangen de volgende managementproducten samen:

  1. Wijzigingsbeheeraanpak
    Hierin wordt beschreven hoe het project met wijzigingen en issues om wil gaan.
  2. Issuerapport
    Wordt in het project gebruikt om een issue naar het eerst hogere managementniveau te communiceren
  3. Issueregister
    Hierin worden de gegevens en de status van alle issues die formeel gemanaged moeten worden bijgenhouden
  4. Dagelijks logboek
    Hierin maakt de Projectmanager aantekeningen over issues die niet formeel gemanaged worden
  5. Configuratie-itemrecord (Configuratie-itemrecord)
    Hierin worden alle relevante gegevens van de producten van het project geregistreerd.
De managementproducten bekijken

Minimum eisen

Om in het thema Wijziging volgens PRINCE2 te werken is minimaal nodig:

  • Een Wijzigingsbeheeraanpak waarin tenminste is vastgelegd:
    • hoe issues geïdentificeerd en beoordeeld worden;
    • hoe van issues beoordeeld wordt welke impact ze hebben op de business case;
    • de rollen en verantwoordelijkheden voor change control;
    • hoe baselines vastgesteld, onderhouden en beheerd worden;
  • Eén of ander vorm van een Issueregister waarin geïdentificeerde issues en beslissingen over de analyse, het management en de review daarvan worden vastgelegd;
  • Zeker stellen dat issues geïdentificeerd, beoordeeld, gemanaged en gereviewed worden gedurende het project;
  • Gebruikmaken van leerpunten als input voor issue-identificatie en -management.
Minimaal te gebruiken managementproducten

Daarnaast moeten de volgende managementproducten opgesteld en bijgehouden worden:

  1. Wijzigingsbeheeraanpak waarin beschreven wordt hoe en door wie de producten van het project beheerd en beschermd zullen worden;
  2. Een Issueregister waarin informatie over alle issues die formeel gemanaged worden.