Worden onder wijzigingsbeheer gebracht en kunnen dus alleen via de wijzigingsprocedure veranderd worden:
Benefitsmanagementaanpak
pargraaf
inhoud
Scope van Benefitsmanagementaanpak
geeft aan welke benefits gemeten moeten worden.
Wie eindverantwoordelijk is voor de verwachte benefits
Hoe en wanneer de te verwachten benefits te meten
meestal na het project, soms ook al tijdens het project
Welke resources nodig zijn voor de uitvoering van het reviewwerk.
Elk plan bevat de resources voor de uitvoering van het plan
Nulmeting
waartegen de verbeteringen worden gemeten.
Hoe de prestaties van het product van het project worden gereviewd
Business case
pargraaf
inhoud
Samenvatting voor de opdrachtgever
Geeft de belangrijkste punten in de Business case weer, met in ieder geval de belangrijke benefits en de return on investment (ROI).
Redenen
Stelt de redenen vast voor het uitvoeren van het project en legt uit hoe het project zal bijdragen aan het realiseren van bedrijfsstrategieën en -doelstellingen.
Overwogen alternatieven
Analyse van, en onderbouwde aanbeveling voor, de fundamentele opties: doe niets, doe het minimale, of doe iets.
Verwachte benefits
De benefits die het project zal opleveren, uitgedrukt in meetbare eenheden ten opzichte van de situatie voorafgaand aan het project. Benefits
moeten zowel kwalitatief als kwantitatief zijn. Zij moeten passen bij de bedrijfs- of programmabenefits. Er moeten toleranties worden ingesteld voor iedere benefit en voor het totaal van de benefits. Alle eisen aan benefitsrealisatie moeten worden vermeld.
Verwachte dis-Benefits
Effecten die door een of meer stakeholders als negatief worden beschouwd. Dis-benefits zijn werkelijke gevolgen van een activiteit, terwijl een risico, per definitie, een mate van onzekerheid heeft of het zal optreden. Bijvoorbeeld:
het besluit om twee onderdelen van een organisatie samen te voegen op een nieuwe locatie kan benefits hebben (bijv. betere samenwerking), kosten (bijv. het uitbreiden van een van de twee locaties) en dis-benefits (bijv. productiviteitsverlies tijdens de fusie). De waarde van dis-benefits moet worden geschat en meegenomen in de investeringsbeoordeling.
Doorlooptijd
Volgens welke het project zal verlopen (samenvatting van het Project Plan) en de periode waarin de benefits gerealiseerd zullen worden. Deze informatie wordt vervolgens bij de planning (Project Plan, Stage Plan en Benefitsmanagementaanpak) gebruikt bij het nemen van besluiten over timing.
Kosten
Een overzicht van de projectkosten (overgenomen uit het Project Plan), de doorlopende kosten van gebruik, beheer en onderhoud en de financieringsafspraken.
Investeringsbeoordeling
Vergelijkt het totaal van de benefits en dis-benefits met de projectkosten (gehaald uit het Project Plan) en veranderingen in de kosten van beheer en onderhoud. Bij de analyse kunnen technieken als kasstroomoverzicht, ROI, netto contante
waarde, interne rentevoet en terugverdientijd worden toegepast. De doelstelling is om de waarde van een project als investering te kunnen bepalen. De investeringsbeoordeling moet ook aandacht besteden aan de financiering van het project.
Belangrijkste risico’s
Geeft een samenvatting van de grootste risico's die verbonden zijn met het project, alsmede van de waarschijnlijke impact ervan, en van de plannen voor als ze optreden.
Communicatiemanagementaanpak
pargraaf
inhoud
Inleiding
Vermeldt het doel, de doelstellingen, de scope, en identificeert wie verantwoordelijk is voor de strategie.
Communicatiemanagement procedure
Een beschrijving van (of verwijzing naar) alle communicatiemethoden die gebruikt moeten worden. Iedere verschil ten opzichte van de standaarden van het bedrijfs- of programmamanagement moet duidelijk worden aangegeven, met een rechtvaardiging voor die verschil.
Tools en technieken
Verwijst voor elke stap in het communicatieproces naar alle communicatietools die moeten worden gebruikt, en naar eventuele voorkeuren voor technieken die kunnen worden gebruikt.
Records
Definitie van de communicatierecords die vereist zijn en waar ze worden
opgeslagen (bijv. het registreren van externe correspondentie).
Rapportage
Beschrijft alle rapporten die over het communicatieproces moeten worden gemaakt, inclusief het doel, de timing en de ontvangers daarvan (bijv. prestatie-indicatoren).
Timing van de communicatieactiviteiten
Stelt vast wanneer formele communicatieactiviteiten moeten worden uitgevoerd (bijv. aan het einde van een fase), waaronder audits op de effectiviteit van de communicatiemethoden.
Rollen en verantwoordelijkheden
Beschrijft wie verantwoordelijk is voor welke aspecten van het communicatieproces, waaronder alle bedrijfs- of programmamanagementrollen die betrokken zijn bij communicatie.
Stakeholderanalyse
identificatie van de geïnteresseerde partijen (waartoe kunnen behoren: personeel van de financiële afdeling, gebruikersforum, interne audit, bedrijfs- of programmakwaliteitsborging, concurrenten, enz.);
huidige relatie;
gewenste relatie;
interfaces;
belangrijke boodschappen.
Informatiebehoeften voor iedere geïnteresseerde partij
noodzakelijke informatie die door het project moet worden geleverd;
noodzakelijke informatie die aan het project moet worden verstrekt;
informatieleverancier en -ontvanger;
frequentie van communicatie;
vormen van communicatie;
format van de communicatie.
Wijzigingsbeheeraanpak
pargraaf
inhoud
Inleiding
Vermeldt het doel, de doelstellingen en de scope, en identificeert wie verantwoordelijk is voor de strategie.
Configuratiemanagementprocedure
Een beschrijving van (of verwijzing naar) de te gebruiken configuratiemanagementprocedure. Iedere verschil ten opzichte van de standaarden van het bedrijfs- of programmamanagement moet duidelijk worden aangegeven, met een rechtvaardiging voor die verschil. De procedure moet betrekking hebben op activiteiten zoals: planning, identificatie, beheersing (waaronder opslag/terugvinden, productbeveiliging, overdrachtsprocedures, enz.), statusverantwoording, verificatie en audit.
Procedure voor issue- en wijzigingsbeheer
Een beschrijving van (of verwijzing naar) de te gebruiken procedures voor issue- en wijzigingsbeheer. Iedere verschil ten opzichte van de standaarden van het bedrijfs- of
programmamanagement moet duidelijk worden aangegeven, met een rechtvaardiging voor die verschil. De procedure moet betrekking hebben op activiteiten zoals: verzamelen, onderzoeken, voorstellen, besluiten en implementeren.
Tools en technieken
Verwijst voor elke stap in de configuratiemanagementprocedure naar alle te gebruiken configuratiemanagementsystemen of -tools, en naar eventuele voorkeuren voor technieken.
Records
Definitie van de samenstelling en het format van het Issueregister en de Configuratie-itemrecords.
Rapportage
Beschrijft de samenstelling en het format van de rapporten die gemaakt moeten worden (Issuerapport, Productstatusoverzicht), hun doel, de timing en de gekozen ontvangers. Dit moet ook een review bevatten van het functioneren van de procedures.
Timing van de activiteiten van configuratiemanagement en van issue- en wijzigingsbeheer
Legt vast wanneer formele activiteiten ondernomen moeten worden, bijvoorbeeld configuratieaudits.
Rollen en verantwoordelijkheden
Beschrijft wie verantwoordelijk is voor welke aspecten van de procedures, waaronder alle bedrijfs- of programmamanagementrollen die betrokken zijn bij het configuratiemanagement van de producten van het project. Beschrijft of een Wijzigignsautoriteit en/of een wijzigingsbudget wordt ingezet.
Schalen-voor-prioriteit-en-ernst
Voor het bepalen van de prioriteit van wijzigingsverzoeken en afwijkingen van de specificatie, en voor het bepalen welk managementniveau besluiten kan nemen over de ernst van een issue.
Plan
pargraaf
inhoud
Beschrijving plan
Een korte beschrijving van wat het plan beslaat (bijv. project, fase, team, afwijking) buiten de toleranties en de planningsaanpak.
Randvoorwaarden plan
Bevatten alle fundamentele aspecten die aanwezig moeten zijn, en blijven, om het plan te laten slagen.
Externe afhankelijkheden
Die van invloed zouden kunnen zijn op het plan.
Aannamen planning
Waarop het plan is gebaseerd.
Verwerkte leerpunten
Informatie over relevante leerpunten uit eerdere vergelijkbare projecten, die zijn gereviewd en die een plaats hebben gekregen in dit plan.
Bewaking en beheersing
Informatie over hoe het plan wordt bewaakt en beheerst.
Budgetten
Hebben betrekking op tijd en kosten, inclusief voorzieningen voor risico's en wijzigingen.
Toleranties
Tijd-, kosten- en scopetoleranties op het niveau van het plan (dat ook meer specifieke toleranties op fase- of teamniveau kan bevatten).
Productbeschrijvingen
Hebben betrekking op de producten die vallen binnen de scope van het plan (voor het Project Plan zal dit onder andere het product van het project zijn; voor het faseplan zullen dit de faseproducten zijn; en voor een Team Plan zou dit een verwijzing naar het toegewezen Werkpakket moeten zijn). Kwaliteitstoleranties zullen in iedere Productbeschrijving worden gedefinieerd.
Planning
Wat een grafische weergave kan bevatten van:
Gantt chart of balkenplanning;
productdecompositiestructuur (zie voor een voorbeeld bijlage D);
productstroomschema (zie voor een voorbeeld bijlage D);
activiteitennetwerkplanning;
tabel met resource-eisen – op resourcesoort (bijv. vier technici, één testmanager, één bedrijfsanalist);
tabel met vereiste/toegewezen specifieke resources – op naam (bijv. Thomas, Brahim en Eva).
Productbeschrijving
pargraaf
inhoud
ID
Unieke sleutel, waarschijnlijk toegewezen door de configuratiemanagementmethode, met daarin meestal de projectnaam, de itemnaam en het versienummer.
Naam
Naam waaronder het product bekend staat.
Doel
Dit definieert het doel dat het product gaat vervullen en wie het gaat gebruiken. Is het een middel tot een doel of een doel in zichzelf? Het definiëren van het doel helpt bij het zicht krijgen op onder meer de functies, de omvang, de kwaliteit, de complexiteit en de robuustheid van het product.
Samenstelling
Dit is een lijst met de onderdelen van het product. Als het product bijvoorbeeld een rapport is, dan zou dit een lijst kunnen zijn met de verwachte hoofdstukken of paragrafen.
Herkomst
Wat zijn de producten waaruit dit product voortkomt? Voorbeelden zijn:
een ontwerp is ontleend aan een
specificatie;
een product is gekocht van een leverancier;
de verwachte benefits zijn geformuleerd door de gebruiker;
een product is verkregen van een andere afdeling of team.
Formaat en presentatie
De (fysieke) kenmerken van het product. Als het product bijvoorbeeld een rapport is, dan specificeert dit onderdeel of het rapport de vorm moet hebben van een document, een presentatie of e-mail.
Vereiste ontwikkelvaardigheden
Een beschrijving van de vaardigheden die vereist zijn om het product te ontwikkelen of een suggestie waar de ontwikkelresources vandaan zouden kunnen komen. Het op individueel niveau bepalen wie deze vaardigheden zou bezitten, kan worden uitgesteld tot de planning van de fase waarin het product moet worden gemaakt.
Kwaliteitscriteria
Volgens welke kwaliteitsspecificatie moet het product worden vervaardigd, en welke kwaliteitsmetingen zullen worden verricht door degenen die het voltooide product gaan inspecteren? Dit kan een eenvoudige verwijzing zijn naar een of meer algemene standaarden die elders zijn vastgelegd, of het kan een volledige uitleg zijn van een of andere maatstaf die toegepast gaat worden. Als het product in verschillende stadia wordt ontwikkeld en goedgekeurd (bijv. 'ontmanteld apparaat, 'verplaatst apparaat', 'opnieuw samengesteld apparaat'), moeten de kwaliteitscriteria gegroepeerd worden aan de hand van het stadium waarvoor deze van toepassing zijn.
Kwaliteitstolerantie
Informatie over eventuele grenzen van de kwaliteitscriteria waarbinnen het product acceptabel blijft.
Kwaliteitsmethode
De soorten kwaliteitsmethoden – bijvoorbeeld ontwerpverificatie, pilot, test, inspectie of review – die worden gebruikt om de kwaliteit of de functionaliteit van het product te controleren
Vereiste kwaliteitsvaardigheden
Een beschrijving van de vaardigheden die
vereist zijn voor het toepassen van de kwaliteitsmethode of een suggestie waar de controleresources vandaan zouden kunnen komen. Het op individueel niveau bepalen wie deze vaardigheden zou bezitten, kan worden uitgesteld tot de planning van de fase waarin de kwaliteitsinspectie moet worden uitgevoerd.
Kwaliteitsverantwoordelijkheden
Het bepalen van de producent, de reviewer(s) en goedkeurder(s) voor het product.
Projectvoorstel
pargraaf
inhoud
Projectdefinitie
Legt uit wat het project dient te realiseren. De projectdefinitie moet in ieder geval het volgende bevatten:
achtergrond;
projectdoelstellingen (prestatiedoelen wat betreft tijd, kosten, kwaliteit, scope, risico's en benefits);
gewenste eindresultaten;
projectscope en uitsluitingen;
beperkingen en aannamen;
projectoleranties;
de gebruiker(s) en eventuele andere geïnteresseerde partijen;
interfaces.
Business case op hoofdlijnen
Redenen waarom het project nodig is en de betreffende keuze is gemaakt uit de overwogen alternatieven. Dit wordt later gedurende het proces Initiëren van een project ontwikkeld tot een uitgewerkte Business case.
Projectproductbeschijving
Waarin onder andere de kwaliteitsverwachtingen van de klant, acceptatiecriteria van de gebruiker en acceptatiecriteria van beheer en onderhoud, beschreven worden.
Projectaanpak
Om te bepalen welke oplossing wordt gekozen om toe te passen in het project voor het opleveren van het gekozen alternatief uit de Business case, waarbij rekening wordt gehouden met de operationele omgeving waarvoor de oplossing geschikt moet zijn.
Projectmanagementteamstructure
Een diagram dat weergeeft wie betrokken zal zijn bij het project.
Rolbeschrijvingen
Voor het projectmanagementteam en eventuele andere belangrijke resources die op dit moment zijn geïdentificeerd.
Verwijzingen
Naar alle gerelateerde documenten of producten.
Projectinitiatiedocumentatie
pargraaf
inhoud
Projectdefinitie
Legt uit wat het project dient te realiseren. De projectdefinitie moet in ieder geval het volgende bevatten:
achtergrond;
projectdoelstellingen en gewenste eindresultaten;
projectscope en uitsluitingen;
beperkingen en aannamen;
de gebruiker(s) en eventuele andere geïnteresseerde partijen;
interfaces.
Projectaanpak
Om te bepalen welke oplossing wordt gekozen om toe te passen in het project voor het opleveren van het gekozen alternatief uit de Business case, waarbij rekening wordt gehouden met de operationele omgeving waarvoor de oplossing geschikt moet zijn.
Business case
Beschrijft de rechtvaardiging voor het project gebaseerd op de geschatte kosten, risico's en benefits.
Projectmanagementteamstructuur
Een diagram dat weergeeft wie betrokken zal zijn bij het project.
Rolbeschrijvingen
Voor het project-managementteam en eventuele andere belangrijke resources.
Kwaliteitsmanagementaanpak
Beschrijft de kwaliteitstechnieken en -standaarden die moeten worden toegepast, en de verantwoordelijkheden voor het bereiken van de vereiste kwaliteitsniveaus.
Wijzigingsbeheeraanpak
Beschrijft hoe en door wie de producten van het project worden beheerst en beschermd.
Risicomanagementaanpak
Beschrijft de specifieke risicomanagementtechnieken en -standaarden die moeten worden toegepast, en de verantwoordelijkheden voor het realiseren van een effectieve risicomanagementprocedure.
Communicatiemanagementaanpak
Om te bepalen welke partijen geïnteresseerd zijn in het project en met welke middelen en frequentie wordt gecommuniceerd tussen hen en het project.
Projectplan
Beschrijft hoe en wanneer de projectdoelstellingen gerealiseerd moeten zijn, door te laten zien wat de belangrijkste producten, activiteiten en resources zijn, die vereist zijn voor het project. Het plan biedt een baseline op grond waarvan de voortgang van het project van fase tot fase kan worden bewaakt.
Projectbeheersing
Geeft een overzicht van de beheersinstrumenten op projectniveau, zoals faseovergangen, afgesproken toleranties, bewaking en rapportage.
Op maat maken van PRINCE2
Een samenvatting van hoe PRINCE2 op maat wordt gemaakt voor het project.
Projectproductbeschrijving
pargraaf
inhoud
Naam
Naam waaronder het product bekend staat.
Doel
Dit definieert het doel dat het product van het project gaat vervullen en wie het gaat gebruiken. Het helpt bij het zicht krijgen op onder meer de functies, de omvang, de kwaliteit, de complexiteit en de robuustheid van het product.
Samenstelling
Een beschrijving van de belangrijkste producten die moeten worden opgeleverd door het project.
Herkomst
Wat zijn de bronproducten waaruit
dit product voortkomt? Voorbeelden zijn:
bestaande producten die moeten worden aangepast;
ontwerpspecificaties;
een haalbaarheidsrapport;
projectmandaat.
Vereiste ontwikkelvaardigheden
Een beschrijving van de vaardigheden die vereist zijn om het product te ontwikkelen of een suggestie waar de ontwikkelresources vandaan zouden kunnen komen.
Kwaliteitsverwachtingen van de klant
Een beschrijving van de kwaliteit die van het product van het project wordt verwacht, en van de standaarden en processen die
moeten worden toegepast om die kwaliteit te realiseren. Deze verwachtingen hebben een impact op elk onderdeel van de productontwikkeling, en dus op tijd en kosten. De kwaliteitsverwachtingen worden verzameld tijdens besprekingen met de klant. Waar dat mogelijk is moeten de prioriteiten van de verwachtingen worden bepaald.
Acceptatiecriteria
Een prioriteitenlijst van criteria waaraan het projectproduct moet voldoen voordat de klant het zal accepteren, dat wil zeggen: meetbare definities van de eigenschappen die moeten gelden voor de reeks producten om aanvaardbaar te zijn voor de belangrijkste stakeholders (en met name voor de gebruikers en de beheer- en onderhoudsorganisaties). Voorbeelden zijn: gebruikersvriendelijkheid, makkelijk te ondersteunen, makkelijk te onderhouden, uiterlijke verschijning, belangrijkste functies,
ontwikkelkosten, exploitatiekosten, capaciteit, beschikbaarheid, betrouwbaarheid, veiligheid, nauwkeurigheid of prestaties.
Kwaliteitstoleranties op projectniveau
Specificeren van eventuele toleranties die gelden voor de acceptatiecriteria.
Acceptatiemethode
Noemt de middelen waarmee de acceptatie wordt bevestigd. Dit kan gewoon een kwestie zijn van het bevestigen dat alle producten van het project zijn goedgekeurd, of het kan gaan om de beschrijving van complexe overdrachtsafspraken voor de producten van het project, waaronder een eventuele gefaseerde overdracht van de product van het project.
Acceptatieverantwoordelijkheden
Bepalen wie verantwoordelijk is voor het bevestigen van de acceptatie.
Kwaliteitsmanagementaanpak
pargraaf
inhoud
Inleiding
Vermeldt het doel, de doelstellingen en de scope, en identificeert wie verantwoordelijk is voor de strategie.
Kwaliteitsmanagementprocedure
Een beschrijving van (of verwijzing naar) de te gebruiken kwaliteitsmanagementprocedure. Iedere verschil ten opzichte van de standaarden van het bedrijfs- of programmamanagement moet duidelijk worden aangegeven, met een rechtvaardiging voor die verschil. De procedure moet betrekking hebben op:
Kwaliteitsplanning.
Kwaliteitsbeheersing: de aanpak met betrekking tot het beheersen van de kwaliteit. Hierbij kan het gaan om:
kwaliteitsstandaarden;
sjablonen en formulieren die moeten worden gebruikt (bijv. Productbeschrijving(en), Kwaliteitsregister);
definities van soorten kwaliteitsmethoden (bijv. inspectie, pilot);
meeteenheden die moeten worden gebruikt ter ondersteuning van de kwaliteitsbeheersing.
Kwaliteitsborging: de aanpak met betrekking tot kwaliteitsborgingsactiviteiten. Hierbij kan het gaan om:
verantwoordelijkheden van de Stuurgroep;
compliance audits;
bedrijfs- of programmamanagement-reviews.
Tools en technieken
Verwijst voor elke stap in de kwaliteitsmanagementprocedure naar alle kwaliteitssystemen of -tools die moeten worden gebruikt, en naar eventuele voorkeuren voor technieken die kunnen worden gebruikt.
Records
Definitie van de kwaliteitsrecords die vereist zijn en waar deze worden opgeslagen, inclusief de samenstelling en het format van het Kwaliteitsregister.
Rapportage
Beschrijft eventuele kwaliteitsmanagementrapporten die moeten worden gemaakt, en het doel, de timing en de ontvangers daarvan.
Timing van kwaliteitsmanagement activiteiten
Legt vast wanneer formele kwaliteits-managementactiviteiten ondernomen moeten worden, bijvoorbeeld audits (dit kan een verwijzing zijn naar het Kwaliteitsregister).
Rollen en verantwoordelijkheden
Definieert de rollen en verantwoordelijkheden
voor kwaliteitsmanagementactiviteiten, inclusief degenen uit het bedrijfs-
of programmamanagement met kwaliteitsverantwoordelijkheden.
Risicomanagementaanpak
pargraaf
inhoud
Inleiding
Vermeldt het doel, de doelstellingen en de scope, en identificeert wie verantwoordelijk is voor de strategie.
Risicomanagementprocedure
Een beschrijving van (of verwijzing naar) de te gebruiken risicomanagementprocedure. Iedere verschil ten opzichte van de standaarden van het bedrijfs¬of programmamanagement moet duidelijk worden aangegeven, met een rechtvaardiging voor die verschil. De procedure moet betrekking hebben op activiteiten zoals:
Identificeren;
Beoordelen;
Plannen;
Implementeren;
Communiceren.
Tools en technieken
Verwijst voor elke stap in de risicomanagementprocedure naar alle risicomanagementsystemen of -tools die moeten worden gebruikt, en naar voorkeuren voor technieken die kunnen worden gebruikt.
Records
Definitie van de samenstelling en het format van het Risicoregister en mogelijke andere risicorecords die worden gebruikt in het project.
Rapportage
Beschrijft risicomanagement-rapporten die moeten worden gemaakt, inclusief het doel, de timing en de ontvangers daarvan.
Timing van de risicomanagement activiteiten
Legt vast wanneer formele risicomanagementactiviteiten ondernomen moeten worden, bijvoorbeeld bij fase-eindbeoordelingen.
Rollen en verantwoordelijkheden
Definieert de rollen en verantwoordelijkheden voor risicomanagementactiviteiten.
Schalen
Definieert de schalen voor het schatten van de kans op en impact van risico's voor het project, om te zorgen dat de schalen voor kosten en tijd (bijvoorbeeld) relevant zijn voor het kosten- en tijdskader van het project. Deze kunnen worden weergegeven in de vorm van kans-impactrasters met criteria voor elk niveau op de schaal, bijvoorbeeld voor 'zeer hoog', 'hoog', 'gemiddeld', 'laag' en 'zeer laag'.
Nabijheid
Richtlijn voor hoe de nabijheid van risicogebeurtenissen moet worden beoordeeld. 'Nabijheid' weerspiegelt het feit dat risico's op bepaalde tijdstippen plaatsvinden en dat de ernst van de impact ervan zal variëren afhankelijk van wanneer ze optreden. Typische categorieën voor nabijheid zijn: 'nu', 'in deze fase', 'in dit project', 'na het project'.
Risicocategoriën
Definitie van risicocategorieën welke worden gebruikt (als dat aan de orde is). Deze kunnen worden afgeleid van een risicodecompositiestructuur of een korte checklist. Als er in een bepaalde categorie geen risico's zijn geregistreerd, kan dat erop wijzen dat de risico-identificatie niet zo grondig is geweest als zou moeten.
Categoriën van risicomaatregelen
Definitie van de risicomaatregelcategorieën die worden gebruikt, die afhangen van de vraag of een risico wordt gezien als een bedreiging of een kans.
Vroegtijdige waarschuwingssignalen
Definitie van alle indicatoren die gebruikt worden voor het in de gaten houden van kritieke aspecten van het project, zodat wanneer bepaalde vooraf vastgestelde niveaus worden bereikt, corrigerende maatregelen worden getriggerd. De indicatoren worden geselecteerd op basis van hun relevantie voor de doelstellingen van het project.
Risicotolerantie
Definieert de niveaus van blootstelling aan risico's die, als ze worden overschreden, vereisen dat het risico wordt geëscaleerd naar het volgende managementniveau. (Er zou bijvoorbeeld een risicotolerantie op projectniveau kunnen worden vastgesteld, voor ieder risico dat als het zich voordoet een verlies van handel tot gevolg zou hebben. Dergelijke risico's zouden moeten worden geëscaleerd naar het bedrijfs- of programmamanagement.) De risicotolerantie moet de risicoverwachtingen van het bedrijfs- of programmamanagement en de Stuurgroep definiëren.
Risicobudget
Risicobudget Beschrijft of er een risicobudget moet worden vastgesteld en, als dat het geval is, hoe dit zal worden ingezet.
Werkpakket
pargraaf
inhoud
Datum
De datum van de afspraken tussen de Projectmanager en de Teammanager/ bevoegde persoon.
Tean Manager of bevoegd persoon
De naam van de Teammanager of de persoon met wie de afspraak is gemaakt.
Beschrijving Werkpakket
Een beschrijving van het werk dat gedaan moet worden.
Technieken-processen en,-procedures
Alle technieken, tools, standaarden, processen of procedures die gebruikt moeten worden bij het vervaardigen van de specialistische producten.
Ontwikkelingsinterfaces
Interfaces die in stand moeten worden gehouden bij het ontwikkelen van de producten. Dit kunnen mensen zijn die informatie leveren of degenen die informatie moeten krijgen.
Interfaces met gebruik, beheer en onderhoud
Identificatie van eventuele specialistische producten, waarmee het (de) product(en) in het Werkpakket gekoppeld moet(en) zijn, zodra het product is opgeleverd en in gebruik is genomen. Het kan hierbij gaan om andere producten die moeten worden vervaardigd in het project, om bestaande producten, of om producten die door andere projecten moeten worden gemaakt (bijvoorbeeld als het project deel uitmaakt van een programma).
Eisen configuaratiemanagement
Een overzicht van de eventuele afspraken die de producent moet treffen voor, het versiebeheer van de producten in het Werkpakket, voor het verkrijgen van kopieën van andere producten of de Productbeschrijvingen daarvan, voor het indienen van het product bij configuratiemanagement, voor de eisen voor opslag of veiligheid, en wie, indien relevant, op de hoogte gebracht moet worden over wijzigingen in de status van het Werkpakket.
Gemeenschappelijke afspraken
Details van de afspraken over de te leveren inspanning, kosten, start- en einddatums en belangrijke mijlpalen voor het Werkpakket.
Toleranties
Informatie over de toleranties voor het Werkpakket (er zijn in ieder geval toleranties voor tijd en kosten, maar ze kunnen ook betrekking hebben op scope en risico's).
Beperkingen
Eventuele randvoorwaarden (los van de toleranties) voor het werk, de betrokken mensen, timing, wijzigingen, regels die nageleefd moeten worden (bijvoorbeeld beveiliging en veiligheid) en dergelijke).
Rapportageafspraken
De verwachte frequentie en inhoud van Checkpointrapporten.
Probleemafhandeling en escalatie
Dit verwijst naar de procedure voor het indienen van issues en risico's.
Passages of verwijzingen
Alle passages van of verwijzingen naar gerelateerde documenten, met name de volgende:
uittreksel uit het Faseplan Dit zal het relevante onderdeel uit het Stage Plan voor de huidige managementfase zijn of een verwijzing daarnaar.
Productbeschrijving(en) Dit is normaal gesproken een bijlage met de Productbeschrijving(en) van de producten die onderdeel uitmaken van het Werkpakket (let op dat de Productbeschrijving de te gebruiken kwaliteitsmethoden bevat).
Methode van goedkeuring
De persoon, de rol of de groep die de afgeronde producten in het Werkpakket zal goedkeuren, en hoe de Projectmanager in kennis wordt gesteld van de afronding van de producten en het Werkpakket.
Records
Dynamische documenten waarin informatie wordt bijgehouden tijdens de voortgang van het project:
Configuratie-itemrecord
pargraaf
inhoud
Project-iD
Een unieke verwijzing. Het is meestal een numerieke of alfanumerieke waarde.
Item-iD
Een unieke verwijzing. Het is meestal
een numerieke of alfanumerieke waarde.
Huidige versie
Meestal een alfanumerieke waarde.
Itemnaam
De beschrijving van het item (bij een product moet die overeenkomen met de naam in de productdecompositiestructuur).
Datum van laatste statuswijziging
Wanneer is voor het laatst de status veranderd, bijvoorbeeld van 'Concept' naar 'Definitief'?
Eigenaar
De persoon of groep die eigenaar wordt van het product als het wordt overgedragen.
Locatie
Waar het item is opgeslagen.
Kopiehouders (indien van toepassing)
Wie heeft het product momenteel?
Itemsoort
Component, product, release
Itemkenmerken
Zoals gedefinieerd in de Wijzigingsbeheeraanpak. Deze kenmerken worden gebruikt om bij het
maken van een Productstatusoverzicht een deelverzameling van producten aan te duiden, bijvoorbeeld de managementfase waarin het product is gemaakt, het soort product (bijv. hardware/software), de productbestemming enz.
Fase
Wanneer het product wordt ontwikkeld.
Gebruikers
De persoon of groep die het item gaat gebruiken.
Status
Zoals gedefinieerd in de Wijzigingsbeheeraanpak, bijvoorbeeld
'in afwachting van ontwikkeling', 'in ontwikkeling, 'onder review', 'goedgekeurd' of 'overgedragen'.
Producttoestand (indien van toepassing)
Zoals gedefinieerd in de Productbeschrijving, bijvoorbeeld 'ontmanteld apparaat, 'verplaatst apparaat', opnieuw samengesteld'
Variant (indien van toepassing)
Bijvoorbeeld taalvarianten.
Producent
De persoon of het team verantwoordelijk voor het maken of verwerven van het item.
Datum toegewezen
Aan de producent.
Bron
Bijvoorbeeld inhouse of aangeschaft bij een extern bedrijf.
Relatie met andere items
Die items die:
zouden worden beïnvloed als dit item wijzigt;
als ze zouden wijzigen, invloed hebben op dit item.
Verwijzingen
issues en risico's;
documentatie die eisen, ontwerp, bouw, productie en verificatie van het item beschrijft (het gaat hier in ieder geval om de Productbeschrijving).
Dagelijks logboek
pargraaf
inhoud
Invoerdatum
Probleem, actie, gebeurtenis of opmerking
Alle gebeurtenissen die niet een formele afhandeling nodig hebben, worden door de Projectmanager hier vastgelegd.
Ze kunnen altijd later naar een ander document overgebracht worden.
Verantwoordelijke persoon
Geplande datum
Gevolgen
Issueregister
pargraaf
inhoud
Issue-iD
Biedt een unieke verwijzing voor ieder issue dat wordt ingevoerd in het Issueregister. Het is meestal een numerieke of alfanumerieke waarde.
Issuesoort
Geeft het soort issue aan dat wordt geregistreerd, namelijk:
een wijzigingsverzoek;
een afwijking van de specificatie;
een probleem/punt van zorg.
Datum ingediend
De datum waarop het issue oorspronkelijk is ingediend.
Ingediend door
De naam van de persoon of het team die het issue heeft ingediend.
Auteur Issuerapport
De naam van de persoon of het team door wie het Issuerapport is opgesteld.
Issuebeschrijving
Wat zijn de feiten?
Prioriteit
Deze zou moeten worden beschreven in termen van de voor het project gekozen categorieën. De prioriteit moet na de impactanalyse opnieuw worden geëvalueerd.
Ernst
Deze zou moeten worden beschreven in termen van de voor het project gekozen schaal. Ernst geeft aan welk managementniveau vereist is om een besluit te nemen over het issue.
Status
De huidige status van het issue en de datum van de laatste actualisering.
Datum afsluiting
De datum waarop het issue gesloten is.
Leerpuntenlogboek
pargraaf
inhoud
Soort leerpunt
Definieert het soort leerpunt dat wordt vastgelegd:
project – moet worden toegepast op dit project;
bedrijf of programma – moet worden doorgegeven aan het bedrijfs- of programmamanagement;
zowel project als bedrijfs- of programmamanagement.
of er ook vroegtijdige waarschuwingssignalen waren;
aanbevelingen;
of het voorheen als risico was geïdentificeerd (bedreiging of kans).
Registratiedatum
De datum waarop het leerpunt oorspronkelijk is vastgelegd.
Geregistreerd door
De naam van de persoon of het team die het leerpunt heeft ingebracht.
Prioriteit
In termen van de voor het project gekozen categorieën.
Kwaliteitsregister
pargraaf
inhoud
Kwaliteitsregister Kwaliteitsregister
Kwaliteits-ID
Een unieke verwijzing voor iedere kwaliteitsactiviteit die wordt ingevoerd in het Kwaliteitsregister. Het is meestal een numerieke of alfanumerieke waarde.
Product-ID, Productnaam
Uniek(e) nummer(s) voor het (de) product(en) waar de kwaliteitsactiviteit bij hoort.
Productnaam (-namen)
De naam (namen) waaronder het (de) product(en) bekend staat staan.
Methode
De methode die wordt aangewend voor de kwaliteitsactiviteit (bijv. pilot, kwaliteitsreview, audit, etc.).
Rollen en verantwoordelijkheden
De persoon die, of het team dat verantwoordelijk is voor de kwaliteitsmanagementactiviteiten (bijv. auditor, of voor kwaliteitsreviews: productvertegenwoordiger, reviewer(s), voorzitter, secretaris).
Datums
Geplande, verwachte en werkelijke datums voor:
de kwaliteitsactiviteit;
het aftekenen dat de kwaliteitsactiviteit is voltooid.
Resultaat
Het resultaat van de kwaliteitsactiviteit. Als een product onvoldoende wordt geacht bij een kwaliteitsreview, dan moet een eventuele herbeoordeling worden opgenomen als een afzonderlijke invoer omdat de oorspronkelijke kwaliteitsactiviteit is afgerond (met als resultaat 'voldoet niet').
Kwaliteitsrecords
Verwijzingen naar de kwaliteitsinspectiedocumentatie, zoals een testplan of informatie over alle acties die vereist zijn om fouten en omissies van de geïnspecteerde producten te corrigeren.
Risicoregister
pargraaf
inhoud
Risk-iD
Een unieke verwijzing voor ieder risico dat wordt ingevoerd in het Risicoregister. Het is meestal een numerieke of alfanumerieke waarde.
Risicoauteur
De persoon die het risico heeft ingebracht.
Datum geregistreerd
De datum waarop het risico is geïdentificeerd.
Risicocategorie
Het soort risico in termen van de voor het project gekozen categorieën (bijv. planning, kwaliteit, juridisch, etc.).
Risicobeschrijving
In termen van de oorzaak, het optreden van (bedreiging of kans) en het gevolg (beschrijving in woorden van de impact).
Kans, impact en waarde
Het is nuttig om de inherente waarden (voor maatregelactie) en restwaarden (na maatregelactie) te schatten. Deze moeten worden geregistreerd conform de voor het project gekozen schalen.
Nabijheid
Hiermee wordt meestal uitgedrukt hoe ver in de tijd de risicogebeurtenis zich naar verwachting zal voordoen (bijv. 'nu', 'in deze fase', 'in dit project', 'na het project'). Nabijheid moet worden geregistreerd conform de voor het project gekozen schalen.
Categorieën van risicomaatregelen
Hoe het project zal omgaan met het risico – in termen van de voor het project gekozen categorieën. Bijvoorbeeld:
voor bedreigingen: vermijden, reduceren, noodvoorziening treffen, overdragen, accepteren of delen;
voor kansen: vergroten, benutten, afwijzen of delen.
Risicomaatregel
Acties om het risico op te lossen. Deze acties zouden moeten zijn afgestemd op de gekozen maatregelcategorieën. Let op dat er meer dan één risicomaatregel van toepassing kan zijn op een risico.
Risicostatus
Wordt meestal beschreven in termen van 'actief' of 'gesloten'.
Risico-eigenaar
De persoon die verantwoordelijk is voor het managen van het risico (er kan slechts één risico-eigenaar per risico bestaan).
Risicoactiehouder
De persoon (personen) die de in de risicomaatregel beschreven actie(s) gaat (gaan) implementeren. Dit kan dezelfde persoon zijn als de risico-eigenaar.
Rapporten
Deze documenten geven een momentopname van de status van bepaalde aspecten van het project:
Checkpointrapport
pargraaf
inhoud
Datum
De datum van de voortgangsbeoordeling.
Periode
De verslagperiode die het Checkpointrapport beslaat.
Vervolgacties
Uit voorgaande rapporten, bijvoorbeeld afgeronde actiepunten of uitstaande issues
Deze verslagperiode
Deze verslagperiode:
de producten waaraan het team gedurende de verslagperiode heeft gewerkt;
de producten die door het team gedurende de verslagperiode zijn afgerond;
activiteiten op het gebied van kwaliteitsmanagement die gedurende de periode zijn uitgevoerd;
geïdentificeerde leerpunten.
Volgende verslagperiode
Volgende verslagperiode:
de producten waaraan het team in de volgende verslagperiode werkt;
de producten die volgens planning in de volgende verslagperiode door het team worden afgerond;
activiteiten op het gebied van kwaliteitsmanagement die gepland staan voor de volgende verslagperiode.
Tolerantiestatus Werkpakket
Hoe de uitvoering van het Werkpakket verloopt ten opzichte van de toleranties (bijv. werkelijke kosten/tijd/scope en prognose).
Issues en risico's
Actualisering van de issues en risico's die zijn verbonden met het Werkpakket.
Projecteindrapport
pargraaf
inhoud
Rapport van de Projectmanager
Vat de prestaties van het project samen.
Review van de Business case
Al behaalde benefits
Verwachte benefits na het project
Verwachte netto benefits voor het project
Verschil in benefits t.o.v. Business case
Review van de projectdoelstellingen
Vat de validiteit van de Business case samen:
tot op heden gerealiseerde benefits;
resterende verwachte benefits (na afloop project);
verwachte netto benefits;
Afwijkingen van de goedgekeurde Business case.
Review van de teamprestatie
Met name waardering geven voor goed presteren.
Review van producten
Kwaliteitsrecords: Overzicht van de geplande en afgeronde kwaliteitsactiviteiten.
Goedkeuringsrecords: Overzicht van de producten en de vereiste goedkeuring daarvan.
Afwijkingen van de specificatie: Overzicht van eventuele ontbrekende producten of van producten die niet voldoen aan de oorspronkelijke eisen, en bevestiging van eventuele verleende concessies.
Overdracht van projectproduct: Bevestiging (in de vorm van vastleggingen van acceptatie) door de klant dat gebruikers, beheer en onderhoud gereed zijn om het product van het project te ontvangen.
Overzicht van aanbevelingen voor vervolgacties: Verzoek om een aanwijzing van de Stuurgroep wie welke aanbevolen actie in ontvangst moet nemen. De aanbevolen acties zijn gerelateerd aan onvoltooid werk, lopende issues en risico's, en alle andere activiteiten die nodig zijn om de producten naar de volgende fase van hun levenscyclus te brengen.
Leerpuntenrapport
Een review van wat er goed ging, wat er slecht ging, en eventuele aanbevelingen aan het bedrijfs- of programmamanagement (en als het project voortijdig is afgesloten, moeten de redenen daarvoor worden uitgelegd).
Fase-eindrapport
pargraaf
inhoud
Rapport van de Projectmanager
Vat de prestaties van de fase samen.
Review van de Business case
Vat de validiteit van de Business case samen:
tot op heden gerealiseerde benefits;
resterende verwachte benefits (overige fasen en na afloop project);
verwachte netto benefits;
verschillen ten opzichte van de
goedgekeurde Business case;
geaggregeerde risicoblootstelling.
Review van de projectdoelstellingen
Review van hoe het project heeft gepresteerd ten opzichte van de geplande doelen en toleranties wat betreft tijd, kosten, kwaliteit, scope, benefits en risico's; beoordeling van de effectiviteit van de projectstrategieën en -beheersing.
Review van de fasedoelstellingen
Review van hoe de betreffende fase heeft gepresteerd ten opzichte van de geplande doelen en toleranties wat betreft tijd, kosten, kwaliteit, scope, benefits en risico's.
Review van de teamprestatie
Met name
waardering geven voor goed presteren.
Review van de producten
Kwaliteitsrecord Overzicht van de
in deze fase geplande en afgeronde kwaliteitsactiviteiten.
Goedkeuringsrecords Overzicht van de producten waarvan de afronding in deze fase was gepland en de vereiste goedkeuringen daarvan.
Afwijkingen van de specificatie Overzicht van eventuele ontbrekende producten of van producten die niet voldoen aan de oorspronkelijke eisen, en bevestiging van eventuele verleende concessies.
Gefaseerde overdracht (indien van toepassing) Bevestiging door de klant dat gebruikers, beheer en onderhoud gereed zijn om de release te ontvangen.
Overzicht van aanbevelingen voor vervolgacties Verzoek om een aanwijzing van de Stuurgroep wie welke aanbeveling voor actie in ontvangst moet nemen. De aanbevolen acties zijn gerelateerd aan onvoltooid werk, lopende issues en risico's, en alle andere activiteiten die nodig zijn om de producten naar de volgende fase van hun levenscyclus te brengen.
Leerpuntenrapport (indien passend)
Een review van wat er goed ging, wat er slecht ging, en eventuele aanbevelingen aan het bedrijfs- of programmamanagement.
Issues en risico’s
Samenvatting van de huidige verzameling issues en risico's die van invloed zijn op het project.
Prognose
De prognose van de Projectmanager voor het project en de volgende fase ten opzichte van de geplande doelen en toleranties wat betreft tijd, kosten, kwaliteit, scope, benefits en risico's.
Afwijkingsrapport
pargraaf
inhoud
Beschrijving van de afwijking
Een samenvatting van de afwijking buiten toleraties die wordt gerapporteerd.
Oorzaak van de afwijking
Een beschrijving van de oorzaak van de afwijking buiten toleraties van het huidige plan.
Gevolgen van de afwijking
Wat de implicaties zijn als de afwijking buiten toleraties niet wordt aangepakt voor:
het project;
het bedrijfs- of programmamanagement.
Opties
Wat zijn de beschikbare opties om de afwijking buiten toleraties aan te pakken en wat zou het effect zijn van iedere optie op de Business case, de risico's en de toleranties.
Aanbeveling
Welke van de beschikbare opties wordt aanbevolen, en waarom?
Hoofdpuntenrapport
pargraaf
inhoud
Datum
De datum van het rapport.
Periode
De verslagperiode waarop het
Hoofdpuntenrapport betrekking heeft.
Samenvatting Status
Korte weergave van hoe de fase ervoor staat.
Deze verslagperiode
Werkpakketten – in afwachting van autorisatie, in uitvoering en afgerond in de periode (indien de Werkpakketten worden uitgevoerd door externe leveranciers, kan
deze informatie vergezeld gaan van een inkooporder en factureringsgegevens);
producten die zijn afgerond in de periode;
producten die waren gepland maar waarmee geen begin is gemaakt of die niet zijn afgerond in de periode (en die een vroegtijdig waarschuwingssignaal kunnen zijn voor of een potentiële overschrijding kunnen zijn van de tijdtolerantie);
corrigerende maatregelen die zijn genomen tijdens de periode.
Volgende verslagperiode
Werkpakketten – die geautoriseerd moeten worden, die in uitvoering zijn, en die moeten worden afgerond in de volgende periode (indien de Werkpakketten worden uitgevoerd door externe leveranciers, kan deze informatie vergezeld gaan van een inkooporder en factureringsgegevens);
producten die moeten worden afgerond in de volgende periode;
corrigerende maatregelen die moeten worden afgerond in de volgende periode.
Status project- en fasetolerantie
Hoe de uitvoering van het project en de fase presteert, ten opzichte van de toleranties (bijv. werkelijke kosten en tijd, en prognoses).
Wijzigingsverzoeken
Ingediend, goedgekeurd/ afgewezen en in behandeling.
Belangrijkste issues en risico’s
Samenvatting van
werkelijke of potentiële problemen en risico's.
Leerpuntenrapport (indien van toepassing)
Een review van wat er goed ging, wat er slecht ging, en
eventuele aanbevelingen aan het bedrijfs- of programmamanagement.
Issuerapport
pargraaf
inhoud
Issue-ID
Zoals weergegeven in het Issueregister (biedt een unieke verwijzing voor ieder Issuerapport).
Issuesoort
Definieert het soort issue dat wordt geregistreerd, namelijk:
een wijzigingsverzoek;
een afwijking van de specificatie;
een probleem/punt van zorg.
Datum ingediend
De datum waarop het issue oorspronkelijk is ingediend.
Ingediend door
De naam van de persoon of het team door wie het issue is ingediend.
Auteur Issuerapport
De naam van de persoon of het team door wie het Issuerapport is opgesteld.
Issuebeschrijving
Een verklaring met een beschrijving van het issue in termen van de oorzaak en de impact ervan
Impactanalyse
Een gedetailleerde analyse van de mogelijke impact van het issue. Dit kan bijvoorbeeld een lijst omvatten met producten waarop het issue impact heeft.
Aanbeveling
Een beschrijving van wat de Projectmanager denkt dat er gedaan moet worden om het issue op te lossen (en waarom).
Priorieit
Deze zou moeten worden beschreven in termen van de voor het project gekozen schaal. De prioriteit moet na de impactanalyse opnieuw worden geëvalueerd.
Ernst
Deze zou moeten worden beschreven in termen van de voor het project gekozen schaal. Ernst geeft aan welk managementniveau vereist is om een besluit te nemen over het issue.
Besluit
Het genomen besluit (accepteren,
verwerpen, uitstellen, concessie doen).
Goedgekeurd door
Een vastlegging van wie het besluit heeft genomen.
Datum beslissing
De datum waarop de beslissing is genomen.
Datum-afsluiting
De datum waarop het issue gesloten is.
Leerpuntenrapport
pargraaf
inhoud
Samenvatting
voor de opdrachtgever.
Scope van het rapport
(bijv. fase of project).
Een review van wat er goed ging, wat er slecht ging, en eventuele aanbevelingen aan het bedrijfs- of programmamanagement.
Met name:
de projectmanagementmethode (waaronder het op maat maken van PRINCE2);
eventuele specialistische methoden die zijn gebruikt;
projectstrategieën (risicomanagement, kwaliteitsmanagement, communicatiemanagement en configuratiemanagement);
projectbeheersing (en de effectiviteit van eventueel maatwerk);
afwijkende gebeurtenissen die koersveranderingen hebben veroorzaakt.
Een review van nuttige metingen zoals:
hoeveel inspanning vereist was om de producten te maken;
hoe effectief de Kwaliteitsmanagementaanpak is geweest bij het ontwerpen, ontwikkelen en opleveren van producten die geschikt voor het doel zijn (bijvoorbeeld hoeveel fouten zijn er gevonden nadat de producten door de kwaliteitsinspecties waren gekomen?);
statistische gegevens over issues en risico's.
Voor belangrijke leerpunten kan het nuttig zijn om aanvullende informatie te bieden over:
de gebeurtenis;
het effect (bijv. positieve/negatieve financiële impact);
oorzaken/trigger;
of er ook vroegtijdige waarschuwings-signalen waren;
aanbevelingen;
of de getriggerde gebeurtenis voorheen als risico was geïdentificeerd (bedreiging of kans).