PRINCE2 online

Het doel van het thema Voortgang is het instellen van mechanismen voor het bewaken en vergelijken van de werkelijke resultaten met de geplande, het geven van een prognose voor de projectdoelstellingen en de voortdurende levensvatbaarheid van het project, en het beheersen van eventuele onacceptabele verschillen.

Tolerantie

Toleranties zijn de toegestane verschillen boven of onder de in een plan gestelde doelen wat betreft tijd en kosten, zonder dat het verschil hoeft te worden geëscaleerd naar het volgende managementniveau. Er kunnen ook tolerantieniveaus bestaan voor kwaliteit, scope, benefits en risico's.

Afwijking

Een afwijking buiten de tolerantie is een situatie waarin de prognose aangeeft dat de afgesproken tolerantieniveaus overschreden zullen worden.

PRINCE2 heeft een aantal mechanismen om voortgang te beheersen:

delegeren van bevoegdheden van het ene managementniveau naar het volgende;
managen per fase, waarbij per fase toestemming wordt verleend om verder te gaan;
tijdgedreven en gebeurtenisgedreven voortgangsrapportages en reviews;
management by exception.

Delegeren en escaleren

Wanneer het project in de uitvoerende fases is, gaat het erom voortdurend vast te kunnen stellen of het werk voortgaat zoals gepland is, en of voortzetting van het project gerechtvaardigd is. Voortgang wordt gemanaged tussen de verschillende management niveaus in het project, waarbij het lagere niveau de informatie moet verstrekken waardoor het hogere niveau kan beslissen:

Delegeren en escaleren tussen de managementniveaus

Delegeren en tolerantie

In PRINCE2 wordt het project gemanaged door lagere niveaus in het project telkens toestemming te geven een deel van het werk uit te voeren binnen nauw omschreven grenzen. Op alle niveaus geldt: zolang de verwachte afwijking kleiner is dan de toegestane tolerantie hoeft er niet gëescaleerd te worden.

Tolerantie kan voor alle parameters van het project toegepast worden:

Kosten: over- of onderschrijding van gepland budget;
Tijd: over- of onderschrijding van geplande opleverdata;
Scope: prioriteit in de producten die opgeleverd moeten worden;
Risico: niveau van totale bedreiging voor de doelen van het project, of niveau van één specifiek risico dat niet overschreden mag worden;
Kwaliteit: bandbreedte van functioneren van een product die aanvaardbaar is;
Benefits: acceptabele bandbreedte voor verwachte benefits.

Tolerantie wordt door een managementniveau gezet voor het niveau daaronder:

Senior management of de klant bepaalt de tolerantie voor het gehele project, de projectolerantie die wordt vastgelegd in het Projectvoorstel;
De Stuurgroep kan voor iedere managementfase tolerantie voor één of meer van de zes beheersgebieden geven aan de Projectmanager;
De Projectmanager kan de Teammanager tolerantie(s) geven voor Werkpakketten.

Vaststellen van tolerantie

Tolerantie niveaus

Tijdgedreven en Gebeurtenisgedreven

Alle hulpmiddelen waarmee de voortgang van het project beheerst kunnen worden heten in PRINCE2 "Controls" (beheersinstrumenten). Wanneer beheersinstrumenten toegepast worden naar aanleiding van een gebeurtenis dan is er sprake van " Gebeurtenisgedreven beheersinstrumenten" . Een voorbeeld hiervan is het einde van een fase of een externe gebeurtenis waardoor het project wordt beïnvloed (bijvoorbeeld einde boekjaar). Wanneer beheersinstrumenten plaatsvinden met een bepaalde regelmaat, is er sprake van "Tijdgedreven beheersinstrumenten", bijvoorbeeld een reguliere voortgangsrapportage.

Beheersing van het project vindt altijd plaats tegen een vastgestelde plan (Project -, Fase- of Afwijkingsplan). Op het niveau van de teams vindt beheersing plaats op basis van geaccepteerde Werkpakketten.

Rapportage en escalatie

PRINCE2 kent twee niveaus van reguliere voortgansrapportage:

Tussen Teammanager en Projectmanager door middel van Checkpointrapporten;
Tussen Projectmanager en Stuurgroep door middel van Hoofdpuntenrapporten.

Managementproducten

Met het thema Voortgang hangen de volgende managementproducten samen:

Checkpointrapport
De standaard voortgangsrapportage van Teammanager naar Projectmanager
Hoofdpuntenrapport
De standaard voortgangsrapportage van Projectmanager naar Stuurgroep
Afwijkingsrapport
Hiermee stelt de Projectmanager de Stuurgroep op de hoogte van een afwijking
Werkpakket
Hiermee draagt de Projectmanager de uitvoering van een deel van de werkzaamheden op aan de Teammanager

De managementproducten bekijken

pargraaf	inhoud
Datum	De datum van de voortgangsbeoordeling.
Periode	De verslagperiode die het Checkpointrapport beslaat.
Vervolgacties	Uit voorgaande rapporten, bijvoorbeeld afgeronde actiepunten of uitstaande issues
Deze verslagperiode	Deze verslagperiode: de producten waaraan het team gedurende de verslagperiode heeft gewerkt; de producten die door het team gedurende de verslagperiode zijn afgerond; activiteiten op het gebied van kwaliteitsmanagement die gedurende de periode zijn uitgevoerd; geïdentificeerde leerpunten.
Volgende verslagperiode	Volgende verslagperiode: de producten waaraan het team in de volgende verslagperiode werkt; de producten die volgens planning in de volgende verslagperiode door het team worden afgerond; activiteiten op het gebied van kwaliteitsmanagement die gepland staan voor de volgende verslagperiode.
Tolerantiestatus Werkpakket	Hoe de uitvoering van het Werkpakket verloopt ten opzichte van de toleranties (bijv. werkelijke kosten/tijd/scope en prognose).
Issues en risico's	Actualisering van de issues en risico's die zijn verbonden met het Werkpakket.

pargraaf	inhoud
Datum	De datum van het rapport.
Periode	De verslagperiode waarop het Hoofdpuntenrapport betrekking heeft.
Samenvatting Status	Korte weergave van hoe de fase ervoor staat.
Deze verslagperiode	Werkpakketten – in afwachting van autorisatie, in uitvoering en afgerond in de periode (indien de Werkpakketten worden uitgevoerd door externe leveranciers, kan deze informatie vergezeld gaan van een inkooporder en factureringsgegevens); producten die zijn afgerond in de periode; producten die waren gepland maar waarmee geen begin is gemaakt of die niet zijn afgerond in de periode (en die een vroegtijdig waarschuwingssignaal kunnen zijn voor of een potentiële overschrijding kunnen zijn van de tijdtolerantie); corrigerende maatregelen die zijn genomen tijdens de periode.
Volgende verslagperiode	Werkpakketten – die geautoriseerd moeten worden, die in uitvoering zijn, en die moeten worden afgerond in de volgende periode (indien de Werkpakketten worden uitgevoerd door externe leveranciers, kan deze informatie vergezeld gaan van een inkooporder en factureringsgegevens); producten die moeten worden afgerond in de volgende periode; corrigerende maatregelen die moeten worden afgerond in de volgende periode.
Status project- en fasetolerantie	Hoe de uitvoering van het project en de fase presteert, ten opzichte van de toleranties (bijv. werkelijke kosten en tijd, en prognoses).
Wijzigingsverzoeken	Ingediend, goedgekeurd/ afgewezen en in behandeling.
Belangrijkste issues en risico’s	Samenvatting van werkelijke of potentiële problemen en risico's.
Leerpuntenrapport (indien van toepassing)	Een review van wat er goed ging, wat er slecht ging, en eventuele aanbevelingen aan het bedrijfs- of programmamanagement.

pargraaf	inhoud
Beschrijving van de afwijking	Een samenvatting van de afwijking buiten toleraties die wordt gerapporteerd.
Oorzaak van de afwijking	Een beschrijving van de oorzaak van de afwijking buiten toleraties van het huidige plan.
Gevolgen van de afwijking	Wat de implicaties zijn als de afwijking buiten toleraties niet wordt aangepakt voor: het project; het bedrijfs- of programmamanagement.
Opties	Wat zijn de beschikbare opties om de afwijking buiten toleraties aan te pakken en wat zou het effect zijn van iedere optie op de Business case, de risico's en de toleranties.
Aanbeveling	Welke van de beschikbare opties wordt aanbevolen, en waarom?

pargraaf	inhoud
Datum	De datum van de afspraken tussen de Projectmanager en de Teammanager/ bevoegde persoon.
Tean Manager of bevoegd persoon	De naam van de Teammanager of de persoon met wie de afspraak is gemaakt.
Beschrijving Werkpakket	Een beschrijving van het werk dat gedaan moet worden.
Technieken-processen en,-procedures	Alle technieken, tools, standaarden, processen of procedures die gebruikt moeten worden bij het vervaardigen van de specialistische producten.
Ontwikkelingsinterfaces	Interfaces die in stand moeten worden gehouden bij het ontwikkelen van de producten. Dit kunnen mensen zijn die informatie leveren of degenen die informatie moeten krijgen.
Interfaces met gebruik, beheer en onderhoud	Identificatie van eventuele specialistische producten, waarmee het (de) product(en) in het Werkpakket gekoppeld moet(en) zijn, zodra het product is opgeleverd en in gebruik is genomen. Het kan hierbij gaan om andere producten die moeten worden vervaardigd in het project, om bestaande producten, of om producten die door andere projecten moeten worden gemaakt (bijvoorbeeld als het project deel uitmaakt van een programma).
Eisen configuaratiemanagement	Een overzicht van de eventuele afspraken die de producent moet treffen voor, het versiebeheer van de producten in het Werkpakket, voor het verkrijgen van kopieën van andere producten of de Productbeschrijvingen daarvan, voor het indienen van het product bij configuratiemanagement, voor de eisen voor opslag of veiligheid, en wie, indien relevant, op de hoogte gebracht moet worden over wijzigingen in de status van het Werkpakket.
Gemeenschappelijke afspraken	Details van de afspraken over de te leveren inspanning, kosten, start- en einddatums en belangrijke mijlpalen voor het Werkpakket.
Toleranties	Informatie over de toleranties voor het Werkpakket (er zijn in ieder geval toleranties voor tijd en kosten, maar ze kunnen ook betrekking hebben op scope en risico's).
Beperkingen	Eventuele randvoorwaarden (los van de toleranties) voor het werk, de betrokken mensen, timing, wijzigingen, regels die nageleefd moeten worden (bijvoorbeeld beveiliging en veiligheid) en dergelijke).
Rapportageafspraken	De verwachte frequentie en inhoud van Checkpointrapporten.
Probleemafhandeling en escalatie	Dit verwijst naar de procedure voor het indienen van issues en risico's.
Passages of verwijzingen	Alle passages van of verwijzingen naar gerelateerde documenten, met name de volgende: uittreksel uit het Faseplan Dit zal het relevante onderdeel uit het Stage Plan voor de huidige managementfase zijn of een verwijzing daarnaar. Productbeschrijving(en) Dit is normaal gesproken een bijlage met de Productbeschrijving(en) van de producten die onderdeel uitmaken van het Werkpakket (let op dat de Productbeschrijving de te gebruiken kwaliteitsmethoden bevat).
Methode van goedkeuring	De persoon, de rol of de groep die de afgeronde producten in het Werkpakket zal goedkeuren, en hoe de Projectmanager in kennis wordt gesteld van de afronding van de producten en het Werkpakket.

Minimum eisen

Om in het thema Voortgang volgens PRINCE2 te werken is minimaal nodig:

In de PID vastgestelde werkwijze voor het bewaken van voortgang;
Toepassen van managementfasen;
Gebruik van toleranties en Management by exception;
De business case onderzoeken wanneer afwijkingen optreden;
Lessen leren.