Het doel van het proces Afsluiten van een project is zorgen voor een vast punt waarop de acceptatie van het projectproduct wordt bevestigd, en wordt vastgesteld dat de doelstellingen die waren vastgelegd in de oorspronkelijke Project initiation documentation zijn gerealiseerd (of dat goedgekeurde wijzigingen in de doelstellingen zijn gerealiseerd). Ook kan worden vastgesteld dat het project niets meer heeft bij te dragen.

Als onderdeel van de afsluiting van een project maakt de Projectmanager het Projecteindrapport aan, waarin verslag wordt gedaan van de prestaties van het project.

Ook een project dat voortijdig wordt beëindigd moet zorgvuldig worden afgesloten. Hiermee wordt bereikt dat in ieder geval duidelijk wordt wat er wél is bereikt en welke stappen er genomen moeten worden uitgaande van de situatie na het einde van het project, en dat er een overzicht van de financiële situatie van het project ontstaat.

Doelstellingen

De doelstelling van het proces Afsluiten van een project is:

  • de gebruikersacceptatie van de producten van het project verifiëren;
  • zorgen dat de gastlocatie in staat is om de producten te ondersteunen als het project is ontbonden;
  • de prestaties van het project ten opzichte van de baselines reviewen; benefits die reeds zijn gerealiseerd beoordelen, de raming voor de resterende benefits actualiseren en een review voor die niet gerealiseerde benefits plannen;
  • waarborgen dat er maatregelen zijn genomen voor het aanpakken van alle openstaande issues en risico's, met aanbevelingen voor vervolgacties.
Bij reguliere projectafsluiting wordt Afsluiten van een project door de Projectmanager gestart aan het eind van de laatste uitvoeringsfase. Bij voortijdige projectafsluiting wordt Afsluiten van een project start de Projectmanager Afsluiten van een project in opdracht van de Stuurgroep.

Elk project hoort zorgvuldig afgesloten te worden, ook als het tussentijds beëindigd wordt. Aan het eind van het project moeten de formele oplevering en acceptatie van de producten geregeld worden, en moet zeker gesteld worden dat de producten inderdaad in gebruik genomen en onderhouden kunnen worden. Alle uitstaande restpunten die uit het Issueregister bekend zijn, moeten geadresseerd worden.

enslotte moet er een overzicht van de status van de benefits gemaakt worden: welke zijn al behaald, hoe is het vooruitzicht van de benefits die nog niet behaald zijn, en op welke wijze zal in de toekomst onderzocht worden hoe het project als geheel aan de beoogde benefits heeft bijgedragen.

Activiteiten ten behoeve van het afsluiten moeten worden gepland als onderdeel van het Faseplan voor de laatste managementfase. Bij het afsluiten van een project moeten werkzaamheden worden verricht om input voor de Stuurgroep op te stellen teneinde goedkeuring te verkrijgen voor het afsluiten van het project. Vervolgens moet de Opdrachtgever ook het bedrijfs- of programma management melden dat het project is afgesloten.

Er zijn wellicht na afloop van het project een aantal acties vereist die specifiek zijn voor de producten van het project. Deze moeten worden vastgelegd en gepland als aanbevelingen voor vervolgacties. Deze aanbevelingen voor vervolgacties kunnen verschillende ontvangers hebben en moeten daarom wellicht afzonderlijk worden uitgegeven.

Afsluiten van een project

Afsluiten van een project

Voor het Leerpuntenrapport geldt dat het als aanvulling op het Leerpuntenlogboek gemaakt kan worden als er meer informatie nodig is. De bedoeling is dat een Leerpuntenrapport aanzet tot actie zodat positieve ervaringen verankerd worden in de werkwijze van de organisatie en negatieve lessen ertoe leiden dat de zelfde fouten in toekomstige projecten niet nog eens gemaakt worden.

Een Leerpuntenrapport kan op ieder moment in het project opgesteld worden. Er zouden verschillende Leerpuntenrapporten opgesteld kunnen worden voor de klant en voor de leverancier. De gegevens uit het rapport zouden gebruikt moeten worden door de afdeling die verantwoordelijk is voor het onderhoud van het kwaliteitssysteem van klant of leverancier.

Aanmaken