Het doel van het proces Initiëren van een project is het leggen van een stevige basis voor het project, waardoor de organisatie duidelijkheid krijgt over het werk dat moet worden gedaan om de producten van het project op te leveren voordat aanzienlijke uitgaven worden gedaan.

In Opstarten van een project is een eerste begin gemaakt met het definiëren van het project. Maar omdat Opstarten van een project bij voorkeur snel uitgevoerd moet worden, is het goed denkbaar dat er nog toevoegingen, verfijningen en uitwerkingen nodig zijn om tot een goed begrip van het project te komen. Het proces Initiëren van een project biedt daar alle gelegenheid voor. Het spreekt voor zich dat het niet de bedoeling is het werk van Opstarten van een project over te doen.

Naast een goed en gedeeld begrip van wat het project inhoudt, is het nodig een heldere manier van sturen in het project af te spreken, en daarom is ook een Projectplan nodig waarin vertrouwen bestaat.

Doelstellingen

De doelstelling van het proces Initiëren van een project is ervoor zorgen dat er een gemeenschappelijke visie bestaat op:

  • de redenen om het project te doen, de verwachte benefits en de daarmee verbonden risico's;
  • de scope van wat moet worden gedaan en de producten die moeten worden opgeleverd;
  • hoe en wanneer de producten van het project worden opgeleverd en tegen welke kosten;
  • wie wordt betrokken bij de besluitvorming; hoe de vereiste kwaliteit wordt gerealiseerd;
  • hoe baselines worden vastgesteld en beheerst;
  • hoe risico's, issues en wijzigingen worden geïdentificeerd, beoordeeld en beheerst;
  • hoe voortgang wordt bewaakt en beheerst; wie informatie nodig heeft, in welke vorm en op welk moment;
  • hoe de projectmanagementmethode van het bedrijf of het programma op maat wordt gemaakt om te passen bij het project.

Kortom: het gaat erom het project zó in te richten dat tijdens de uitvoering geen onduidelijkheid kan ontstaan over hoe er met alle aspecten van het project omgegaan zal worden.

Initiëren van een project start nadat de Stuurgroep het Projectvoorstel heeft beoordeeld en toestemming geeft om IP te starten. Aan het eind levert dit proces de PID op, die ter goedkeuring aan de Stuurgroep wordt voorgelegd.

Initiëren van een project is gericht op het leggen van de fundamenten voor het realiseren van een succesvol project. Meer in het bijzonder moet het voor alle partijen duidelijk zijn wat het project bedoelt te realiseren, waarom dat nodig is, hoe het eindresultaat gerealiseerd gaat worden en wat hun verantwoordelijkheden zijn, zodat er werkelijk draagvlak voor het project kan bestaan.

Het proces Initiëren van een project stelt de Stuurgroep, via Sturen van een project in staat om te besluiten of het project al dan niet voldoende is afgestemd op de bedrijfs- of programmadoelstellingen om de voortzetting van het project te kunnen goedkeuren. Als de organisatie in plaats daarvan rechtstreeks van Opstarten van een project zou overgaan naar Beheersen van een fase kan zij worden gedwongen om aanzienlijke financiële resources beschikbaar te stellen zonder dat een goed inzicht bestaat in de manier waarop de doelstellingen zullen worden gerealiseerd. Zonder een stevige definitie zal de Stuurgroep een sprong in het diepe maken.

Wanneer het project zich afspeelt on een commerciële context, waar de Leverancier een eigen business case heeft, moet extra aandacht aan de activiteiten in IP gegeven worden.

Initiëren van een project

Initiëren van een project

Voor alle managementproducten die in IP worden opgesteld geldt dat ze in verhouding met de omvang van het project moeten zijn!

In IP wordt alle informatie die nodig is om het project tijdens de uitvoering te beheersen verzameld en onderling afgestemd.

Voor een deel is dit nieuwe informatie, en voor een ander deel is het informatie die al gedeeltelijk voorhanden is, maar nog aanscherpt moet worden. Hiernaast staat een overzicht van de managementproducten die in IP een rol spelen:

Opgenomen in de PID
Aanmaken
Aanmaken
Aanmaken
Aanmaken
Aanmaken
Aanmaken
Bijwerken
Aangemaakt in Opstarten van een project
Samenstellen
Niet opgenomen in de PID
Openen
Openen
Openen
Openen
Aanmaken
Bijwerken