Het doel van het thema Voortgang is het instellen van mechanismen voor het bewaken en vergelijken van de werkelijke resultaten met de geplande, het geven van een prognose voor de projectdoelstellingen en de voortdurende levensvatbaarheid van het project, en het beheersen van eventuele onacceptabele verschillen.
Tolerantie

Toleranties zijn de toegestane verschillen boven of onder de in een plan gestelde doelen wat betreft tijd en kosten, zonder dat het verschil hoeft te worden geëscaleerd naar het volgende managementniveau. Er kunnen ook tolerantieniveaus bestaan voor kwaliteit, scope, benefits en risico's.

Afwijking

Een afwijking buiten de tolerantie is een situatie waarin de prognose aangeeft dat de afgesproken tolerantieniveaus overschreden zullen worden.

PRINCE2 heeft een aantal mechanismen om voortgang te beheersen:

  • delegeren van bevoegdheden van het ene managementniveau naar het volgende;
  • managen per fase, waarbij per fase toestemming wordt verleend om verder te gaan;
  • tijdgedreven en gebeurtenisgedreven voortgangsrapportages en reviews;
  • management by exception.
Delegeren en escaleren
Wanneer het project in de uitvoerende fases is, gaat het erom voortdurend vast te kunnen stellen of het werk voortgaat zoals gepland is, en of voortzetting van het project gerechtvaardigd is. Voortgang wordt gemanaged tussen de verschillende management niveaus in het project, waarbij het lagere niveau de informatie moet verstrekken waardoor het hogere niveau kan beslissen:

Delegeren en escaleren tussen de managementniveaus

Delegeren en tolerantie

In PRINCE2 wordt het project gemanaged door lagere niveaus in het project telkens toestemming te geven een deel van het werk uit te voeren binnen nauw omschreven grenzen. Op alle niveaus geldt: zolang de verwachte afwijking kleiner is dan de toegestane tolerantie hoeft er niet gëescaleerd te worden.

Tolerantie kan voor alle parameters van het project toegepast worden:

  • Kosten: over- of onderschrijding van gepland budget;
  • Tijd: over- of onderschrijding van geplande opleverdata;
  • Scope: prioriteit in de producten die opgeleverd moeten worden;
  • Risico: niveau van totale bedreiging voor de doelen van het project, of niveau van één specifiek risico dat niet overschreden mag worden;
  • Kwaliteit: bandbreedte van functioneren van een product die aanvaardbaar is;
  • Benefits: acceptabele bandbreedte voor verwachte benefits.

Tolerantie wordt door een managementniveau gezet voor het niveau daaronder:

  • Senior management of de klant bepaalt de tolerantie voor het gehele project, de projectolerantie die wordt vastgelegd in het Projectvoorstel;
  • De Stuurgroep kan voor iedere managementfase tolerantie voor één of meer van de zes beheersgebieden geven aan de Projectmanager;
  • De Projectmanager kan de Teammanager tolerantie(s) geven voor Werkpakketten.
Vaststellen van tolerantie

Tolerantie niveaus

Tijdgedreven en Gebeurtenisgedreven
Alle hulpmiddelen waarmee de voortgang van het project beheerst kunnen worden heten in PRINCE2 "Controls" (beheersinstrumenten). Wanneer beheersinstrumenten toegepast worden naar aanleiding van een gebeurtenis dan is er sprake van " Gebeurtenisgedreven beheersinstrumenten" . Een voorbeeld hiervan is het einde van een fase of een externe gebeurtenis waardoor het project wordt beïnvloed (bijvoorbeeld einde boekjaar). Wanneer beheersinstrumenten plaatsvinden met een bepaalde regelmaat, is er sprake van "Tijdgedreven beheersinstrumenten", bijvoorbeeld een reguliere voortgangsrapportage.

Beheersing van het project vindt altijd plaats tegen een vastgestelde plan (Project -, Fase- of Afwijkingsplan). Op het niveau van de teams vindt beheersing plaats op basis van geaccepteerde Werkpakketten.

Rapportage en escalatie

PRINCE2 kent twee niveaus van reguliere voortgansrapportage:

  1. Tussen Teammanager en Projectmanager door middel van Checkpointrapporten;
  2. Tussen Projectmanager en Stuurgroep door middel van Hoofdpuntenrapporten.
Managementproducten

Met het thema Voortgang hangen de volgende managementproducten samen:

  1. Checkpointrapport
    De standaard voortgangsrapportage van Teammanager naar Projectmanager
  2. Hoofdpuntenrapport
    De standaard voortgangsrapportage van Projectmanager naar Stuurgroep
  3. Afwijkingsrapport
    Hiermee stelt de Projectmanager de Stuurgroep op de hoogte van een afwijking
  4. Werkpakket
    Hiermee draagt de Projectmanager de uitvoering van een deel van de werkzaamheden op aan de Teammanager
De managementproducten bekijken

Minimum eisen

Om in het thema Voortgang volgens PRINCE2 te werken is minimaal nodig:

  • In de PID vastgestelde werkwijze voor het bewaken van voortgang;
  • Toepassen van managementfasen;
  • Gebruik van toleranties en Management by exception;
  • De business case onderzoeken wanneer afwijkingen optreden;
  • Lessen leren.