Het doel van het proces Beheersen van een faseovergang is om te zorgen dat de Stuurgroep door de Projectmanager wordt voorzien van voldoende informatie om het succes van de huidige fase te kunnen reviewen, om het volgende Faseplan te kunnen goedkeuren, om het geactualiseerde Projectplan te kunnen reviewen en de voortdurende zakelijke rechtvaardiging en aanvaardbaarheid van risico's te kunnen bevestigen. Het proces moet daarom aan het einde of tegen het einde van iedere managementfase worden uitgevoerd.

Projecten verlopen niet altijd volgens plan en in reactie op een Afwijkingsrapport (als uit de prognose blijkt dat de toleranties van de fase of het project worden overschreden) kan de Stuurgroep verzoeken dat de huidige fase (en mogelijk het hele project) opnieuw wordt gepland. De output van deze herplanning is een Afwijkingsplan, dat op dezelfde wijze als een Faseplan ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de Stuurgroep

Een positief besluit om niet verder te gaan is geen mislukking. Het bieden van onvoldoende informatie, waardoor de Stuurgroep geen verantwoorde beslissing kan nemen, is echter wel een mislukking, aangezien het kan leiden tot een verkeerd besluit

Doelstellingen

De doelstelling van het proces Beheersen van een faseovergang is het volgende.

  • De Stuurgroep de zekerheid te geven dat alle producten in het Faseplan voor de huidige fase zijn afgerond en goedgekeurd.
  • Het Faseplan voor de volgende fase opstellen.
  • De Project initiation documentation reviewen en, indien noodzakelijk, actualiseren (met name de Business case, het Projectplan, de projectaanpak, strategieën, projectmanagementeamstructuur en rolbeschrijvingen).
  • De informatie leveren die de Stuurgroep nodig heeft om de voortdurende levensvatbaarheid van het project te beoordelen – inclusief de totale risicoblootstelling.
  • Eventuele informatie of leerpunten vastleggen die nuttig kunnen zijn voor latere fasen van dit project en/of andere projecten. Verzoeken om autorisatie voor het starten van de volgende fase.

Bij afwijkingen buiten de toleranties zijn de doelstellingen van het proces Beheersen van een faseovergang de volgende:

  • De PID reviewen en bijwerken indien noodzakelijk, en in het bijzonder de kwaliteitsverwachting van de klant, projectaanpak, controls en de rolbeschrijvingen.
  • De Stuurgroep de informatie verstrekken waarmee beoordeeld kan worden of het project nog levensvatbaar is.
  • Een Afwijkingsplan opstellen zoals gevraagd door de Stuurgroep.
  • Goedkeuring vragen om het Projectplan of Faseplan voor de huidige fase te vervangen door het Afwijkingsplan
Managen van een faseovergang wordt door de Projectmanager gestart wanneer een faseovergang aanstaande is, of wanneer de Stuurgroep opdracht geeft een Afwijkingsplan te ontwikkelen.

De uitvoering van het project gaat per fase. Binnen de fase moet de Projectmanager ervoor zorgen dat:

Het proces Beheersen van een faseovergang is bijzonder in het opzicht dat het door twee verschillende triggers geactiveerd wordt: reguliere afsluiting van een fase of de opdracht om het huidige Faseplan te vervangen door een Afwijkingsplan. Toch is dit logisch: in beide gevallen gaat het erom dat Stuurgroep over de voortgang van het project beslist aan de hand van een deelplan in de context van het geheel.

Om te kunnen beslissen over de voortzetting van het project heeft de Stuurgroep de volgende informatie nodig:

  • De uitvoering van de afgelopen fase;
  • Het plan voor de volgende fase;
  • Geldigheid van de informatie over het project zoals vastgelegd in de PID: Projectplan, Business case, project approach, samenstelling van het Projectmanagement team. Indien nodig zullen van onderdelen van de PID nieuwe versies gemaakt moeten worden;
  • De risicostatus van het project.

Het is ook van belang om te erkennen dat projecten verkeerd kunnen lopen of dat onder invloed van externe factoren de zakelijke rechtvaardiging niet langer valide is. Een eerste aanwijzing voor een potentiële mislukking is de prognose van de Projectmanager dat één van de toleranties van het project of de fase waarschijnlijk wordt overschreden. In dergelijke gevallen is het van belang dat er een werkwijze bestaat voor corrigerende maatregelen om het project weer in het juiste spoor te krijgen.

Beheersen van een faseovergang

Beheersen van een faseovergang

Aanmaken
Aanmaken