Het doel van het proces Sturen van een project is de Stuurgroep in staat te stellen eindverantwoordelijk te zijn voor het slagen van het project, door middel van het nemen van belangrijke beslissingen en het uitoefenen van beheersing over het geheel terwijl hij het dagelijks management delegeert aan de Projectmanager.
Doelstellingen

De doelstelling van het proces Sturen van een project is ervoor zorgen dat:

  • bevoegdheid aanwezig is om het project te initiëren;
  • bevoegdheid aanwezig is om de producten van het project op te leveren;
  • het management gedurende de hele levenscyclus van het project stuurt en beheerst, en dat het project levensvatbaar blijft;
  • het bedrijfs- of programmamanagement een interface heeft met het project; bevoegdheid aanwezig is het project af te sluiten;
  • de plannen voor het realiseren van de benefits na afloop van het project worden gemanaged en gereviewed.
Het proces Sturen van een project begint na afronding van het proces Opstarten van een project en start nadat het verzoek om goedkeuring om het project te initiëren is ontvangen.

Het proces Sturen van een project beschrijft de activiteiten van de Stuurgroep, en het houdt zich niet bezig met het dagelijks managen van het project. Dit proces werkt door Management by exception: de Stuurgroep krijgt regelmatige voortgangsrapporten en gebruikt een gering aantal beslismomenten. Regelmatige vergaderingen zijn niet nodig.

De communicatie tussen de Stuurgroep en Senior management of de klant is tweerichting verkeer, en de Stuurgroep moet ervoor zorgen dat het project blijft aansluiten bij de strategie van de organisatie, het programma of de klant. De manier waarop communicatie plaats zal vinden wordt vast gelegd in de Communicatiemanagementaanpak.

De Stuurgroep moet naar de Projectmanager in communicatie en aanwijzingen als collectief optreden. Wanneer er tegenstellingen binnen de Stuurgroep aan de Projectmanager duidelijk worden moet hij dit aan de Opdrachtgever voorleggen.

De borgings-verantwoordelijkheden van de Stuurgroep zijn overigens niet als afzonderlijke activiteiten in Sturen van een project opgenomen, en daarnaast is het goed om te bedenken dat hier alleen de formele activiteiten van de Stuurgroep worden weergegeven en dat de talloze gesprekken, telefoontjes etc. die een wezenlijk onderdeel zijn van de kontakten tussen een Projectmanager en zijn opdrachtgever hier geen plaats hebben.

Sturen van een project

Sturen van een project

Zoals uit de tabel hieronder blijkt: de Stuurgroep maakt zelf geen managementproducten, maar beoordeelt de managementproducten die door de Projectmanager worden voorgelegd:

Goedkeuren
Goedkeuren
Review
Goedkeuren
Goedkeuren
Goedkeuren
Onderzoeken
Onderzoeken
Goedkeuren
Goedkeuren