PRINCE2 online

Gebaselined

Worden onder wijzigingsbeheer gebracht en kunnen dus alleen via de wijzigingsprocedure veranderd worden:

pargraaf	inhoud
Scope van Benefitsmanagementaanpak	geeft aan welke benefits gemeten moeten worden.
Wie eindverantwoordelijk is voor de verwachte benefits
Hoe en wanneer de te verwachten benefits te meten	meestal na het project, soms ook al tijdens het project
Welke resources nodig zijn voor de uitvoering van het reviewwerk.	Elk plan bevat de resources voor de uitvoering van het plan
Nulmeting	waartegen de verbeteringen worden gemeten.
Hoe de prestaties van het product van het project worden gereviewd

pargraaf	inhoud
Samenvatting voor de opdrachtgever	Geeft de belangrijkste punten in de Business case weer, met in ieder geval de belangrijke benefits en de return on investment (ROI).
Redenen	Stelt de redenen vast voor het uitvoeren van het project en legt uit hoe het project zal bijdragen aan het realiseren van bedrijfsstrategieën en -doelstellingen.
Overwogen alternatieven	Analyse van, en onderbouwde aanbeveling voor, de fundamentele opties: doe niets, doe het minimale, of doe iets.
Verwachte benefits	De benefits die het project zal opleveren, uitgedrukt in meetbare eenheden ten opzichte van de situatie voorafgaand aan het project. Benefits moeten zowel kwalitatief als kwantitatief zijn. Zij moeten passen bij de bedrijfs- of programmabenefits. Er moeten toleranties worden ingesteld voor iedere benefit en voor het totaal van de benefits. Alle eisen aan benefitsrealisatie moeten worden vermeld.
Verwachte dis-Benefits	Effecten die door een of meer stakeholders als negatief worden beschouwd. Dis-benefits zijn werkelijke gevolgen van een activiteit, terwijl een risico, per definitie, een mate van onzekerheid heeft of het zal optreden. Bijvoorbeeld: het besluit om twee onderdelen van een organisatie samen te voegen op een nieuwe locatie kan benefits hebben (bijv. betere samenwerking), kosten (bijv. het uitbreiden van een van de twee locaties) en dis-benefits (bijv. productiviteitsverlies tijdens de fusie). De waarde van dis-benefits moet worden geschat en meegenomen in de investeringsbeoordeling.
Doorlooptijd	Volgens welke het project zal verlopen (samenvatting van het Project Plan) en de periode waarin de benefits gerealiseerd zullen worden. Deze informatie wordt vervolgens bij de planning (Project Plan, Stage Plan en Benefitsmanagementaanpak) gebruikt bij het nemen van besluiten over timing.
Kosten	Een overzicht van de projectkosten (overgenomen uit het Project Plan), de doorlopende kosten van gebruik, beheer en onderhoud en de financieringsafspraken.
Investeringsbeoordeling	Vergelijkt het totaal van de benefits en dis-benefits met de projectkosten (gehaald uit het Project Plan) en veranderingen in de kosten van beheer en onderhoud. Bij de analyse kunnen technieken als kasstroomoverzicht, ROI, netto contante waarde, interne rentevoet en terugverdientijd worden toegepast. De doelstelling is om de waarde van een project als investering te kunnen bepalen. De investeringsbeoordeling moet ook aandacht besteden aan de financiering van het project.
Belangrijkste risico’s	Geeft een samenvatting van de grootste risico's die verbonden zijn met het project, alsmede van de waarschijnlijke impact ervan, en van de plannen voor als ze optreden.

pargraaf	inhoud
Inleiding	Vermeldt het doel, de doelstellingen, de scope, en identificeert wie verantwoordelijk is voor de strategie.
Communicatiemanagement procedure	Een beschrijving van (of verwijzing naar) alle communicatiemethoden die gebruikt moeten worden. Iedere verschil ten opzichte van de standaarden van het bedrijfs- of programmamanagement moet duidelijk worden aangegeven, met een rechtvaardiging voor die verschil.
Tools en technieken	Verwijst voor elke stap in het communicatieproces naar alle communicatietools die moeten worden gebruikt, en naar eventuele voorkeuren voor technieken die kunnen worden gebruikt.
Records	Definitie van de communicatierecords die vereist zijn en waar ze worden opgeslagen (bijv. het registreren van externe correspondentie).
Rapportage	Beschrijft alle rapporten die over het communicatieproces moeten worden gemaakt, inclusief het doel, de timing en de ontvangers daarvan (bijv. prestatie-indicatoren).
Timing van de communicatieactiviteiten	Stelt vast wanneer formele communicatieactiviteiten moeten worden uitgevoerd (bijv. aan het einde van een fase), waaronder audits op de effectiviteit van de communicatiemethoden.
Rollen en verantwoordelijkheden	Beschrijft wie verantwoordelijk is voor welke aspecten van het communicatieproces, waaronder alle bedrijfs- of programmamanagementrollen die betrokken zijn bij communicatie.
Stakeholderanalyse	identificatie van de geïnteresseerde partijen (waartoe kunnen behoren: personeel van de financiële afdeling, gebruikersforum, interne audit, bedrijfs- of programmakwaliteitsborging, concurrenten, enz.); huidige relatie; gewenste relatie; interfaces; belangrijke boodschappen.
Informatiebehoeften voor iedere geïnteresseerde partij	noodzakelijke informatie die door het project moet worden geleverd; noodzakelijke informatie die aan het project moet worden verstrekt; informatieleverancier en -ontvanger; frequentie van communicatie; vormen van communicatie; format van de communicatie.

pargraaf	inhoud
Inleiding	Vermeldt het doel, de doelstellingen en de scope, en identificeert wie verantwoordelijk is voor de strategie.
Configuratiemanagementprocedure	Een beschrijving van (of verwijzing naar) de te gebruiken configuratiemanagementprocedure. Iedere verschil ten opzichte van de standaarden van het bedrijfs- of programmamanagement moet duidelijk worden aangegeven, met een rechtvaardiging voor die verschil. De procedure moet betrekking hebben op activiteiten zoals: planning, identificatie, beheersing (waaronder opslag/terugvinden, productbeveiliging, overdrachtsprocedures, enz.), statusverantwoording, verificatie en audit.
Procedure voor issue- en wijzigingsbeheer	Een beschrijving van (of verwijzing naar) de te gebruiken procedures voor issue- en wijzigingsbeheer. Iedere verschil ten opzichte van de standaarden van het bedrijfs- of programmamanagement moet duidelijk worden aangegeven, met een rechtvaardiging voor die verschil. De procedure moet betrekking hebben op activiteiten zoals: verzamelen, onderzoeken, voorstellen, besluiten en implementeren.
Tools en technieken	Verwijst voor elke stap in de configuratiemanagementprocedure naar alle te gebruiken configuratiemanagementsystemen of -tools, en naar eventuele voorkeuren voor technieken.
Records	Definitie van de samenstelling en het format van het Issueregister en de Configuratie-itemrecords.
Rapportage	Beschrijft de samenstelling en het format van de rapporten die gemaakt moeten worden (Issuerapport, Productstatusoverzicht), hun doel, de timing en de gekozen ontvangers. Dit moet ook een review bevatten van het functioneren van de procedures.
Timing van de activiteiten van configuratiemanagement en van issue- en wijzigingsbeheer	Legt vast wanneer formele activiteiten ondernomen moeten worden, bijvoorbeeld configuratieaudits.
Rollen en verantwoordelijkheden	Beschrijft wie verantwoordelijk is voor welke aspecten van de procedures, waaronder alle bedrijfs- of programmamanagementrollen die betrokken zijn bij het configuratiemanagement van de producten van het project. Beschrijft of een Wijzigignsautoriteit en/of een wijzigingsbudget wordt ingezet.
Schalen-voor-prioriteit-en-ernst	Voor het bepalen van de prioriteit van wijzigingsverzoeken en afwijkingen van de specificatie, en voor het bepalen welk managementniveau besluiten kan nemen over de ernst van een issue.

pargraaf	inhoud
Beschrijving plan	Een korte beschrijving van wat het plan beslaat (bijv. project, fase, team, afwijking) buiten de toleranties en de planningsaanpak.
Randvoorwaarden plan	Bevatten alle fundamentele aspecten die aanwezig moeten zijn, en blijven, om het plan te laten slagen.
Externe afhankelijkheden	Die van invloed zouden kunnen zijn op het plan.
Aannamen planning	Waarop het plan is gebaseerd.
Verwerkte leerpunten	Informatie over relevante leerpunten uit eerdere vergelijkbare projecten, die zijn gereviewd en die een plaats hebben gekregen in dit plan.
Bewaking en beheersing	Informatie over hoe het plan wordt bewaakt en beheerst.
Budgetten	Hebben betrekking op tijd en kosten, inclusief voorzieningen voor risico's en wijzigingen.
Toleranties	Tijd-, kosten- en scopetoleranties op het niveau van het plan (dat ook meer specifieke toleranties op fase- of teamniveau kan bevatten).
Productbeschrijvingen	Hebben betrekking op de producten die vallen binnen de scope van het plan (voor het Project Plan zal dit onder andere het product van het project zijn; voor het faseplan zullen dit de faseproducten zijn; en voor een Team Plan zou dit een verwijzing naar het toegewezen Werkpakket moeten zijn). Kwaliteitstoleranties zullen in iedere Productbeschrijving worden gedefinieerd.
Planning	Wat een grafische weergave kan bevatten van: Gantt chart of balkenplanning; productdecompositiestructuur (zie voor een voorbeeld bijlage D); productstroomschema (zie voor een voorbeeld bijlage D); activiteitennetwerkplanning; tabel met resource-eisen – op resourcesoort (bijv. vier technici, één testmanager, één bedrijfsanalist); tabel met vereiste/toegewezen specifieke resources – op naam (bijv. Thomas, Brahim en Eva).

pargraaf	inhoud
ID	Unieke sleutel, waarschijnlijk toegewezen door de configuratiemanagementmethode, met daarin meestal de projectnaam, de itemnaam en het versienummer.
Naam	Naam waaronder het product bekend staat.
Doel	Dit definieert het doel dat het product gaat vervullen en wie het gaat gebruiken. Is het een middel tot een doel of een doel in zichzelf? Het definiëren van het doel helpt bij het zicht krijgen op onder meer de functies, de omvang, de kwaliteit, de complexiteit en de robuustheid van het product.
Samenstelling	Dit is een lijst met de onderdelen van het product. Als het product bijvoorbeeld een rapport is, dan zou dit een lijst kunnen zijn met de verwachte hoofdstukken of paragrafen.
Herkomst	Wat zijn de producten waaruit dit product voortkomt? Voorbeelden zijn: een ontwerp is ontleend aan een specificatie; een product is gekocht van een leverancier; de verwachte benefits zijn geformuleerd door de gebruiker; een product is verkregen van een andere afdeling of team.
Formaat en presentatie	De (fysieke) kenmerken van het product. Als het product bijvoorbeeld een rapport is, dan specificeert dit onderdeel of het rapport de vorm moet hebben van een document, een presentatie of e-mail.
Vereiste ontwikkelvaardigheden	Een beschrijving van de vaardigheden die vereist zijn om het product te ontwikkelen of een suggestie waar de ontwikkelresources vandaan zouden kunnen komen. Het op individueel niveau bepalen wie deze vaardigheden zou bezitten, kan worden uitgesteld tot de planning van de fase waarin het product moet worden gemaakt.
Kwaliteitscriteria	Volgens welke kwaliteitsspecificatie moet het product worden vervaardigd, en welke kwaliteitsmetingen zullen worden verricht door degenen die het voltooide product gaan inspecteren? Dit kan een eenvoudige verwijzing zijn naar een of meer algemene standaarden die elders zijn vastgelegd, of het kan een volledige uitleg zijn van een of andere maatstaf die toegepast gaat worden. Als het product in verschillende stadia wordt ontwikkeld en goedgekeurd (bijv. 'ontmanteld apparaat, 'verplaatst apparaat', 'opnieuw samengesteld apparaat'), moeten de kwaliteitscriteria gegroepeerd worden aan de hand van het stadium waarvoor deze van toepassing zijn.
Kwaliteitstolerantie	Informatie over eventuele grenzen van de kwaliteitscriteria waarbinnen het product acceptabel blijft.
Kwaliteitsmethode	De soorten kwaliteitsmethoden – bijvoorbeeld ontwerpverificatie, pilot, test, inspectie of review – die worden gebruikt om de kwaliteit of de functionaliteit van het product te controleren
Vereiste kwaliteitsvaardigheden	Een beschrijving van de vaardigheden die vereist zijn voor het toepassen van de kwaliteitsmethode of een suggestie waar de controleresources vandaan zouden kunnen komen. Het op individueel niveau bepalen wie deze vaardigheden zou bezitten, kan worden uitgesteld tot de planning van de fase waarin de kwaliteitsinspectie moet worden uitgevoerd.
Kwaliteitsverantwoordelijkheden	Het bepalen van de producent, de reviewer(s) en goedkeurder(s) voor het product.

pargraaf	inhoud
Projectdefinitie	Legt uit wat het project dient te realiseren. De projectdefinitie moet in ieder geval het volgende bevatten: achtergrond; projectdoelstellingen (prestatiedoelen wat betreft tijd, kosten, kwaliteit, scope, risico's en benefits); gewenste eindresultaten; projectscope en uitsluitingen; beperkingen en aannamen; projectoleranties; de gebruiker(s) en eventuele andere geïnteresseerde partijen; interfaces.
Business case op hoofdlijnen	Redenen waarom het project nodig is en de betreffende keuze is gemaakt uit de overwogen alternatieven. Dit wordt later gedurende het proces Initiëren van een project ontwikkeld tot een uitgewerkte Business case.
Projectproductbeschijving	Waarin onder andere de kwaliteitsverwachtingen van de klant, acceptatiecriteria van de gebruiker en acceptatiecriteria van beheer en onderhoud, beschreven worden.
Projectaanpak	Om te bepalen welke oplossing wordt gekozen om toe te passen in het project voor het opleveren van het gekozen alternatief uit de Business case, waarbij rekening wordt gehouden met de operationele omgeving waarvoor de oplossing geschikt moet zijn.
Projectmanagementteamstructure	Een diagram dat weergeeft wie betrokken zal zijn bij het project.
Rolbeschrijvingen	Voor het projectmanagementteam en eventuele andere belangrijke resources die op dit moment zijn geïdentificeerd.
Verwijzingen	Naar alle gerelateerde documenten of producten.

pargraaf	inhoud
Projectdefinitie	Legt uit wat het project dient te realiseren. De projectdefinitie moet in ieder geval het volgende bevatten: achtergrond; projectdoelstellingen en gewenste eindresultaten; projectscope en uitsluitingen; beperkingen en aannamen; de gebruiker(s) en eventuele andere geïnteresseerde partijen; interfaces.
Projectaanpak	Om te bepalen welke oplossing wordt gekozen om toe te passen in het project voor het opleveren van het gekozen alternatief uit de Business case, waarbij rekening wordt gehouden met de operationele omgeving waarvoor de oplossing geschikt moet zijn.
Business case	Beschrijft de rechtvaardiging voor het project gebaseerd op de geschatte kosten, risico's en benefits.
Projectmanagementteamstructuur	Een diagram dat weergeeft wie betrokken zal zijn bij het project.
Rolbeschrijvingen	Voor het project-managementteam en eventuele andere belangrijke resources.
Kwaliteitsmanagementaanpak	Beschrijft de kwaliteitstechnieken en -standaarden die moeten worden toegepast, en de verantwoordelijkheden voor het bereiken van de vereiste kwaliteitsniveaus.
Wijzigingsbeheeraanpak	Beschrijft hoe en door wie de producten van het project worden beheerst en beschermd.
Risicomanagementaanpak	Beschrijft de specifieke risicomanagementtechnieken en -standaarden die moeten worden toegepast, en de verantwoordelijkheden voor het realiseren van een effectieve risicomanagementprocedure.
Communicatiemanagementaanpak	Om te bepalen welke partijen geïnteresseerd zijn in het project en met welke middelen en frequentie wordt gecommuniceerd tussen hen en het project.
Projectplan	Beschrijft hoe en wanneer de projectdoelstellingen gerealiseerd moeten zijn, door te laten zien wat de belangrijkste producten, activiteiten en resources zijn, die vereist zijn voor het project. Het plan biedt een baseline op grond waarvan de voortgang van het project van fase tot fase kan worden bewaakt.
Projectbeheersing	Geeft een overzicht van de beheersinstrumenten op projectniveau, zoals faseovergangen, afgesproken toleranties, bewaking en rapportage.
Op maat maken van PRINCE2	Een samenvatting van hoe PRINCE2 op maat wordt gemaakt voor het project.

pargraaf	inhoud
Naam	Naam waaronder het product bekend staat.
Doel	Dit definieert het doel dat het product van het project gaat vervullen en wie het gaat gebruiken. Het helpt bij het zicht krijgen op onder meer de functies, de omvang, de kwaliteit, de complexiteit en de robuustheid van het product.
Samenstelling	Een beschrijving van de belangrijkste producten die moeten worden opgeleverd door het project.
Herkomst	Wat zijn de bronproducten waaruit dit product voortkomt? Voorbeelden zijn: bestaande producten die moeten worden aangepast; ontwerpspecificaties; een haalbaarheidsrapport; projectmandaat.
Vereiste ontwikkelvaardigheden	Een beschrijving van de vaardigheden die vereist zijn om het product te ontwikkelen of een suggestie waar de ontwikkelresources vandaan zouden kunnen komen.
Kwaliteitsverwachtingen van de klant	Een beschrijving van de kwaliteit die van het product van het project wordt verwacht, en van de standaarden en processen die moeten worden toegepast om die kwaliteit te realiseren. Deze verwachtingen hebben een impact op elk onderdeel van de productontwikkeling, en dus op tijd en kosten. De kwaliteitsverwachtingen worden verzameld tijdens besprekingen met de klant. Waar dat mogelijk is moeten de prioriteiten van de verwachtingen worden bepaald.
Acceptatiecriteria	Een prioriteitenlijst van criteria waaraan het projectproduct moet voldoen voordat de klant het zal accepteren, dat wil zeggen: meetbare definities van de eigenschappen die moeten gelden voor de reeks producten om aanvaardbaar te zijn voor de belangrijkste stakeholders (en met name voor de gebruikers en de beheer- en onderhoudsorganisaties). Voorbeelden zijn: gebruikersvriendelijkheid, makkelijk te ondersteunen, makkelijk te onderhouden, uiterlijke verschijning, belangrijkste functies, ontwikkelkosten, exploitatiekosten, capaciteit, beschikbaarheid, betrouwbaarheid, veiligheid, nauwkeurigheid of prestaties.
Kwaliteitstoleranties op projectniveau	Specificeren van eventuele toleranties die gelden voor de acceptatiecriteria.
Acceptatiemethode	Noemt de middelen waarmee de acceptatie wordt bevestigd. Dit kan gewoon een kwestie zijn van het bevestigen dat alle producten van het project zijn goedgekeurd, of het kan gaan om de beschrijving van complexe overdrachtsafspraken voor de producten van het project, waaronder een eventuele gefaseerde overdracht van de product van het project.
Acceptatieverantwoordelijkheden	Bepalen wie verantwoordelijk is voor het bevestigen van de acceptatie.

pargraaf	inhoud
Inleiding	Vermeldt het doel, de doelstellingen en de scope, en identificeert wie verantwoordelijk is voor de strategie.
Kwaliteitsmanagementprocedure	Een beschrijving van (of verwijzing naar) de te gebruiken kwaliteitsmanagementprocedure. Iedere verschil ten opzichte van de standaarden van het bedrijfs- of programmamanagement moet duidelijk worden aangegeven, met een rechtvaardiging voor die verschil. De procedure moet betrekking hebben op: Kwaliteitsplanning. Kwaliteitsbeheersing: de aanpak met betrekking tot het beheersen van de kwaliteit. Hierbij kan het gaan om: kwaliteitsstandaarden; sjablonen en formulieren die moeten worden gebruikt (bijv. Productbeschrijving(en), Kwaliteitsregister); definities van soorten kwaliteitsmethoden (bijv. inspectie, pilot); meeteenheden die moeten worden gebruikt ter ondersteuning van de kwaliteitsbeheersing. Kwaliteitsborging: de aanpak met betrekking tot kwaliteitsborgingsactiviteiten. Hierbij kan het gaan om: verantwoordelijkheden van de Stuurgroep; compliance audits; bedrijfs- of programmamanagement-reviews.
Tools en technieken	Verwijst voor elke stap in de kwaliteitsmanagementprocedure naar alle kwaliteitssystemen of -tools die moeten worden gebruikt, en naar eventuele voorkeuren voor technieken die kunnen worden gebruikt.
Records	Definitie van de kwaliteitsrecords die vereist zijn en waar deze worden opgeslagen, inclusief de samenstelling en het format van het Kwaliteitsregister.
Rapportage	Beschrijft eventuele kwaliteitsmanagementrapporten die moeten worden gemaakt, en het doel, de timing en de ontvangers daarvan.
Timing van kwaliteitsmanagement activiteiten	Legt vast wanneer formele kwaliteits-managementactiviteiten ondernomen moeten worden, bijvoorbeeld audits (dit kan een verwijzing zijn naar het Kwaliteitsregister).
Rollen en verantwoordelijkheden	Definieert de rollen en verantwoordelijkheden voor kwaliteitsmanagementactiviteiten, inclusief degenen uit het bedrijfs- of programmamanagement met kwaliteitsverantwoordelijkheden.

pargraaf	inhoud
Inleiding	Vermeldt het doel, de doelstellingen en de scope, en identificeert wie verantwoordelijk is voor de strategie.
Risicomanagementprocedure	Een beschrijving van (of verwijzing naar) de te gebruiken risicomanagementprocedure. Iedere verschil ten opzichte van de standaarden van het bedrijfs¬of programmamanagement moet duidelijk worden aangegeven, met een rechtvaardiging voor die verschil. De procedure moet betrekking hebben op activiteiten zoals: Identificeren; Beoordelen; Plannen; Implementeren; Communiceren.
Tools en technieken	Verwijst voor elke stap in de risicomanagementprocedure naar alle risicomanagementsystemen of -tools die moeten worden gebruikt, en naar voorkeuren voor technieken die kunnen worden gebruikt.
Records	Definitie van de samenstelling en het format van het Risicoregister en mogelijke andere risicorecords die worden gebruikt in het project.
Rapportage	Beschrijft risicomanagement-rapporten die moeten worden gemaakt, inclusief het doel, de timing en de ontvangers daarvan.
Timing van de risicomanagement activiteiten	Legt vast wanneer formele risicomanagementactiviteiten ondernomen moeten worden, bijvoorbeeld bij fase-eindbeoordelingen.
Rollen en verantwoordelijkheden	Definieert de rollen en verantwoordelijkheden voor risicomanagementactiviteiten.
Schalen	Definieert de schalen voor het schatten van de kans op en impact van risico's voor het project, om te zorgen dat de schalen voor kosten en tijd (bijvoorbeeld) relevant zijn voor het kosten- en tijdskader van het project. Deze kunnen worden weergegeven in de vorm van kans-impactrasters met criteria voor elk niveau op de schaal, bijvoorbeeld voor 'zeer hoog', 'hoog', 'gemiddeld', 'laag' en 'zeer laag'.
Nabijheid	Richtlijn voor hoe de nabijheid van risicogebeurtenissen moet worden beoordeeld. 'Nabijheid' weerspiegelt het feit dat risico's op bepaalde tijdstippen plaatsvinden en dat de ernst van de impact ervan zal variëren afhankelijk van wanneer ze optreden. Typische categorieën voor nabijheid zijn: 'nu', 'in deze fase', 'in dit project', 'na het project'.
Risicocategoriën	Definitie van risicocategorieën welke worden gebruikt (als dat aan de orde is). Deze kunnen worden afgeleid van een risicodecompositiestructuur of een korte checklist. Als er in een bepaalde categorie geen risico's zijn geregistreerd, kan dat erop wijzen dat de risico-identificatie niet zo grondig is geweest als zou moeten.
Categoriën van risicomaatregelen	Definitie van de risicomaatregelcategorieën die worden gebruikt, die afhangen van de vraag of een risico wordt gezien als een bedreiging of een kans.
Vroegtijdige waarschuwingssignalen	Definitie van alle indicatoren die gebruikt worden voor het in de gaten houden van kritieke aspecten van het project, zodat wanneer bepaalde vooraf vastgestelde niveaus worden bereikt, corrigerende maatregelen worden getriggerd. De indicatoren worden geselecteerd op basis van hun relevantie voor de doelstellingen van het project.
Risicotolerantie	Definieert de niveaus van blootstelling aan risico's die, als ze worden overschreden, vereisen dat het risico wordt geëscaleerd naar het volgende managementniveau. (Er zou bijvoorbeeld een risicotolerantie op projectniveau kunnen worden vastgesteld, voor ieder risico dat als het zich voordoet een verlies van handel tot gevolg zou hebben. Dergelijke risico's zouden moeten worden geëscaleerd naar het bedrijfs- of programmamanagement.) De risicotolerantie moet de risicoverwachtingen van het bedrijfs- of programmamanagement en de Stuurgroep definiëren.
Risicobudget	Risicobudget Beschrijft of er een risicobudget moet worden vastgesteld en, als dat het geval is, hoe dit zal worden ingezet.

pargraaf	inhoud
Datum	De datum van de afspraken tussen de Projectmanager en de Teammanager/ bevoegde persoon.
Tean Manager of bevoegd persoon	De naam van de Teammanager of de persoon met wie de afspraak is gemaakt.
Beschrijving Werkpakket	Een beschrijving van het werk dat gedaan moet worden.
Technieken-processen en,-procedures	Alle technieken, tools, standaarden, processen of procedures die gebruikt moeten worden bij het vervaardigen van de specialistische producten.
Ontwikkelingsinterfaces	Interfaces die in stand moeten worden gehouden bij het ontwikkelen van de producten. Dit kunnen mensen zijn die informatie leveren of degenen die informatie moeten krijgen.
Interfaces met gebruik, beheer en onderhoud	Identificatie van eventuele specialistische producten, waarmee het (de) product(en) in het Werkpakket gekoppeld moet(en) zijn, zodra het product is opgeleverd en in gebruik is genomen. Het kan hierbij gaan om andere producten die moeten worden vervaardigd in het project, om bestaande producten, of om producten die door andere projecten moeten worden gemaakt (bijvoorbeeld als het project deel uitmaakt van een programma).
Eisen configuaratiemanagement	Een overzicht van de eventuele afspraken die de producent moet treffen voor, het versiebeheer van de producten in het Werkpakket, voor het verkrijgen van kopieën van andere producten of de Productbeschrijvingen daarvan, voor het indienen van het product bij configuratiemanagement, voor de eisen voor opslag of veiligheid, en wie, indien relevant, op de hoogte gebracht moet worden over wijzigingen in de status van het Werkpakket.
Gemeenschappelijke afspraken	Details van de afspraken over de te leveren inspanning, kosten, start- en einddatums en belangrijke mijlpalen voor het Werkpakket.
Toleranties	Informatie over de toleranties voor het Werkpakket (er zijn in ieder geval toleranties voor tijd en kosten, maar ze kunnen ook betrekking hebben op scope en risico's).
Beperkingen	Eventuele randvoorwaarden (los van de toleranties) voor het werk, de betrokken mensen, timing, wijzigingen, regels die nageleefd moeten worden (bijvoorbeeld beveiliging en veiligheid) en dergelijke).
Rapportageafspraken	De verwachte frequentie en inhoud van Checkpointrapporten.
Probleemafhandeling en escalatie	Dit verwijst naar de procedure voor het indienen van issues en risico's.
Passages of verwijzingen	Alle passages van of verwijzingen naar gerelateerde documenten, met name de volgende: uittreksel uit het Faseplan Dit zal het relevante onderdeel uit het Stage Plan voor de huidige managementfase zijn of een verwijzing daarnaar. Productbeschrijving(en) Dit is normaal gesproken een bijlage met de Productbeschrijving(en) van de producten die onderdeel uitmaken van het Werkpakket (let op dat de Productbeschrijving de te gebruiken kwaliteitsmethoden bevat).
Methode van goedkeuring	De persoon, de rol of de groep die de afgeronde producten in het Werkpakket zal goedkeuren, en hoe de Projectmanager in kennis wordt gesteld van de afronding van de producten en het Werkpakket.

Records

Dynamische documenten waarin informatie wordt bijgehouden tijdens de voortgang van het project:

pargraaf	inhoud
Project-iD	Een unieke verwijzing. Het is meestal een numerieke of alfanumerieke waarde.
Item-iD	Een unieke verwijzing. Het is meestal een numerieke of alfanumerieke waarde.
Huidige versie	Meestal een alfanumerieke waarde.
Itemnaam	De beschrijving van het item (bij een product moet die overeenkomen met de naam in de productdecompositiestructuur).
Datum van laatste statuswijziging	Wanneer is voor het laatst de status veranderd, bijvoorbeeld van 'Concept' naar 'Definitief'?
Eigenaar	De persoon of groep die eigenaar wordt van het product als het wordt overgedragen.
Locatie	Waar het item is opgeslagen.
Kopiehouders (indien van toepassing)	Wie heeft het product momenteel?
Itemsoort	Component, product, release
Itemkenmerken	Zoals gedefinieerd in de Wijzigingsbeheeraanpak. Deze kenmerken worden gebruikt om bij het maken van een Productstatusoverzicht een deelverzameling van producten aan te duiden, bijvoorbeeld de managementfase waarin het product is gemaakt, het soort product (bijv. hardware/software), de productbestemming enz.
Fase	Wanneer het product wordt ontwikkeld.
Gebruikers	De persoon of groep die het item gaat gebruiken.
Status	Zoals gedefinieerd in de Wijzigingsbeheeraanpak, bijvoorbeeld 'in afwachting van ontwikkeling', 'in ontwikkeling, 'onder review', 'goedgekeurd' of 'overgedragen'.
Producttoestand (indien van toepassing)	Zoals gedefinieerd in de Productbeschrijving, bijvoorbeeld 'ontmanteld apparaat, 'verplaatst apparaat', opnieuw samengesteld'
Variant (indien van toepassing)	Bijvoorbeeld taalvarianten.
Producent	De persoon of het team verantwoordelijk voor het maken of verwerven van het item.
Datum toegewezen	Aan de producent.
Bron	Bijvoorbeeld inhouse of aangeschaft bij een extern bedrijf.
Relatie met andere items	Die items die: zouden worden beïnvloed als dit item wijzigt; als ze zouden wijzigen, invloed hebben op dit item.
Verwijzingen	issues en risico's; documentatie die eisen, ontwerp, bouw, productie en verificatie van het item beschrijft (het gaat hier in ieder geval om de Productbeschrijving).

pargraaf	inhoud
Invoerdatum
Probleem, actie, gebeurtenis of opmerking	Alle gebeurtenissen die niet een formele afhandeling nodig hebben, worden door de Projectmanager hier vastgelegd. Ze kunnen altijd later naar een ander document overgebracht worden.
Verantwoordelijke persoon
Geplande datum
Gevolgen

pargraaf	inhoud
Issue-iD	Biedt een unieke verwijzing voor ieder issue dat wordt ingevoerd in het Issueregister. Het is meestal een numerieke of alfanumerieke waarde.
Issuesoort	Geeft het soort issue aan dat wordt geregistreerd, namelijk: een wijzigingsverzoek; een afwijking van de specificatie; een probleem/punt van zorg.
Datum ingediend	De datum waarop het issue oorspronkelijk is ingediend.
Ingediend door	De naam van de persoon of het team die het issue heeft ingediend.
Auteur Issuerapport	De naam van de persoon of het team door wie het Issuerapport is opgesteld.
Issuebeschrijving	Wat zijn de feiten?
Prioriteit	Deze zou moeten worden beschreven in termen van de voor het project gekozen categorieën. De prioriteit moet na de impactanalyse opnieuw worden geëvalueerd.
Ernst	Deze zou moeten worden beschreven in termen van de voor het project gekozen schaal. Ernst geeft aan welk managementniveau vereist is om een besluit te nemen over het issue.
Status	De huidige status van het issue en de datum van de laatste actualisering.
Datum afsluiting	De datum waarop het issue gesloten is.

pargraaf	inhoud
Soort leerpunt	Definieert het soort leerpunt dat wordt vastgelegd: project – moet worden toegepast op dit project; bedrijf of programma – moet worden doorgegeven aan het bedrijfs- of programmamanagement; zowel project als bedrijfs- of programmamanagement.
Leerpuntinformatie	De informatie kan het volgende omvatten: gebeurtenis; effect (bijv. positieve/negatieve financiële impact); oorzaken/trigger; of er ook vroegtijdige waarschuwingssignalen waren; aanbevelingen; of het voorheen als risico was geïdentificeerd (bedreiging of kans).
Registratiedatum	De datum waarop het leerpunt oorspronkelijk is vastgelegd.
Geregistreerd door	De naam van de persoon of het team die het leerpunt heeft ingebracht.
Prioriteit	In termen van de voor het project gekozen categorieën.

pargraaf	inhoud
Kwaliteitsregister Kwaliteitsregister
Kwaliteits-ID	Een unieke verwijzing voor iedere kwaliteitsactiviteit die wordt ingevoerd in het Kwaliteitsregister. Het is meestal een numerieke of alfanumerieke waarde.
Product-ID, Productnaam	Uniek(e) nummer(s) voor het (de) product(en) waar de kwaliteitsactiviteit bij hoort.
Productnaam (-namen)	De naam (namen) waaronder het (de) product(en) bekend staat staan.
Methode	De methode die wordt aangewend voor de kwaliteitsactiviteit (bijv. pilot, kwaliteitsreview, audit, etc.).
Rollen en verantwoordelijkheden	De persoon die, of het team dat verantwoordelijk is voor de kwaliteitsmanagementactiviteiten (bijv. auditor, of voor kwaliteitsreviews: productvertegenwoordiger, reviewer(s), voorzitter, secretaris).
Datums	Geplande, verwachte en werkelijke datums voor: de kwaliteitsactiviteit; het aftekenen dat de kwaliteitsactiviteit is voltooid.
Resultaat	Het resultaat van de kwaliteitsactiviteit. Als een product onvoldoende wordt geacht bij een kwaliteitsreview, dan moet een eventuele herbeoordeling worden opgenomen als een afzonderlijke invoer omdat de oorspronkelijke kwaliteitsactiviteit is afgerond (met als resultaat 'voldoet niet').
Kwaliteitsrecords	Verwijzingen naar de kwaliteitsinspectiedocumentatie, zoals een testplan of informatie over alle acties die vereist zijn om fouten en omissies van de geïnspecteerde producten te corrigeren.

pargraaf	inhoud
Risk-iD	Een unieke verwijzing voor ieder risico dat wordt ingevoerd in het Risicoregister. Het is meestal een numerieke of alfanumerieke waarde.
Risicoauteur	De persoon die het risico heeft ingebracht.
Datum geregistreerd	De datum waarop het risico is geïdentificeerd.
Risicocategorie	Het soort risico in termen van de voor het project gekozen categorieën (bijv. planning, kwaliteit, juridisch, etc.).
Risicobeschrijving	In termen van de oorzaak, het optreden van (bedreiging of kans) en het gevolg (beschrijving in woorden van de impact).
Kans, impact en waarde	Het is nuttig om de inherente waarden (voor maatregelactie) en restwaarden (na maatregelactie) te schatten. Deze moeten worden geregistreerd conform de voor het project gekozen schalen.
Nabijheid	Hiermee wordt meestal uitgedrukt hoe ver in de tijd de risicogebeurtenis zich naar verwachting zal voordoen (bijv. 'nu', 'in deze fase', 'in dit project', 'na het project'). Nabijheid moet worden geregistreerd conform de voor het project gekozen schalen.
Categorieën van risicomaatregelen	Hoe het project zal omgaan met het risico – in termen van de voor het project gekozen categorieën. Bijvoorbeeld: voor bedreigingen: vermijden, reduceren, noodvoorziening treffen, overdragen, accepteren of delen; voor kansen: vergroten, benutten, afwijzen of delen.
Risicomaatregel	Acties om het risico op te lossen. Deze acties zouden moeten zijn afgestemd op de gekozen maatregelcategorieën. Let op dat er meer dan één risicomaatregel van toepassing kan zijn op een risico.
Risicostatus	Wordt meestal beschreven in termen van 'actief' of 'gesloten'.
Risico-eigenaar	De persoon die verantwoordelijk is voor het managen van het risico (er kan slechts één risico-eigenaar per risico bestaan).
Risicoactiehouder	De persoon (personen) die de in de risicomaatregel beschreven actie(s) gaat (gaan) implementeren. Dit kan dezelfde persoon zijn als de risico-eigenaar.

Rapporten

Deze documenten geven een momentopname van de status van bepaalde aspecten van het project:

pargraaf	inhoud
Datum	De datum van de voortgangsbeoordeling.
Periode	De verslagperiode die het Checkpointrapport beslaat.
Vervolgacties	Uit voorgaande rapporten, bijvoorbeeld afgeronde actiepunten of uitstaande issues
Deze verslagperiode	Deze verslagperiode: de producten waaraan het team gedurende de verslagperiode heeft gewerkt; de producten die door het team gedurende de verslagperiode zijn afgerond; activiteiten op het gebied van kwaliteitsmanagement die gedurende de periode zijn uitgevoerd; geïdentificeerde leerpunten.
Volgende verslagperiode	Volgende verslagperiode: de producten waaraan het team in de volgende verslagperiode werkt; de producten die volgens planning in de volgende verslagperiode door het team worden afgerond; activiteiten op het gebied van kwaliteitsmanagement die gepland staan voor de volgende verslagperiode.
Tolerantiestatus Werkpakket	Hoe de uitvoering van het Werkpakket verloopt ten opzichte van de toleranties (bijv. werkelijke kosten/tijd/scope en prognose).
Issues en risico's	Actualisering van de issues en risico's die zijn verbonden met het Werkpakket.

pargraaf	inhoud
Rapport van de Projectmanager	Vat de prestaties van het project samen.
Review van de Business case	Al behaalde benefits Verwachte benefits na het project Verwachte netto benefits voor het project Verschil in benefits t.o.v. Business case
Review van de projectdoelstellingen	Vat de validiteit van de Business case samen: tot op heden gerealiseerde benefits; resterende verwachte benefits (na afloop project); verwachte netto benefits; Afwijkingen van de goedgekeurde Business case.
Review van de teamprestatie	Met name waardering geven voor goed presteren.
Review van producten	Kwaliteitsrecords: Overzicht van de geplande en afgeronde kwaliteitsactiviteiten. Goedkeuringsrecords: Overzicht van de producten en de vereiste goedkeuring daarvan. Afwijkingen van de specificatie: Overzicht van eventuele ontbrekende producten of van producten die niet voldoen aan de oorspronkelijke eisen, en bevestiging van eventuele verleende concessies. Overdracht van projectproduct: Bevestiging (in de vorm van vastleggingen van acceptatie) door de klant dat gebruikers, beheer en onderhoud gereed zijn om het product van het project te ontvangen. Overzicht van aanbevelingen voor vervolgacties: Verzoek om een aanwijzing van de Stuurgroep wie welke aanbevolen actie in ontvangst moet nemen. De aanbevolen acties zijn gerelateerd aan onvoltooid werk, lopende issues en risico's, en alle andere activiteiten die nodig zijn om de producten naar de volgende fase van hun levenscyclus te brengen.
Leerpuntenrapport	Een review van wat er goed ging, wat er slecht ging, en eventuele aanbevelingen aan het bedrijfs- of programmamanagement (en als het project voortijdig is afgesloten, moeten de redenen daarvoor worden uitgelegd).

pargraaf	inhoud
Rapport van de Projectmanager	Vat de prestaties van de fase samen.
Review van de Business case	Vat de validiteit van de Business case samen: tot op heden gerealiseerde benefits; resterende verwachte benefits (overige fasen en na afloop project); verwachte netto benefits; verschillen ten opzichte van de goedgekeurde Business case; geaggregeerde risicoblootstelling.
Review van de projectdoelstellingen	Review van hoe het project heeft gepresteerd ten opzichte van de geplande doelen en toleranties wat betreft tijd, kosten, kwaliteit, scope, benefits en risico's; beoordeling van de effectiviteit van de projectstrategieën en -beheersing.
Review van de fasedoelstellingen	Review van hoe de betreffende fase heeft gepresteerd ten opzichte van de geplande doelen en toleranties wat betreft tijd, kosten, kwaliteit, scope, benefits en risico's.
Review van de teamprestatie	Met name waardering geven voor goed presteren.
Review van de producten	Kwaliteitsrecord Overzicht van de in deze fase geplande en afgeronde kwaliteitsactiviteiten. Goedkeuringsrecords Overzicht van de producten waarvan de afronding in deze fase was gepland en de vereiste goedkeuringen daarvan. Afwijkingen van de specificatie Overzicht van eventuele ontbrekende producten of van producten die niet voldoen aan de oorspronkelijke eisen, en bevestiging van eventuele verleende concessies. Gefaseerde overdracht (indien van toepassing) Bevestiging door de klant dat gebruikers, beheer en onderhoud gereed zijn om de release te ontvangen. Overzicht van aanbevelingen voor vervolgacties Verzoek om een aanwijzing van de Stuurgroep wie welke aanbeveling voor actie in ontvangst moet nemen. De aanbevolen acties zijn gerelateerd aan onvoltooid werk, lopende issues en risico's, en alle andere activiteiten die nodig zijn om de producten naar de volgende fase van hun levenscyclus te brengen.
Leerpuntenrapport (indien passend)	Een review van wat er goed ging, wat er slecht ging, en eventuele aanbevelingen aan het bedrijfs- of programmamanagement.
Issues en risico’s	Samenvatting van de huidige verzameling issues en risico's die van invloed zijn op het project.
Prognose	De prognose van de Projectmanager voor het project en de volgende fase ten opzichte van de geplande doelen en toleranties wat betreft tijd, kosten, kwaliteit, scope, benefits en risico's.

pargraaf	inhoud
Beschrijving van de afwijking	Een samenvatting van de afwijking buiten toleraties die wordt gerapporteerd.
Oorzaak van de afwijking	Een beschrijving van de oorzaak van de afwijking buiten toleraties van het huidige plan.
Gevolgen van de afwijking	Wat de implicaties zijn als de afwijking buiten toleraties niet wordt aangepakt voor: het project; het bedrijfs- of programmamanagement.
Opties	Wat zijn de beschikbare opties om de afwijking buiten toleraties aan te pakken en wat zou het effect zijn van iedere optie op de Business case, de risico's en de toleranties.
Aanbeveling	Welke van de beschikbare opties wordt aanbevolen, en waarom?

pargraaf	inhoud
Datum	De datum van het rapport.
Periode	De verslagperiode waarop het Hoofdpuntenrapport betrekking heeft.
Samenvatting Status	Korte weergave van hoe de fase ervoor staat.
Deze verslagperiode	Werkpakketten – in afwachting van autorisatie, in uitvoering en afgerond in de periode (indien de Werkpakketten worden uitgevoerd door externe leveranciers, kan deze informatie vergezeld gaan van een inkooporder en factureringsgegevens); producten die zijn afgerond in de periode; producten die waren gepland maar waarmee geen begin is gemaakt of die niet zijn afgerond in de periode (en die een vroegtijdig waarschuwingssignaal kunnen zijn voor of een potentiële overschrijding kunnen zijn van de tijdtolerantie); corrigerende maatregelen die zijn genomen tijdens de periode.
Volgende verslagperiode	Werkpakketten – die geautoriseerd moeten worden, die in uitvoering zijn, en die moeten worden afgerond in de volgende periode (indien de Werkpakketten worden uitgevoerd door externe leveranciers, kan deze informatie vergezeld gaan van een inkooporder en factureringsgegevens); producten die moeten worden afgerond in de volgende periode; corrigerende maatregelen die moeten worden afgerond in de volgende periode.
Status project- en fasetolerantie	Hoe de uitvoering van het project en de fase presteert, ten opzichte van de toleranties (bijv. werkelijke kosten en tijd, en prognoses).
Wijzigingsverzoeken	Ingediend, goedgekeurd/ afgewezen en in behandeling.
Belangrijkste issues en risico’s	Samenvatting van werkelijke of potentiële problemen en risico's.
Leerpuntenrapport (indien van toepassing)	Een review van wat er goed ging, wat er slecht ging, en eventuele aanbevelingen aan het bedrijfs- of programmamanagement.

pargraaf	inhoud
Issue-ID	Zoals weergegeven in het Issueregister (biedt een unieke verwijzing voor ieder Issuerapport).
Issuesoort	Definieert het soort issue dat wordt geregistreerd, namelijk: een wijzigingsverzoek; een afwijking van de specificatie; een probleem/punt van zorg.
Datum ingediend	De datum waarop het issue oorspronkelijk is ingediend.
Ingediend door	De naam van de persoon of het team door wie het issue is ingediend.
Auteur Issuerapport	De naam van de persoon of het team door wie het Issuerapport is opgesteld.
Issuebeschrijving	Een verklaring met een beschrijving van het issue in termen van de oorzaak en de impact ervan
Impactanalyse	Een gedetailleerde analyse van de mogelijke impact van het issue. Dit kan bijvoorbeeld een lijst omvatten met producten waarop het issue impact heeft.
Aanbeveling	Een beschrijving van wat de Projectmanager denkt dat er gedaan moet worden om het issue op te lossen (en waarom).
Priorieit	Deze zou moeten worden beschreven in termen van de voor het project gekozen schaal. De prioriteit moet na de impactanalyse opnieuw worden geëvalueerd.
Ernst	Deze zou moeten worden beschreven in termen van de voor het project gekozen schaal. Ernst geeft aan welk managementniveau vereist is om een besluit te nemen over het issue.
Besluit	Het genomen besluit (accepteren, verwerpen, uitstellen, concessie doen).
Goedgekeurd door	Een vastlegging van wie het besluit heeft genomen.
Datum beslissing	De datum waarop de beslissing is genomen.
Datum-afsluiting	De datum waarop het issue gesloten is.

pargraaf	inhoud
Samenvatting	voor de opdrachtgever.
Scope van het rapport	(bijv. fase of project).
Een review van wat er goed ging, wat er slecht ging, en eventuele aanbevelingen aan het bedrijfs- of programmamanagement.	Met name: de projectmanagementmethode (waaronder het op maat maken van PRINCE2); eventuele specialistische methoden die zijn gebruikt; projectstrategieën (risicomanagement, kwaliteitsmanagement, communicatiemanagement en configuratiemanagement); projectbeheersing (en de effectiviteit van eventueel maatwerk); afwijkende gebeurtenissen die koersveranderingen hebben veroorzaakt.
Een review van nuttige metingen zoals:	hoeveel inspanning vereist was om de producten te maken; hoe effectief de Kwaliteitsmanagementaanpak is geweest bij het ontwerpen, ontwikkelen en opleveren van producten die geschikt voor het doel zijn (bijvoorbeeld hoeveel fouten zijn er gevonden nadat de producten door de kwaliteitsinspecties waren gekomen?); statistische gegevens over issues en risico's.
Voor belangrijke leerpunten kan het nuttig zijn om aanvullende informatie te bieden over:	de gebeurtenis; het effect (bijv. positieve/negatieve financiële impact); oorzaken/trigger; of er ook vroegtijdige waarschuwings-signalen waren; aanbevelingen; of de getriggerde gebeurtenis voorheen als risico was geïdentificeerd (bedreiging of kans).